電力基建項目文件歸檔難度與對策研究

黃曦

摘 要：隨著國家科技的進步與發(fā)展，電力企業(yè)得到了長足的進步與發(fā)展，電力對人民的生活具有重大的影響。電力是人民生活生產(chǎn)的重要支柱，為此我們必須保證電力系統(tǒng)能夠更好地運行，電力基礎(chǔ)設(shè)施工程是電力系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)。如果基礎(chǔ)設(shè)施項目做得不好，會給電網(wǎng)運行帶來一系列問題，給電力工業(yè)的發(fā)展帶來負面影響。電力基礎(chǔ)設(shè)施項目實施過程中，電力基建項目文件歸檔存在諸多困難，需要有效合理地解決。

關(guān)鍵詞：電力;檔案;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.003

電力基礎(chǔ)設(shè)施項目作為電力系統(tǒng)正常運行的前提。只有做好電力基礎(chǔ)設(shè)施項目，才能保證電力企業(yè)進一步實現(xiàn)個性化管理和規(guī)范化管理的要求。然而，我國電力基礎(chǔ)設(shè)施項目備案過程中仍存在許多不合理的問題，導(dǎo)致備案過程具有挑戰(zhàn)性、可變性和困難性。為了改善基礎(chǔ)設(shè)施項目備案的不良狀況，有必要使備案方式更加合理，有效提高電力基礎(chǔ)設(shè)施項目的效率，進而為完善基礎(chǔ)設(shè)施項目，促進電力發(fā)展發(fā)揮重要作用。

1 電力基礎(chǔ)設(shè)施項目文件歸檔的重要性

電力工程基礎(chǔ)設(shè)施項目是電力發(fā)展的重中之重，是電力正常運行的基礎(chǔ);基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案是電力基礎(chǔ)設(shè)施項目的記錄和分析，對國家電力發(fā)展至關(guān)重要。他們可以分析以往電力項目的數(shù)據(jù)，為基礎(chǔ)設(shè)施項目提供參考價值。特別是在我國現(xiàn)代化建設(shè)中，電力基礎(chǔ)設(shè)施工程非常重要，因此加強電力基礎(chǔ)設(shè)施工程的檔案工作就顯得更加重要。如今，中國電力工業(yè)的規(guī)模正在逐步擴大。電力工程的建設(shè)越來越多，檔案的數(shù)量也越來越多，所以檔案管理就顯得更加重要，尤其是在今天的信息化發(fā)展中，改變電力檔案的歸檔方式和管理效果是企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。對于電力企業(yè)來說，他們的工作是獨特而復(fù)雜的，這往往需要大量的檔案資料來提供參考。因此，文件在歸檔的過程中具有難度，只有及時歸檔，保證檔案的完整性，使檔案得到妥善保存，避免損壞、不完整甚至丟失現(xiàn)象的發(fā)生，有利于今后基礎(chǔ)設(shè)施項目的發(fā)展。文件歸檔是檔案管理的基礎(chǔ)，要突破文件歸檔的難度是電力基礎(chǔ)設(shè)施項目發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。

2 電力基礎(chǔ)設(shè)施項目文件歸檔難的根本原因

2.1 缺乏意識

目前，我國大多數(shù)電力公司都非常重視實際供電工作，但往往不重視行政管理工作。我國電力基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理還存在很多問題，特別是在文件歸檔過程中，導(dǎo)致檔案管理難度加大，檔案管理過程中存在很多問題。這些電力公司往往將檔案管理視為基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)中最不重要的環(huán)節(jié)，而忽視了檔案在基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)中的重要作用。由于缺乏對檔案重要性的認識，導(dǎo)致許多檔案借出后沒有及時歸檔，或歸檔過程中損壞嚴重、質(zhì)量低劣，但管理人員沒有進行處理;其他文件返回后隨機收集到文件柜中，沒有按照其功能、性質(zhì)和內(nèi)容進行嚴格分類，這不僅不利于文件的再利用，也不利于文件的

保存。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施項目專業(yè)檔案管理人員配備不足

由于缺乏對檔案管理重要性的認識，許多電力企業(yè)不關(guān)心檔案管理人員的選拔和任用，直接從其他部門抽調(diào)人員進行管理，這意味著大多數(shù)檔案管理人員根本不具備檔案管理的專業(yè)理論知識和能力，在技術(shù)上無法有效合理地管理檔案。這就需要檔案管理人員提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，還要在檔案工作時要堅持一絲不茍、小心謹慎、一心一意的工作態(tài)度，否則很難完成檔案資料的收集和整理。

2.3 檔案管理過程中缺乏檢查

電力基礎(chǔ)設(shè)施檔案是電力基礎(chǔ)設(shè)施項目的全面真實的記錄，是整個電力基礎(chǔ)設(shè)施項目的基礎(chǔ)工作。因此，電力企業(yè)應(yīng)確保電力基礎(chǔ)設(shè)施文件的安全性、可讀性以確保基礎(chǔ)設(shè)施文件在未來工作中發(fā)揮其巨大價值。由于我國電力企業(yè)文件數(shù)量龐大，分類復(fù)雜，在檔案管理中對于文件的檢查重視力度不夠，缺乏相關(guān)的檢查專業(yè)人員，從而導(dǎo)致了我國電力基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的實施存在諸多不足。因此，如果沒有充分的檢查，必然會使歸檔工作非常困難。

3 加強電力基礎(chǔ)設(shè)施項目文件歸檔的對策

3.1 提高檔案管理人員的意識和素質(zhì)

電力基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案在電力行業(yè)發(fā)展中具有重大的影響，電力企業(yè)必須清醒地認識到這一點，并采取積極對策，加強和改進電力基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理。因此，電力企業(yè)首先要讓檔案管理者提高自身責(zé)任感，從自我出發(fā)深深刻認識到檔案管理的重要性。從根本上提高檔案管理人員的基本素養(yǎng)后，保持檔案管理的專業(yè)、認真、細致的工作作風(fēng)，才能保證高質(zhì)量的完成檔案管理工作。

3.2 加強人員配備，提高分工的合理性

目前，由于許多電力企業(yè)對檔案管理缺乏重視，專業(yè)人才匱乏，基建項目檔案管理人員較少，給文件歸檔帶來很大不便。因此，企業(yè)應(yīng)進一步增加人員配備，加大檔案管理投入，積極吸納專業(yè)人才，使其迅速融入檔案管理，進行合理分工。只有分工明確，責(zé)任明確，管理者才能有序工作，提高管理效率和質(zhì)量。

3.3 做好歸檔檢查和自查工作

在歸檔過程中，如果沒有完整的、全面細致的檢查，稍有差錯就會給后續(xù)工作帶來巨大的損失。因此，檔案管理人員應(yīng)該清楚地意識到檢查的重要性，以及檔案管理中。只有通過這兩個檢查程序，才能保證檔案的質(zhì)量和完整性。因此，在歸檔前，工作人員應(yīng)首先調(diào)查文件存在的問題，及時發(fā)現(xiàn)歸檔檔案中的漏洞和遺漏，并立即進行整改，以提高檔案質(zhì)量。移交給檔案管理人員后，管理人員也應(yīng)及時進行檢查和驗收。在整理文件的過程，都是在嚴格檢查的基礎(chǔ)上進行的。

3.4 實施文件歸檔監(jiān)督管理，落實績效考評工作

為使檔案管理部門不出現(xiàn)失誤并有正確的態(tài)度和意識，電力企業(yè)應(yīng)加強對檔案管理部門的監(jiān)督和管理，采用獎懲手段和考核機制對管理人員的行為進行考核。如果檔案管理人員自身監(jiān)督的工作不到位或者其他人員績效水平不達標，導(dǎo)致歸檔過程中不夠嚴謹細致，就會有檔案質(zhì)量不佳情況出現(xiàn)，主管應(yīng)該及時處理。只有這樣，才能有效地激發(fā)檔案管理者的積極性，明確他們的職責(zé)，端正他們的態(tài)度，保證基建檔案管理的有效性。

3.5 提高檔案管理的技術(shù)水平

隨著信息化的快速發(fā)展，近年來電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生并被廣泛利用。電子文件的出現(xiàn)和應(yīng)用有效地彌補了紙質(zhì)文件的不足，提高了文件的應(yīng)用效率和適用性，并使其易于閱讀、存儲和發(fā)送。因此，電力企業(yè)應(yīng)積極運用電子文件信息技術(shù)，推進電子文件的應(yīng)用流程，利用電子文件進行備份，確保文件的完整性。同時，利用計算機信息技術(shù)強大的信息數(shù)據(jù)分析和處理、檢索能力，可以進一步發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題和疏漏，確保檔案質(zhì)量。

4 結(jié)語

在電力基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施項的文件的歸檔存在很多問題，因為檔案管理涉及的單位、人員和程序很多，如果這些問題沒有得到有效的改善，檔案在以后的參考中就不能起到很好的參考作用，甚至?xí)绊懞罄m(xù)工作。因此，電力企業(yè)必須采取各種措施，使檔案管理部門充分發(fā)揮其效能，加強文件歸檔，確保基建檔案質(zhì)量。

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