淺談檔案信息化建設工作

摘 要：中國恩菲工程技術有限公司（原中國有色工程設計研究總院，簡稱“中國恩菲”）成立于1953年，是中華人民共和國成立后，為恢復和發展我國有色金屬工業而設立的第一家專業設計機構，現為世界五百強企業中國五礦、中冶集團子企業，擁有有色行業唯一的全行業工程設計綜合甲級資質。建院60余年，擁有百萬余卷/件存量檔案，檔案信息化建設是一項系統而龐大的工程，中國恩菲檔案室采用存量的數字化，增量的電子化的模式，逐步推進公司的檔案信息化建設。

關鍵詞：中國恩菲;中國五礦;檔案;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.125

中國恩菲的檔案室，隸屬于科技管理部。檔案室分設涉密檔案管理崗、文書實物聲像管理崗、科技檔案管理崗、財務檔案管理崗、檔案數字化加工崗、圖書館崗及5類庫房。中國恩菲檔案信息化建設起步較早，20世紀90年代，甩掉圖板采用CAD設計制圖，并跟斯貝達軟件公司定制了一款專門提取和拆分CAD的軟件，以便檔案元數據的管理和利用。2008年開始對存量進行數字化掃描工作，2019年委托某公司對科技檔案存量數字化外包服務工作。

1 現階段檔案工作

中國恩菲檔案室致力于發展成為智慧化綜合檔案室，主要負責貫徹執行新《檔案法》，公司的管理制度和上級主管部門對檔案工作的相關規定，制定和修訂檔案管理制度、規范、細則等，對檔案工作實施統籌規劃、監督、指導、管理、保管、借閱等;負責公司生產經營所產生的有保存價值的原始記錄，主要包括：文書、實物、照片聲像、財務、合同、科技等檔案的業務指導、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定，確保公司各類檔案的完整、準確、安全和高效利用[1]。

2 檔案信息化建設的意義

一是檔案工作走向依法管理、走向開發、走向現代化的必要途徑。新《檔案法》明確規定了檔案信息化建設是新時代檔案工作重要組成部分，并提出了檔案信息化建設的要求，即采用先進技術實現檔案管理的現代化。

二是時代發展的迫切需要。檔案載體多變，從紙質到數字，變的不僅是載體，還有記錄方式和使用檔案的方式。例如，健康碼，生活軌跡，這些電子檔案根據個人行為實時變化，利用“大數據+互聯網”后臺數據分析，時時與各個行業的數據集成，關聯。

三是提高檔案業務水平和工作效率的一種方式。傳統的紙質臺賬，檔案的檢索與利用都非常不便。通過檔案信息化，形成可結構化表單，減少了檔案部門人工錄入，實現了資源內部共享，提高工作效率。

3 檔案信息化建設的現狀

3.1 數字化設備

檔案信息化建設，要采用新進技術和設備實現檔案管理的現代化。公司領導高度重視，截止到2020年檔案室擁有加工計算機，工程掃描儀，平面掃描儀，藍圖打印機等硬件設施。

3.2 數字化外包服務

公司配備了相應的設備，可以進行存量的數字化工作，但是存量檔案庫存龐大，單靠檔案管理人員去掃描是遠遠不夠的，所以委托某公司對部分科技檔案存量進行數字化外包服務。

檔案數字化外包服務，可加速檔案數字化進程，但成本較高且存在一定的風險。

3.3 文檔一體化管理

隨著電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案廣泛應用，電子化單軌制成為大趨勢，公司在2016年開發企業文檔一體管理系統，檔案信息系統成為業務系統的一個獨立的模塊，實現了智能化整編、入庫、利用、作廢等功能，通過系統接口與OA、辦公室自動化系統相連通，以達到數據遷移歸檔的目的。

公司研發協同辦公系統，將檔案室驗收放置在相應審批流程的末端，使協同辦公系統各類文件實現在線催繳、歸檔、利用、催還等功能，并借助大數據分析、人工智能技術、優化完善數字檔案系統功能，提升電子檔案利用的便捷性、準確性[2]。

3.4 檔案信息化人員配置

公司檔案專業管理人員只有3人，占公司檔案管理人員比例的27%，本科以上學歷的占檔案管理人員比例的60%。檔案管理人員整體專業水平不高，對檔案數字化進展、檔案資源共享有一定的影響。

公司系統研發人員，事務性工作較多，檔案信息化系統研發工作較滯后;研發能力有限，流程繁瑣客戶體驗率不高，使檔案歸檔工作開展不暢。

3.5 分公司和項目現場檔案管理

分公司、項目現場與公司管理體系脫離，兼職檔案管理人員檔案意識不強，專業技能不高，大量紙質資料收集、整理、數字化加工、歸檔，檔案數字化工作較繁重。

4 檔案信息化建設的具體規劃

一是要深刻認識當前國內外檔案信息化發展形勢，研判發展局勢，以科技促發展。要緊抓常態化時期的檔案信息化、智能化工作[3]。

二是要以創新為驅動，不斷提升科技創新能力，向管理要效益。要檔案存量數字化的基礎上，繼續完善檔案增量的電子化工作，完善管理體系制度工作，實現精細化管理。

三是要以戰略為引領，扎實做好“十四五”科技規劃編制工作中檔案方面的內容，要加強協調，按時保質完成規劃編制任務，成為推進公司檔案信息化的重要抓手。

四是要引導和鼓勵檔案從業人員接受檔案專業知識和技能的繼續再教育，各部門的兼職檔案員作為部門與歸檔部門之間溝通的橋梁，也需要加大對他們進行檔案事務工作、信息化和數字化技術的培訓。

參考文獻

[1]新修訂的《中華人民共和國檔案法》解讀[J].國家檔案局政策法規研究司.中國檔案.2020（07）：24-25.

[2]佟純.電力企業文檔一體化管理實踐[J].中國檔案.2020（03）：70-71.

[3]康燕.淺談檔案信息化建設工作-以哈爾濱第一機械集團有限公司檔案工作為例[J].機電兵船檔案，2020（04）：13-14.

作者簡介

閆麗麗（1987-），女，漢族，北京人，助理館員，學位學士，所學專業檔案管理（信息開發、秘書）。