事業單位檔案管理信息化建設探討

崔啟順

摘 要：現階段，我國科學技術發展速度日益加快，信息化技術顯著提高，這便為提高事業單位檔案管理的專業化水平提供了有利條件。檔案管理在事業單位中占據著極為重要的位置，而檔案所記錄的資料信息確保了事業單位今后發展有據可循。因為傳統的紙質檔案管理難以保證其安全性，同時查找過程十分費時費力。所以，加大事業單位檔案管理信息化建設力度具有極為重大的意義。對此，本文主要對事業單位檔案管理信息化建設進行了探討，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.117

隨著科學技術的不斷發展和時代的進步，當前，在社會各個領域中信息化已成為一種大勢所趨，同時對人們的生活造成了極大的影響。所以，在國家行政管理體制改革的背景下，事業單位要充分了解到傳統的檔案管理工作模式已經不能使當前的工作需求得到滿足，必須與時俱進，積極改革。事業單位必須將信息化融入到檔案管理工作之中，如此不僅可以永久保存檔案資料，更加便捷地調閱檔案，同時還能促進工作效率進一步提升，為事業單位有序開展各項工作奠定堅實的基礎。

1 事業單位檔案信息化建設的重要性

新形勢下，信息化手段在各行各業中得到了廣泛運用。在時代的發展下，事業單位逐漸摒棄了傳統的人工檔案管理方式。計算機技術的大力應用和普及，增強了檔案管理的便捷性，所以建設事業單位檔案信息化對檔案管理數字化的實現極為有利，檔案信息化系統的運用，可以確保相關檔案的調用和存儲不用受到時間與空間的顯著，可以獲得最佳化的工作效率。同時信息化建設使傳統的室藏檔案模式發生了改變，檔案的排序分組合理性更強、分類更加細化，因此，事業單位檔案管理信息化建設可以可以加快檔案歸集和調用的速度。此外，傳統的紙質檔案在保存過程中很容易出現各種程度的損壞，從而導致檔案信息效果和真實性喪失。而檔案信息化可以使數字化管理的目的順利實現，在云服務器或電子硬盤中復刻紙質檔案內容，檔案信息的保存更具時效性。同時和傳統的檔案管理模式相比，信息化建設借助管理后臺和檔案平臺可以更加簡單、方便地借閱和整理檔案，對檔案管理的持續、穩定發展極為有利[1]。所以說，事業單位檔案信息化建設具有十分重大的意義，是促進事業單位綜合實力增強的關鍵。

2 事業單位檔案管理信息化建設策略

2.1 增強信息化建設意識

管理人員缺乏較強的信息化建設意識是造成過去檔案管理信息化建設質量較低的重要因素[2]。因此，為了大力推動我國事業單位良好發展，我們應幫助各級領導人員充分認識信息化，加深其對信息化建設工作重要性的認識，這就需要大力宣傳信息化建設，確保所有人員均對信息化建設的重要性有所了解，使其積極主動投入到檔案管理信息化建設之中，同時使檔案數據信息的安全性和科學性得到保證，以促進之后管理工作有序開展。此外，還應積極革新檔案管理模式，形成新的思想價值觀念，調動各級人員接受新事物的積極主動性，如此才可以與時俱進，從數據上有力支持檔案管理工作信息化建設順利開展，從而促進事業單位綜合管理水平顯著提高。

2.2 加大新設備引進力度

在檔案管理信息化建設過程中設備是必不可少的一部分，事業單位要把功能先進的智能檢索軟件系統以及計算機硬件設備引進，同時在固定的時間開展升級和維護管理工作，以為檔案管理信息化建設的不斷發展提供保障。比如可以用圖片、電子文本等形式保管檔案資料，摒棄紙質化的管理方式，豐富管理方法，使其變得更加實用。要提高對市場檔案管理的軟硬件市場的關注程度，保證管理設備更加先進，并且事業單位檔案管理部門內部也要積極研發和探索檔案信息化的技術，使檔案管理信息化建設更適應事業單位，從而促進檔案利用效率以及管理質量顯著提升。

2.3 確保事業單位檔案管理信息化的安全性

檔案管理的信息化建設，可以共享檔案資料，同時也為檔案資源的管理埋下了諸多安全隱患，所以，必須使檔案資料的安全性得到保障。檔案管理人員要結合檔案資料的密級程度、分類，將身份識別、訪問權限以及加密設置等安全措施切實做好[3]。同時，要隨時對網絡、系統的安全引起注意，在系統中將防火墻設置好，第一時間對殺毒軟件進行更新，以最大化發揮出預防保護作用。就涉密單位，應根據涉密管理規定，專業整理和歸檔各類密級文件。除此之外，要設立專門的檔案室，同時安裝防盜門窗，配備齊全的除塵器、除濕器、檔案柜以及防火器等設施，以此使檔案資料的安全性得到有效保障。

2.4 加強檔案管理人員信息化技能培訓

在事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理人員占據著極為重要的位置。加強檔案管理人員信息化技能對檔案管理信息化建設極為有利[4]。所以，應積極培養檔案管理人員，具體可以從下述幾個方面著手。第一，事業單位可以借助開展形式多樣的專業學習和培訓等活動，有效提高檔案管理人員專業素質。第二，若是條件允許，事業單位可以引入諸多檔案管理人才，從智力上有力支持檔案管理信息化建設。除此之外，檔案管理人員需要對自身管理理念進行積極更新，充分了解網絡知識，進而靈活運用信息化技術高效管理檔案信息。第三，需要注重培訓管理人員的道德思想，進而在將管理人員責任感增強的基礎上，使管理人員在工作中積極主動把自身職責落到實處，更加高效地開展檔案管理信息化建設工作。

2.5 構建實用的檔案信息網站

事業檔案在開展檔案管理工作中，必須構建實用的資料庫，竭盡全力對信息和數據材料進行廣泛搜集，豐富數據庫信息，和自身情況相結合，立足于實際情況，努力構建高效、實用的數據庫，進而更好地服務于信息檔案管理。同時，事業單位還要積極共享和應用信息資源，結合實際發展情況，對高科技信息資源以及技術能力進行探尋，并積極運用可以創新管理方式、管理模式以及技術的優秀人才，建立健全的數據庫，同時不能固步自封，要積極學習做得好的個人、行業、企業或國外的一些公司，把相關理念或技術引入，必要的時候可以一同合作，對數據資源進行共享，進而有效使用和溝通信息資源，積極和相關部門展開交流、溝通與協調，做到事無大小，竭盡全力為人們創建良好的平臺，以及提供給事業單位工作人員完善的操作系統，為事業單位檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎。

3 結語

總而言之，現階段，事業單位檔案管理信息化建設已成為時代發展的大勢所趨，更是今后事業單位管理發展的主要方向，其是使科學技術進步、市場經濟發展需求得到滿足的主要方式，在事業單位建設發展方面發揮著極為重要的促進作用。因此，事業單位在日常檔案管理工作中要促進信息化建設意識增強，規劃好相關工作，加大新設備引進力度，確保事業單位檔案管理信息化的安全性，同時注重相關人員素質的提升，對實用性強的檔案信息網站進行構建，如此，才可以為事業單位檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]李欣.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科學大眾（科學教育），2019（11）：194.

[2]顏銳，楊帆，董鍵.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2019（08）：36-37.

[3]羅紅麗.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2018（19）：59.

[4]姚秀花.信息時代事業單位檔案管理建設策略[J].辦公室業務，2018（14）：83.