論數字化時代檔案的安全管理

熊飛

摘 要：伴隨數字化時代的高速發展，數字化檔案也獲得了巨大發展，而數字化時代給電子檔案的安全性提出了更高的要求，如何有效保證電子檔案安全性，成為當前亟待解決的重要問題。下文當中結合實踐，就電子檔案管理工作實際存在的安全隱患予以分析探討，同時在此基礎上提出有效的改進措施，希望能為相關工作人員提供一些借鑒與參考。

關鍵詞：數字化;檔案;安全;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.086

現如今，在普通紙質檔案管理方面，不僅管理體制非常完善，而且管理技術也在日漸成熟，在調閱保密文件過程當中，審批制度非常的嚴格，而且在選址、防火以及防盜方面也有著非常完善的措施，這些對檔案文件安全性起到了很好的保障作用。但是在數字檔案方面，卻缺乏具有較強操作性的安全管理制度，很多工作人員在不經意間便會造成數字檔案管理漏洞情況發生，引發安全隱患。同時，計算機技術的高速發展，還出現很多攻擊行為與破壞行為，而存在于數字檔案管理各環節當中的隱患問題，導致數字檔案安全管理方面還存在很大不足。數字檔案涉及網絡、系統、信息、物理等很多方面。所以在數字化檔案管理過程當中，必須要采取有效的措施，加強素質檔案網絡管理，主機服務器管理以及儲存設備管理，硬件管理以及系統軟件管理等，有效保證數字時代檔案安全管理水平。

1 物理安全

主要包括儲存檔案系統安全問題，如操作系統，儲存數據系統以及數據庫管理系統和數據格式轉換系統備份系統，還涉及保管的各種電子文件和異地存貯策略等，來避免更新數據版本以及轉換數據格式，意外的損壞硬件設備，出現存儲介質發生失效、老化或者由于自然災害等各種因素引發數據發生損壞或者丟失，導致計算機出現破壞或者癱瘓。軟件供應商雖然開發的軟件，具有的安全性和穩定性，對數據管理系統與操作系統安全問題有著至關重要的影響，然而針對網絡化檔案管理信息系統而言，最重要的是何種操作系統進行考慮，并科學的進行安裝，確保其正常運行，現如今Windows、MAC OS X以及Linix等系統應用非常的普遍，同時各自有著相應的優越性，在安全問題上也存在很大不同。怎樣優選和用戶具體需求相一致的操作系統于管理數據庫系統。應當對檔案元數據存放以及保管的規則和策略充分的進行考慮，這是當前亟待解決的重要問題。如通過集中式或者分布式數據庫存放模式，異地備份數據，定期升級電子數據格式或者更換保存介質，應當利用相應的約束制度進行保管，在設計系統以及實現過程當中，必須要綜合性的考慮這些關鍵因素，這樣才能更好的確保檔案應用系統可以持續穩定安全運行。同時應當備份系統的設備以及電源，數據和軟件等，同時應當具有合理的組織措施與技術措施，系統運行能夠在較短時間中恢復，停電之后十小時內服務器的UPS電源依然可以正常的進行工作，特別是停電之后一小時必須要確保工作的正常性。雖然這些問題，在日常電腦用戶身上都可能出現，倘若突然斷電會導致資料沒有得到有效保存而發生丟失，損壞存儲介質會遺失掉很多資料，這在管理檔案過程當中相關的問題非常的突出，遺失的資料會導致后果變得越來越嚴重，所以不可對安全問題進行忽視。

2 網絡安全

為了確保網絡功能更加的安全，在檔案數字化管理系統當中，必須要具備防治計算機病毒的功能，病毒的危害性非常大，當有病毒侵入時，輕的導致系統逐漸變慢，嚴重的會引發系統變得癱瘓，檔案管理系統于個人電腦系統有著很大不同，檔案具有保密性的特點，不可以有外人隨意的對相關信息資料進行查閱與修改。如果病毒感染到數字化檔案管理系統之后，造成的損失是非常巨大的，所以在系統當中必須要有合理應用高質量的殺毒軟件，實時的查殺服務器以及客戶端等病毒，還必須要對數字化檔案管理系統，構建完善的防毒制度，沒有正式安全的軟件系統不可以隨意應用。設置網絡訪問安全權限，對權限進行修改。權限的修改只可以對檔案工作擁有，指定用戶具有訪問權。

3 保持較高的安全意識

在開展數字化檔案安全管理工作當中，計算機硬件方面出現的不足不是最大的威脅，而很多時候是和計算機應用管理人員安全意識有著非常緊密的聯系，特別是人為因素是導致安全問題發生的主要原因，所以進一步提高安全教育水平，增強培訓力度，使其安全意識不斷提升非常重要。首先，避免在專用數字檔案管理電腦上對相關軟件進行安裝，由于工作需要對相關軟件進行安裝的，必須要選擇正版軟件，或者經由技術人員進行檢測確保安全的軟件在進行安裝。同時電腦當中不可以安裝和檔案無關的軟件，以免引發系統運行緩慢或者不兼容情況出現。二是控制和減少優盤移交電子檔案，由于優盤能夠被隨機的進行讀寫，所以也極易造成病毒侵入，在各個電腦當中數據傳輸利用U盤增加了病毒傳播概率，所以移交數字檔案時，應當控制和減少U盤應用。三是不了解的文件不要隨意的打開，由于病毒時常進行普通文件偽裝，也有的偽裝成欺騙性，誘惑性的文件，此時必須要引起足夠的注意，不明文件絕不能點開。

4 提高檔案管理工作人員基本素養與整體素質

近處，21世紀科學技術高速發展，在檔案管理方面的要求也在日漸提升，對檔案管理工作加強管理，需要高素質的工作人員作為支撐，而這些都給工作人員提出了更高的要求。

首先，在工作實際必須要積極轉變傳統觀念，提升工作水平，及時準確的保存檔案，并進行查找和利用，有效的保證檔案安全性。特別是檔案管理工作人員，在新的發展時期，要對自己的工作性質重新定位，保持較高的思想認識，積極主動的投入到工作實際，將檔案法和檔案保密法認真落到實處，將本職工作充分做好，處處保持認真負責的態度，按照有關法律法規科學的進行檔案管理，提高檔案管理安全性。

第二，在平常工作當中要重視學習工作，提高自身專業素養于整體能力，采用走出去，請進來等方式，對一些先進的當管理技術和經驗積極的借鑒并應用于實際，還有對國家的有關法律法規給予充分重視，對國外檔案管理工作以及發展動態，認真了解與掌握，創新檔案管理工作方式，好更加高效安全的管理檔案。

第三，檔案安全管理工作具有很強的專業性與復雜性，同時此項工作又非常的細致，而這些都要求工作人員在日常工作當中必須要具備很高的人文素養，同時，還應當具備較強的文字組織能力，寫作能力和語言表達能力，并保持較高的英語知識水平，更加科學合理的進行數字檔案管理工作，及整理檔案數據，提高其查閱和應用水平，確保檔案管理工作更加的科學化與制度化。

5 結語

檔案安全管理工作在檔案管理工作當中占據十分重要的地位，特別是隨著數字化時代高速發展，對檔案管理工作提出了越來越高的要求，為了進一步提高檔案管理工作水平，應當有效協調人力物力以及財力等各方面的工作，采用制度化，科學化的方式進行檔案管理，并構建一支高素質的檔案管理隊伍，提升檔案安全管理工作整體水平。

參考文獻

[1]趙洪彪.信息安全策略[M].北京：清華大學出版社，2014.

[2]楊明輝.論數字化檔案館的建設[J].數字與縮微影像，2005（1）：38-39.

[3]吳志寵.數字化檔案的隱憂：數據失真[J].北京檔案，2002（12）：26-27.

[4]祁玉萍.電子檔案的保存與維護[J].檔案管理，2006（1）：66-67.

[5]丁海斌.電子文件管理基礎[M].中國檔案出版社，2018.