關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

王巖

（大慶油田有限責任公司檔案館,黑龍江 大慶 163000）

檔案信息化建設是如今檔案管理工作改革及發展的必然趨勢，所以檔案管理部門一定要提高對檔案信息化建設的重視度，尤其要對檔案工作方式及業務處理步驟進行改革，做好對檔案信息資源的開發利用工作，創新檔案信息服務手段，促進檔案管理向信息化、數字化、高效化方向發展。由于檔案信息化建設與檔案管理涉及眾多方面，所以需要科學規劃、有序推進、嚴格監督，才能夠以更高的信息化建設效果去體現檔案資源價值，為推動社會發展提供支持。

一、檔案信息化建設的特征

在實驗時期，檔案信息化建設的特征主要表現在兩個方面：一是檔案管理向著多元化的方向發展。二是實現了對傳統檔案管理的優化。在普及時期，檔案信息化建設又表現出了其他固有的特點，主要包括：首先，對檔案的公布，并實現對檔案檢索的開發與利用。其次，計算機的使用逐步得到社會各界的肯定，計算機編目進一步普及，計算機輔助立卷得以實現。在網絡時期，檔案信息化建設的特征主要體現在：計算機已經成為引領檔案管理的中堅力量，多媒體技術和光盤存儲功能已經得到了廣泛的應用。數字檔案時期，檔案信息化建設的主要特征表現在：數字檔案已經成為檔案管理的主流，各檔案數據庫得以建立和使用，同時，電子文件的相關管理網站也逐步建立和完善，數字檔案管理成為檔案管理不可逆轉的發展潮流。

二、檔案信息化建設中存在的問題

（一）數據的異構性

如今幾乎所有的單位均應用計算機來開展檔案管理工作，此種模式能夠有效減少工作人員的工作壓力，也可以提升檔案信息的真實性，對于永久保存相關信息而言也基本可以實現。然而在利用網絡傳送檔案信息的過程中也會出現問題，導致此種情況出現的主要原因在于計算機網絡傳送的資料庫存在數據異構性，很多資料被傳送后會發生數據來源存在差異，或是文件屬性不同等問題，此問題出現后會對檔案管理人員造成一定困擾，其需要針對數據異構性問題進行處理，從而無法及時有效地開展檔案信息管理工作。

（二）分散性很強

檔案的管理體系是最為直接的信息擁有者，每天都需要面對眾多的信息內容，從而就需要檔案的管理體系有著較高的工作效率，并且也需要將相關的職能進行很好的明確，從而才能將每一條信息的作用發揮到最大限度。但是因為每一條信息都是來源于不同的部門和單位，所以，就造成了信息有著較強的分散性，目前的檔案管理當中必須要講檔案信息的數據進行更好的發掘，這樣才可以將每一條的信息進行更好地利用，這也是當前的檔案管理工作當中較為常見的一種問題。一般來講檔案的價值判定都有著一定的主觀意識，但是與此同時也需要從客觀的方面去進行價值的判定。但是這樣的判定當中必定會存在著矛盾，從而就使得每一條信息的價值不能夠得到很好的發掘和運用。

三、優化檔案信息化建設與檔案管理的措施

（一）強化檔案管理人員的服務意識

檔案管理工作最終的目的是為了給其他人員提供幫助和服務，因此檔案管理人員要不斷提升自我服務意識，將原本的重保管輕利用的思想摒棄，并樹立起重利用輕保管意識。此外，檔案管理人員也要不斷豐富自身能力和見識，最好能夠在工作中實現創新，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對大眾服務的意識，這對于提升單位整體競爭力和社會影響力方面也具有重要作用。為了能夠充分實現這一目的，今后應為檔案從業人員提供專門的培訓服務。

（二）對檔案信息化工作的體系進行完善

對檔案信息化的建設進行完善，就要對其中的管理體系和監管體系以及績效評價的體系進行完善，并且從多個方面來保證檔案管理的工作能夠科學地進行，從而能夠形成網絡狀的立體管理，全方位地對檔案的管理實行信息化，在績效評價的體系當中，也要對員工的日常表現進行詳細的記錄，并且要制定相關的激勵機制，從而促進員工的工作的積極性，來對傳統管理工作當中的疏忽進行彌補，從而對管理的辦法進行創新，最終對現代化的需求進行適應。

（三）加強信息安全化管理

檔案數字化建設需要重視安全問題，只有確保檔案信息的安全，才能使檔案信息的作用充分發揮。在使用檔案信息的過程中，管理人員需要對檔案信息的使用進行控制，做好檔案信息的安全保密工作是不容忽視的。對檔案信息進行管理時，可以利用制度管理以及技術管理兩方面的措施，逐步推進檔案信息的保密處理工作。在檔案數字化建設過程中，管理人員需要管理機制，可以引用自動控制技術，實現部分高深技術信息的自動化控制。

結束語

信息的重要傳遞方式就是通過檔案，來保留傳送新的知識，科技的進步，也會促進檔案信息化建設與發展的科學管理化，為了更好地促進社會發展，同時為社會提供便捷的服務，需要對傳統的檔案管理進行創新，提高檔案管理信息化水平已經是歷史的潮流，是適應現代化的檔案信息發展要求。