基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略

馬慧

(長冮航運發展研究中心,湖北 武漢 430014)

引言

隨著以計算機為核心的信息技術快速發展,各級各部門對于文書檔案的重視程度顯著提升。在當前信息技術廣泛應用的環境下,將信息技術與文書檔案進行創新結合,不僅豐富了文書檔案的基本內容,而且還更好地推動檔案所屬單位的發展建設。

一、文檔一體化的主要特點

與傳統文檔分離管理相比，文檔一體化檔案管理具有顯著特點：第一，整體性。文檔一體化將文書處理與檔案管理兩個相對獨立的管理過程成為一個有機整體，借助計算機及相關辦公軟件實現一體化管理。文檔一體化加強了文書部門與檔案部門之間的常態化聯系，集合了文件收集、整理、歸檔等業務流程，提高了案卷質量。第二，效率性。文檔一體化離不開計算機技術的應用，辦公自動化系統實現文件撰稿、核稿、簽發、繕校，以及檔案立卷、歸檔、編目、檢索的全方位自動化，打破了傳統手工操作模式，無論是文書形成還是檔案管理的效率都顯著提升。第三，經濟性。文檔一體化管理模式下，文件起草、錄入、存儲，以及檔案收集、歸檔均可借助計算機操作系統進行操作管理，實現一次輸入無限次輸出，避免重復手工操作，節約大量人力、物力、財力，經濟效益顯著。第四，規范性。文檔一體化是借助計算機系統中預先設定好的操作單元，依據統一格式、統一要求、統一標準、統一流程，進行文書起草和檔案管理，實現文件處理和檔案立卷管理的規范化、標準化。

二、基于文檔一體化的文書檔案信息化管理

（—）增強管理基本認識

無論是管理層還是普通管理人員,都應當充分認識信息化的重要性,努力將信息化技術應用到管理中,即通過信息化技術的應用來推動檔案管理工作的開展。為此,應突出信息化的基本地位,注重創新思維,將信息化技術與文書檔案的每一個環節緊密結合起來,通過信息化技術的廣泛深入應用,強化管理人員的信息化思維意識。還應圍繞著管理加大信息化資金投入,多層面引進各種信息化技術設備,滿足各個領域文書檔案管理的需要,這對于信息化科學分類、有序整合具有重要意義。

（二）信息化管理系統建設

信息化管理系統的建設是一項長期性和系統性的工程,它需要通過事業單位中各部門之間的通力合作來完成。信息化管理系統的主要功能是對各項文書檔案資料進行收集與整理、統計與儲存、查閱與使用以及保密與銷毀等,所以只有先將信息化管理系統建設完善,才能夠促進信息化管理工作的標準化、規范化以及制度化發展。在信息化管理系統的建設過程中,需要充分運用現代計算機網絡技術和電子信息技術,還有各類數據庫軟件和技術,以最大限度地提高系統的完善性。

（三）健全文書檔案管理機制

事業單位具有服務性、公益性的特征,文書檔案管理對事業單位的決策、發展方向等產生著重要的指導作用。首先,應明確管理的具體職責,完善責任制度,將責任落實到人,從而做到責任明確、權責分明,使事業單位內部全體人員各司其職,并可以相互監督、相互合作。其次,應完善檔案收集制度、歸檔制度、保管制度、借閱制度等管理制度體系,實現對資源的統一、規范化管理,使全體人員均能依章辦事。最后,建立健全檔案管理人員的監督機制,對檔案管理人員的日常工作情況進行監督管控,并將其納入績效考核中去,完善激勵制度、獎懲制度,從而有效調動文書檔案管理人員的工作積極性,并以此來促進文書檔案管理效率的提高。

（四）加強信息人才的培養

文書檔案管理的信息化,需要專業的信息技術人才才能得以實現,事業單位在發展的過程中,要把信息技術人才的引入作為事業單位中的重點工作,通過人才隊伍的建設,實現文書檔案管理的信息化,提升檔案管理的效果。對于在崗的文書檔案管理人員,事業單位要加強對他們的培訓工作,通過培訓來提升他們的業務能力。同時,也要在培訓的過程中,加入大量的信息技術內容,提升他們的信息技術知識儲量;事業單位要加強人才的引入工作,通過事業招聘或者定向培養的方式,吸引更多的人才進入事業單位,打造一直具有高水準的管理隊伍,利用信息技術人才的專業能力,建立一個信息化的管理平臺,事業單位可以把各種檔案信息都發布到這個信息平臺中,這樣可以實現各個部門之間的信息共享。

（五）嚴格全程監督管理

檔案管理工作是一個動態發展的過程，新時期文書檔案管理內容不斷豐富，為滿足事業單位工作需求，加強檔案信息化建設是必然可行的。在日常工作中相關人員應該嚴格按照全生命周期、前端控制和后管理模式，將檔案管理的“關口遷移”，按照檔案管理的標準和要求，將電子文件管理提前至文件形成之初，如根據紙質文件歸檔范圍及保管期限，將與之相對應的電子文件上添加相應的檔號、頁數、保管期限、責任者、密級等相關的檔案管理要素。從文件形成之始，便嚴格按照檔案管理流程進行運轉，待文件辦理流轉結束，點擊系統中的“提交歸檔”按鈕，即可實現實時在線歸檔。然后，再經檔案部門人員進行審核，正式歸入檔案管理系統，實現文件的全生命周期管理。

結語

綜上所述，文書檔案管理是事業單位中的一項重要工作內容,而在當今的信息化背景下,文書檔案信息化管理成了文書檔案管理的主要發展方向。在日后工作中檔案管理人員需要加強信息技術培訓，完善文書檔案管理制度、做好全過程監督管理工作，為事業單位發展提供有力依據。