扎實做好人事檔案移交接收工作積極推進國有企業退休人員社會化管理

文·王愛華 閆雨

（作者單位：中共寧陽縣委黨史研究中心/ 寧陽縣檔案館）

國有企業退休人員社會化管理工作是黨中央、國務院安排部署的剝離企業辦社會職能、解決國企歷史遺留問題的重大舉措。為落實好各項保障措施，切實維護好國企退休職工各項權益，2020年3月，寧陽縣委、縣政府根據中央和省、市文件精神印發《寧陽縣國有企業退休人員社會化管理實施方案》，安排部署國有企業退休人員社會化管理工作。根據實施方案安排，國有企業退休人員的人事檔案實行集中管理，由檔案管理部門組織實施。為高效做好該項工作，寧陽縣檔案館做了大量細致的工作，進行了積極有益的探索和實踐，有力推動了社會化管理工作的平穩有序開展。

一、認真開展寧陽縣國有企業退休人員人事檔案情況調研

寧陽縣檔案館先后到組織部門、勞動部門和需移交檔案的企業進行調研，對全縣國有企業退休人員檔案情況進行摸底和了解。全縣共有31家國有企業需向縣檔案館移交退休人員人事檔案，其中省屬以上國有企業14家，縣屬國有企業17家，需移交檔案9000人。省屬企業中，寧陽煙草專賣局（公司）、寧陽縣供電公司、寧陽縣郵政公司、山東新華書店寧陽分公司等單位，檔案管理機構成立較早，檔案管理比較規范。縣屬企業中，金陽集團、華龍水業等單位移交檔案人數較多。縣屬企業的檔案大多數符合人事檔案管理的標準要求，但也有個別企業存在沒有明確的專門機構、沒有專門人員負責檔案工作，也沒有相對固定的檔案放置場所，甚至有的單位幾次搬家，把部分人事檔案隨意散放在車庫里，還有個別單位在辦理人員退休時，工作人員為圖省事，把個人檔案直接留給退休人員本人等現象，檔案保管狀況堪憂。

二、努力創新國企退休人員人事檔案移交接收工作模式

（一）制度為基，規范業務流程

制定《寧陽縣國有企業退休人員社會化管理人事檔案移交接收管理辦法（試行）》（以下簡稱《辦法》），規定寧陽縣轄區內未實行社會化管理的國有企業退休人員，其人事檔案移交進縣檔案館。要求相關各國有企業應主動、自覺接受縣檔案行政管理部門的監督與指導，并與縣檔案館做好移交銜接工作。通過檔案部門加強調度推進，各國企單位高度重視，20家單位先后和縣檔案館對接，成立移交管理工作小組，明確分工領導和具體工作人員，列出移交人數清單。其余11家企業也都通過各種方式和縣檔案館聯絡聯系，探討檔案整理及移交的細節問題。

在工作實踐中，寧陽縣檔案館探索出檔案移交進館的規范化流程是：規范整理紙質檔案→編目→數字化處理→裝訂入盒→紙質檔案、電子檔案兩種載體同步移交縣檔案館。進館手續辦理規范化流程是：企業填寫《企業退休人員檔案移交名冊表》→移交、接收雙方審核確認檔案內容→縣檔案館登記備案→雙方在《檔案交接文據》上簽字、蓋章→移交紙質檔案（原件）和數字化備份→向縣檔案館提供進館檔案案卷目錄（紙質版）一份，案卷目錄和卷內目錄的電子文件各一份。

（二）質量為先，嚴把工作標準

結合寧陽縣實際，制定《寧陽縣國有企業退休人員社會化管理人事檔案整理及數字化處理細則（試行）》（以下簡稱《細則》）。《細則》對檔案的整理標準、數字化處理及裝具使用等作出詳細的要求，確保退休人員檔案整理規范，為按時移交打下基礎。《細則》明確以“件”為單位進行檔案整理裝訂，按照《紙質檔案數字化工作指南》標準要求進行數字化加工處理，采用寧陽縣檔案館數字檔案在線歸檔管理系統進行目錄著錄，減少企業軟硬件投資。紙質檔案整理和數字化工作流程易于操作，簡單實用。

縣檔案館工作人員實地察看相關單位檔案后，發現大多數企業退休人員檔案共有十幾頁，少的幾頁，個別人員可以達到幾十頁，2cm厚度的檔案盒足以容納一個人的所有人事檔案材料。設計制作以2cm檔案盒為基礎，脊背和盒底添加必要項目（全宗號、單位名稱、人名、室編號、館編號）的國企退休人員人事檔案專用盒，方便檔案的管理和使用。

（三）服務為本，加強指導交流

一是開展“走出去、請進來”全方位的服務。業務服務人員主動到相關國企單位上門提供服務，對檔案內容較少的單位則邀請到縣檔案館現場指導，規范紙質檔案整理。二是有針對性地分批次開展業務培訓服務。檔案整理較為規范的單位主要是讓他們查找細節上的問題和不足，加以改正。檔案整理欠規范的單位，依據規范標準進行修訂和整理。檔案整理不規范或未進行整理的單位，首先教給他們如何鑒別檔案；然后學習如何分類、確定排序方法，再編寫類號、頁碼，編目；最后，將整理規范的紙質檔案按標準進行數字化加工處理。在具體工作過程中，因人施教，以實際操作為主。比如，怎樣歸檔，如何進行數字化掃描和著錄，甚至小到怎樣裝訂等問題，工作人員都耐心示范，手把手，面對面教授方法。每個參加培訓的人員都要單獨演示，進行實際操作。三是多渠道溝通交流搞好線上服務。充分運用現代媒體，建立起微信工作群、QQ工作群和公用郵箱，制作檔案整理的小視頻、《細則》和共性問題，供進館企業單位使用，加強交流互動，在線即時解答各單位的問題。

（四）統籌為要，協同穩步推進

檔案移交進館涉及縣檔案館多個業務科室。在接到國企退休人員人事檔案移交進館工作時，雖然各科室工作人員工作壓力都比較大，但并沒有互相推諉，而是積極搞好協調配合。業務服務科負責起草《辦法》和《細則》，并指導紙質檔案規范整理；管理科和信息技術科對《辦法》和《細則》提出修改意見，信息技術科負責數字化工作的質量標準，管理科負責移交接收手續辦理工作，各項工作穩步推進。規范整理紙質檔案后，開展數字化處理，所有工作都達到相應標準則辦理移交接收手續。

由于積極地謀劃籌措，寧陽縣國企退休人員人事檔案移交工作雖起步較晚，5月21日制定出臺《辦法》和《細則》，但成效明顯。按照規范化的流程標準，依據成熟一個接收一個的基本原則，截至6月底，托底檔案的三分之一已完成紙質檔案的規范整理，部分檔案完成了數字化處理工作，正在辦理移交交接手續。

三、探討解決進館國企退休人員人事檔案整理存放問題

一是企業人事檔案整理方式問題。根據調研，有的企業駐地在寧陽，人員各地都有，檔案隨人走。該單位檔案工作人員需按照各地不同的整理標準，整理檔案后向各地的檔案管理部門移交，有個單位的檔案工作人員說他要掌握十幾個地方的標準，實在是太累了。調研中還發現，煙草系統采取的辦法是：全國各地的煙草公司人員不論原工作單位在何地，都要按照各自移交地的標準整理檔案。比如，寧陽煙草專賣局（公司）需向寧陽縣檔案館移交的檔案，要按照寧陽縣的檔案標準進行整理，這樣就可以大大減輕企業檔案工作人員負擔和壓力。建議上級主管部門制定統一的紙質檔案整理和數字化加工標準。如果頂層設計無法全面統一標準，各地企業可以學習借鑒煙草系統的經驗。

二是紙質檔案數字化問題。紙質檔案數字化需要一定的軟硬件設施設備和相應的操作技能。操作熟練的人員一上午可以掃描上百份檔案，而不熟練的要反復返工，費時費力，增加企業的經濟負擔和人力成本。建議由各級財政統一負擔相應費用，作為專款撥付給各級檔案館管理使用；如地方財政確實困難，建議具備數字化處理條件的單位自行按標準處理，不具備數字化處理條件的單位，可以委托檔案數字化服務公司進行專業處理。

三是進館檔案存放問題。如寧陽縣檔案館舊館館藏已基本飽和，而新館正在建設之中，大量新進館檔案如何存放是個問題。建議結合屬地檔案館實際情況，分批次處理。紙質檔案進行規范整理達到進館標準后，確有困難、保管條件差的先行進館；保管條件較好的單位暫不移交，待庫房有足夠保管空間或新館建成啟用后，再分期分批完成國有企業退休人員人事檔案移交接收進館工作任務。