加強機關事業單位檔案規范化管理的思考

梁靜莉

摘 要：機關事業單位要積極推動檔案工作的規范化管理，發揮檔案室綜合管理的優勢。文章從分析機關事業單位檔案室綜合管理的優勢入手，介紹了其在整理和保管檔案資源、維護檔案完整性以及高效化利用檔案方面的積極作用，闡明了檔案室不足之處，包含檔案數字化難度大和檔案信息化程度較低，并以此為基礎，提出了一系列科學可行的管理策略，為提升機關事業單位檔案管理水平提供一定參考。

關鍵詞：機關事業單位;檔案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.075

機關事業單位對檔案管理的重視程度不斷上升，逐漸完善檔案工作體制，一定程度上提升了檔案管理工作水平，檔案室綜合管理逐步顯現出規范化和法治化的特征。而從整體工作層面來看，部分機關事業單位在檔案管理工作方面還存在著一定不足，無法高效利用檔案資源，需要積極探索出更適合現實工作需求的檔案管理辦法，推進檔案室建設工作取得顯著成果。

1 機關事業單位檔案管理的優勢

檔案室的管理水平，在一定程度上能夠體現出機關事業單位的管理水平。機關事業單位綜合檔案室全面涵蓋了單位各項工作開展中所形成的文件、檔案、信息資料等，負責檔案收集、檔案歸類、建檔、保管以及提供資料服務工作[1]。

1）整理和保管檔案資源。檔案室在整個機關事業單位的運行中占據重要地位，通過形成與收集、整理與歸檔、報關與保護、鑒定與銷毀、利用與開發、統計與移交六部分的流轉與處理，完整反映機關檔案工作的全過程。機關在履行職責過程中，通過辦公自動化和其他業務系統基本形成了符合要求的歸檔文件材料，采用適當的文件材料記錄載體和記錄方式，保障了歸檔文件的真實、準確、系統，為檔案的規范化管理打下堅實基礎。2）維護檔案完整性。機關事業單位承擔著服務社會和民眾的責任，很多單位開展技術、科研項目研發活動，周期性較長，且在不同階段生成的檔案、研發資料存在著較大零散性。發揮檔案室綜合管理的作用，能夠全面收集、合理甄選，確保歸檔文件資料組件齊全、內容完整，構建專門的目錄和索引，有效提升檔案管理的完整性。3）高效提供檔案利用服務。檔案室遵循科學規范的檔案提供利用制度，嘗試對檔案信息資源按照主題分類整合，對相關專題的信息進行關聯和捆綁，構建標簽體系，旨為不同需求的用戶提供相應的信息資源服務。同時緊跟形勢，提升“互聯網+檔案服務”水平，充分發揮“互聯網+政務公開”優勢，嘗試創新拓展公共服務、科技、資源等重點領域的檔案服務。

2 檔案管理的不足之處

1）檔案數字化難度大。部分機關事業單位的檔案室不具備數字化條件，無法有效開展檔案室數字化建設。在檔案數字化外包服務工作中，存在著難以統一標準或不能規范達標的情況，這就導致檔案入館后還需要二次數字化工作，造成資源浪費。2）檔案信息化面臨挑戰。信息化技術廣泛影響著社會生產生活，當前檔案室工作面臨新的機遇和挑戰?，F階段國內機關事業單位檔案室信息資源碎片化，檔案信息資源整合難度大，且大數據時代下的信息資源在給人們帶來便利的同時也一直存在國家安全及個人隱私泄露的風險。缺乏專門檔案資源平臺，無法滿足公眾的檔案資源利用需求，影響檔案資源的開發利用[2]。

3 機關事業單位檔案管理工作路徑探索

3.1 持續健全檔案管理工作機制

首先，機關事業單位要提高政治站位，高度重視檔案管理工作。強化檔案工作的政治屬性，堅守為黨管檔，為國守史、為人民服務的職責使命。合理轉變和更新管理理念，引進先進科學的檔案管理模式，構建起完善合理的工作機制，統籌布局各項檔案工作，更好保障檔案管理工作的實施。其次，要不斷完善檔案管理制度。機關事業單位要全面遵循國家檔案管理制度，統一領導，分級管理，明確工作的要點和實施重點，結合單位內部管理要求，對于現行管理制度進行優化和改進，切實發揮其優勢和作用。順應檔案室的工作職責，明確檔案管理工作的實施標準和管理規范，為檔案管理人員的實際行為標準提供依據，細致劃分各個檔案管理人員的權限和范圍，促進檔案人員能夠遵循各項管理規范，全面負責檔案管理工作[3]。再者，檔案室規范化開展檔案管理工作，要能夠形成健全有效的管理規范，細化檔案管理人員的工作職責，明確專人負責，確保定崗到責、定崗到人。促進檔案管理朝著綜合性、規范化的方向發展，有效增強各個管理環節的實施效果，提升檔案室綜合管理水平。

3.2 加強檔案管理人員團隊建設

檔案管理人員的專業能力、工作經驗、業務水平以及職業素養，會在很大程度上直接影響到檔案室管理工作的開展效果。通過檔案專業培訓，逐步提高檔案管理人員的業務素養，更好保障檔案規范化建設工作實施效果，發揮人力資源優勢作用，促進檔案規范化管理各個環節順利開展并取得良好成效。

人員團隊建設過程進行中，首先要注重引進高水平人才，通過校園招聘、社會招聘選拔優秀人才，在層層考核中選拔專門的檔案工作管理人員，人才上崗之前要做好充分有效的培訓活動，提升人才的崗位適應能力。其次，機關事業單位要切實加強檔案業務培訓，建立檔案人員教育培訓長效機制。在日常管理和建設活動工作過程中，定期開展繼續教育培訓，增強檔案管理人員的專業能力，促進他們更好地在日常檔案管理活動中發揮專業優勢，實踐工作中發現不足之處，并加以改進和優化，提升總體工作能力。再者，持續強化檔案工作目標考核。近年來，很多單位的檔案工作納入政府目標管理績效考核，目標考核全覆蓋及實行目標考核動態管理成為檔案事業高質量發展的推動力量。

3.3 加快檔案信息化建設步伐

信息化技術手段的運用，能夠在極大程度上提升工作效率和質量，保障檔案管理工作實施效果。切實開展信息化建設工作，加大技術、資金和人力資源的投入力度，為檔案信息化建設提供重要支持，促進檔案管理朝著有序化、規范化方向發展，創造出更為有利的工作條件，促進綜合檔案室實現自動化辦公目標，為機關事業單位的整體工作提供可靠支持。

認真貫徹落實機關檔案信息化建設細則，一方面將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化規劃中，充分利用已有資源，提升檔案信息化水平。嚴格按照《國家檔案局辦公室關于檔案部門使用政務云平臺過程中加強檔案信息安全管理的意見》要求，利用已有的、較成熟的政務云平臺，達到了節約資源、提高工作效率的作用，同時要注重的檔案信息安全保障。另一方面以數字檔案室建設為主要形式，統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，從制度、基礎設施、應用系統、資源建設（文件格式和質量、元數據）等方面著手，并通過存儲、備份、轉化、遷移等要求，保障數字化資源的安全。

4 結束語

機關事業單位檔案室實際運行時，能夠有效整理和保管檔案資源，更好維護檔案完整性。提升機關事業單位的檔案管理水平，能夠全方位發揮檔案的應用優勢。檔案管理在機關事業單位的工作中發揮著積極作用，盡管已經取得較好發展成果，但其中也不可避免存在著一些問題。為更好提升綜合檔案管理的工作水平，機關事業單位不僅要持續健全檔案管理工作機制，還要加強檔案管理人員團隊建設，并加快檔案信息化建設，以便促進檔案管理工作取得顯著成效。

參考文獻

[1]姜麗娜.淺析加強機關事業單位檔案規范化管理的思考[J].辦公室業務，2018（010）：118-119.

[2]唐麗華.信息化背景下檔案資源開發利用研究[J].中國檔案，2020，7（003）：62.

[3]于開芹.關于新時期機關事業單位檔案管理工作的創新性思考[J].中文信息，2019（007）：28-29.