中學檔案現代化管理對策研究

文·于敏

（作者單位：濟南中學）

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確提到，要在2020年初步實現現代化的檔案管理。學校歷史通常以教育教學的改革和發展作為主線。中學檔案是中學在教育、教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的、反映學校歷史面貌的、對學校和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。這些檔案是中學教育教學的珍貴史實資料，也是中學教育教學改革和發展歷程的真實寫照，對促進中學教育事業長遠發展具有重要意義。

一、中學教育檔案管理的短板

（一）檔案管理制度不健全規范

中學教育教學任務繁重，形成的檔案日漸增多。各校雖然建立了檔案管理制度，但制度不完善或執行不到位的情況依然存在，檔案管理規范化和信息化也有待提升。因學校缺乏專職檔案員，檔案工作通常由相關處室人員兼任，兼職人員變動頻繁且要兼顧許多事務，難以集中時間和精力進行檔案管理工作，使檔案收集、整理、歸檔、保存、利用缺少一致性和連貫性。例如，因檔案未實現統一集中管理，檔案人員崗位變動后容易導致檔案缺失；因兼職檔案人員檔案整理標準不明確，導致檔案整理歸檔效率低下；因管理人員不常檢查檔案資料和存儲設備，導致檔案積塵或受潮，給檔案管理造成隱患；因管理人員不能及時進行檔案信息登記，導致不能精準地進行檔案利用服務。

（二）檔案管理信息化水平不高

目前，中學檔案管理的整體信息化程度有所提高，但仍明顯落后于教育教學的信息化水平。主要表現為，一是工作理念方面，中學未深刻認識到信息化管理對于提高檔案管理效率的重要意義，重教學輕檔案管理的現象普遍存在，使教育檔案仍以傳統的紙質檔案為主。二是硬件設施方面，中學對檔案信息化管理的投入不足，缺少專門檔案庫房、檔案密集架和專用計算機系統的配置，忽視按照數字檔案室的建設標準配備專業存儲設備和專業服務器，學校裝配的網絡基礎設施、基礎軟件、系統硬件、安全保障系統等也較少考慮檔案信息化管理的實際需要。三是人員培訓方面，中學面臨巨大的教育和升學壓力，因此缺乏對檔案管理人員信息化能力的培養，不能按照檔案信息化管理的要求完善檔案管理人員的知識結構，進而影響到教育檔案信息化管理工作的有效開展。

（三）教育檔案缺乏育人價值

中學檔案在弘揚優秀文化的過程中發揮著橋梁和紐帶作用，但中學利用檔案進行育人的意識不強，導致中學檔案大多保存在檔案室內，缺少有效的傳播路徑，育人價值偏弱。在德育方面，中學檔案含有豐富的德育資源，但缺乏鑒別、整合、提煉和編研的機制和人才，因此真正能提取出來發揮教育作用的鮮活案例極為有限。在文化教育方面，中學多采用宣傳欄展示和教師講解的形式進行校園文化傳播，對中學檔案的利用較少，缺乏借助檔案進行校園文化宣傳的獨特創意。

二、做好中學檔案管理工作的對策

（一）立足規范，健全規章制度

完備的中學檔案管理制度能使檔案工作的開展更加規范和科學。在工作制度方面，要確定中學檔案管理的工作流程，對檔案管理標準和檔案工作實踐進行規范，嚴格要求檔案管理人員依據流程體系開展工作，以確保檔案管理工作更加高效有序。在獎懲機制方面，要對中學檔案管理工作進行有效監督，為檔案管理人員創建良好的發展平臺，構建匹配的考核機制，獎勵優秀的工作業績，充分激發檔案人員的工作積極性和主動性。在制度融合方面，要結合學校實際情況，將中學檔案的管理融入中學管理體系內，確保各部門之間能夠協調配合，為檔案管理營造良好的外部環境，以便于檔案資源的收集管理和共建共享。

（二）優化管理，加大信息化投入

在網絡時代，通過信息化方式優化中學檔案的管理，能夠更好地促進中學檔案管理水平的提升。工作開展方面，中學要構建中學檔案信息化管理體系，對檔案信息進行定期核查，保障教育檔案信息化管理工作有序開展。硬件設施方面，要最大程度地滿足中學檔案信息化管理需要，開辟專門的檔案管理區域，配置照相機、掃描儀、計算機和檔案應用軟件等設施，建立學生學籍、教師教學、科研成果等專題數據庫，并對檔案信息進行有效整合和分析，以便快速查閱和篩選相關數據。同時，要從物力和財力上給予檔案管理人員合理保障，不斷提高中學檔案信息化管理的有效性。人員培訓方面，要根據檔案管理人員的信息化素養和綜合能力對職位進行合理分配，加強專業知識技能培訓，幫助其更好地提高中學檔案信息化管理意識和能力，增強中學檔案信息化管理的嚴謹性和科學性。

（三）圍繞特色，充分發揮育人價值

中學教育檔案作為一種特殊的教育資源，展示了學校建設和教育教學的優秀成果，既能陶冶學生情操，又能啟迪學生智慧，鼓勵學生自強不息、奮勇拼搏，充分發揮育人價值。在檔案收集整理方面，檔案人員可將教育教學過程中形成的辦學方針、優秀事跡、歷史沿革、校園文化進行編輯研究并深度開發，以充分展示校園文化特色，傳播優秀教育教學成果，滿足師生的需求。在檔案管理方面，檔案人員要以新時代的發展需求為落腳點，加強對重大活動信息的管理，為教人育人保存更多的優秀成果。在檔案利用方面，可利用互聯網、局域網、微信、微博等信息化途徑向社會展示校風、校訓、校歌及辦學方針、發展理念，激發在校師生的愛校情懷；可借助優秀學生典型事例對學生進行榜樣示范教育，為思想政治課提供勵志素材；可通過校史館、陳列室對獎杯、錦旗、發明等實物檔案進行展出，讓廣大師生了解教育教學成果和校園文化精神，增強師生的凝聚力和榮譽感。

總之，中學檔案管理要符合時代發展要求，通過建章立制、加大信息化投入和充分發揮檔案育人作用，為教育教學活動營造良好氛圍，為新時代培育更多德、智、體、美、勞全面發展的優秀人才作貢獻。