城鄉居民醫保檔案的規范化管理分析

阮青青

摘 要：現如今，城鄉居民醫保檔案量大、手續復雜、內容繁多，傳統檔案管理模式很難適應新時期檔案管理的基本要求。為此，如何優化檔案管理機制，確保檔案管理內容、流程規范達標，是當前醫保檔案管理人員需要關注并思考的課題。文章就居民醫保檔案規范化管理的現實意義進行分析，闡述醫保檔案管理中存在的問題;并結合相關理論提出建議，旨在能夠進一步推動城鄉居民醫保事業發展。

關鍵詞：規范化;檔案;現實意義;城鄉居民醫保;問題

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.048

1 城鄉居民醫保檔案規范化管理的現實意義

1.1 有利于更好地開展醫保業務，推動醫保事業長遠穩健發展

城鄉居民醫保檔案真實反映和記錄了城鄉醫療保險事業的發展過程以及醫療保險工作的基本情況，具有重要的社會價值、經濟價值，是重要的憑證和寶貴的資料。因此，對城鄉居民醫保檔案進行規范化管理，能夠進一步促進相關單位醫保業務的開展。一方面，確保城鄉居民醫保檔案內部各類信息資料真實準確，能夠更好地為醫保繳納、醫保報銷、醫保管理等各項工作提供依據，減輕檔案管理人員的工作壓力[1]。另一方面，從規范化的角度對醫保檔案進行管理，通過杜比分析檔案中繳費變化年限、繳費調整標準、參保人員信息、費用報銷情況，客觀地掌握社會經濟發展水平與醫療保障的匹配度，可以進一步推動醫保事業長遠穩健發展。

1.2 有利于更好地制定醫保政策，提升檔案服務工作水平

醫保政策的擬定事關城鄉居民的利益，事關社會穩定。一方面，從規范化的角度對醫保檔案進行管理，可以為上級機關、國家相關部門制定醫保政策提供重要的參考資料。相反，如果不能確保醫保檔案的真實性、準確性、完整性以及原始性，勢必會影響政策的科學性。因此，從宏觀的角度來看，醫保檔案規范化管理是一項重要的工作。另一方面，隨著城鄉居民參保數量不斷增加，醫保檔案中承載的信息量與醫保檔案數量也會不斷增加、不斷更新。只有從規范化的角度對醫保檔案進行管理，才能避免檔案損毀和遺失，保障檔案管理效率和質量，提升檔案服務工作水平。

2 城鄉居民醫保檔案管理中存在的問題

2.1 醫保檔案管理設施不達標

當前，我國部分單位醫保檔案儲存條件落后，軟硬件設施不達標，難以滿足醫保檔案規范化管理的基本要求，導致醫保檔案管理效率低、難度大等問題發生。從硬件設施角度來看，部分單位直列式檔案密集架、抽濕機、排風扇、防紫外線窗簾、溫濕度計、溫度監控儀、防蟲藥、微縮相機、高存儲移動硬盤、高性能計算機、高速掃描儀、復印打印一體化設備等硬件設施匱乏，容易引發紙質檔案物理損毀、化學損毀等問題[2]。例如，實踐中時常出現的檔案蟲蛀、檔案霉變、紙張發黃等。從軟件設施角度來看，部分單位醫保檔案管理系統功能單一，無法滿足檔案管理人員的需求，難以適應新形勢下醫保檔案規范化管理的要求。典型表現在電子醫保檔案檢索、整合、開發、復制、傳輸、共享等工作效率低下，醫保檔案管理系統只能實現簡單的存儲與檢索。

2.2 醫保檔案管理制度不完善

現階段，部分單位醫保檔案管理制度內容不科學，存在檔案管理標準單一、立卷歸檔流程不精細、責任落實和績效考核不完善等問題。一是檔案管理標準單一，沒有分別就紙質檔案與電子檔案制定相關的規章制度，也沒有擬定相應的標準。尤其是電子檔案標準不明確，使得圖像、影像、聲像、電子文件等檔案格式不統一，影響后期的統一使用和利用。二是立卷歸檔流程不精細，分工不明確，無法形成相互配合、協作的檔案管理機制。典型表現在檔案管理人員與業務人員之間沒有理清檔案管理權責，許多醫保檔案未經初步處理就直接移送檔案管理部門，導致檔案管理部門工作量激增[3]。同時，部分單位立卷歸檔時限不明，醫保檔案資料沒有及時移送，容易出現損毀、丟失問題。三是績效考核與責任落實機制不完善，績效考核指標單一、責任落實不明確，不利于醫保檔案管理工作長遠發展。

2.3 醫保檔案管理人才隊伍建設有待加強

醫保檔案管理人員作為具體管理檔案的主體，其綜合素質直接影響檔案規范性水平。當下，我國部分醫保檔案管理人才隊伍建設的不足既體現在“量”這一層面，也體現在“質”這一層面。一方面，部分單位醫保檔案數量不斷增加，但單位內部受限于編制問題，無法大規模招募兼職人員，醫保檔案管理任務繁重。另一方面，部分單位培訓工作有待完善，在電子化辦公、檔案信息化管理、檔案編研、檔案數據庫建設等前沿領域的培訓不足，難以適應新形勢下檔案事業的發展趨勢。

3 城鄉居民醫保檔案規范化管理的對策

3.1 完善醫保檔案管理設施，夯實管理基礎

為了更好地實現規范化管理目標，必須要優化管理環境。一是結合單位本身的使用需求，引進并更新直列式檔案密集架、抽濕機、排風扇、防紫外線窗簾、溫濕度計、溫度監控儀、防蟲藥、微縮相機、高存儲移動硬盤、高性能計算機、高速掃描儀、復印打印一體化設備等硬件設施，確保檔案室內部的濕度、溫度達標的同時，為檔案信息化建設。二是要完善軟件設施，做好需求調研工作，不斷豐富檔案管理系統的功能。要進一步探索將大數據檢索功能、云共享功能、云儲存功能融入檔案管理系統中，提升醫保檔案管理實效。

3.2 健全醫保檔案管理制度，提供制度引領

一是要在制定統一的檔案管理標準，分別在紙質檔案管理以及電子檔案管理領域出臺相應的規章制度，統一圖像、影像、聲像、電子文件等檔案格式，為檔案管理人員提供指引的同時，確保后期檔案資源便于集中開發和編研，發揮醫保檔案在政策研究、決策參考等領域的作用。二是要細化立卷歸檔流程，探索形成“”業務部門初步整理、處理。檔案管理部門精細加工“的檔案管理模式，做到分工明確，減少檔案管理的繁瑣性，避免檔案資源反復加工、二次加工等問題的發生。同時，要進一步明確立卷歸檔時限，確保檔案資源能夠及時歸檔整理。三是要細化績效考核指標，落實檔案管理各個環節的主體責任，提升工作人員規范意識和責任意識。

3.3 打造專業化醫保檔案管理人才隊伍，避免檔案管理邊緣化

單位要進一步優化檔案管理人才隊伍結構，強化對人員的培訓，打造復合型、專業型人才隊伍。一方面，單位要探索通過勞務派遣、勞務外包、合同制等方式打造兼職隊伍，引進具有檔案管理經驗的人才。另一方面，單位要優化培訓模式，采用案例教學、實踐模擬等新型的培訓方式，集中對人員進行電子化辦公、檔案信息化管理、檔案編研、檔案數據庫建設等前沿領域的培訓，更好地適應時代發展趨勢。

4 結束語

隨著人民群眾收入水平不斷提高以及我國醫保政策不斷完善，我國城鄉居民的參保人數逐年遞增，城鄉居民醫保事業發展迅猛。與此同時，醫保業務中產生的各類信息資源不斷增多，醫保檔案管理難度也隨之增加。在這種形勢下，要做好醫保檔案管理，必須要著眼于檔案規范化建設，切實理清檔案管理權責界限，細化檔案管理流程，優化檔案管理內容，創新檔案管理方式。具體而言，一是要完善醫保檔案管理設施，夯實管理基礎;二是要健全醫保檔案管理制度，提供制度引領;三是要打造專業化醫保檔案管理人才隊伍，避免檔案管理邊緣化。

參考文獻

[1]李莉.加強醫保檔案管理信息化的意義與實施策略[J].辦公室業務，2020（13）：58-59.

[2]趙娜.淺談如何促進醫保檔案管理工作規范化[J].才智，2018（01）：219.

[3]魏家佳.城鄉居民醫療保險檔案管理現狀與對策[J].四川檔案，2015（04）：22-23.