境外建設(shè)項目檔案管理實踐與啟示

楊 帆/中油國際管道公司

建設(shè)項目檔案是我國境外企業(yè)解決法律糾紛、維護合法權(quán)益的重要憑證，是項目運行管理的重要信息資源，是總結(jié)經(jīng)驗為其他同類項目建設(shè)提供參考借鑒的重要知識資產(chǎn)。項目檔案管理是規(guī)范和提升境外建設(shè)項目管理的重要工具和手段。然而，境外建設(shè)項目除了面臨動蕩的政治環(huán)境、復雜的政策環(huán)境、多元的文化環(huán)境、多利益的主體關(guān)系等風險與挑戰(zhàn)外，還面臨更加嚴格的項目文檔管理要求，必須遵守屬地法律法規(guī)和國際慣例，按照有關(guān)規(guī)范來進行項目運作。這對國內(nèi)企業(yè)在境外開展項目建設(shè)提出了更高要求。借鑒國際公司建設(shè)項目檔案管理的有益經(jīng)驗，有利于提升我國境外建設(shè)項目檔案管理水平。

1 境外建設(shè)項目檔案管理實踐探索：以中石油為例

中石油自20世紀90年代開始實施“走出去”戰(zhàn)略，開展了國際化經(jīng)營之路。近年來，積極拓展“一帶一路”油氣合作領(lǐng)域，到2019年底，在34個國家運營管理92個油氣合作建設(shè)項目。在中石油國際化經(jīng)營中，諸多境外建設(shè)項目是與英國石油、殼牌石油、埃克森美孚石油等老牌國際石油公司合作開展的，使用的是國際石油公司管理體系。本文選取中石油與某老牌國際石油公司的境外合資A項目為例，從治理結(jié)構(gòu)、制度規(guī)范、過程管理、信息系統(tǒng)等方面介紹境外建設(shè)項目檔案管理的主要做法。

1.1 檔案治理結(jié)構(gòu)

在檔案管理模式上，實行文件和檔案一體化管理。ICT部是公司文檔管理的核心部門，負責制定文檔管理制度與程序文件，建設(shè)并維護統(tǒng)一的文檔管理平臺。設(shè)有專門的文控中心負責文檔管理工作，文控工程師為關(guān)鍵崗位。各專業(yè)部門負責本專業(yè)技術(shù)文檔管理工作，文檔主管人員為不可替代人員。項目電子文檔實行集中統(tǒng)一管理，實體檔案委托具備資質(zhì)的第三方檔案機構(gòu)保管。所在國政府對檔案移交沒有強制要求，根據(jù)合資公司章程和合同協(xié)議，合資公司擁有項目檔案所有權(quán)，不需要向國內(nèi)或當?shù)卣平弧?/p>

1.2 檔案制度規(guī)范

公司制定了詳實的文檔管理程序文件《文件控制——信息管理》，規(guī)定了文檔管理體系，明確了工程建設(shè)部、生產(chǎn)作業(yè)部、銷售采辦等相關(guān)部門的工作職責。文檔管理制度涵蓋設(shè)計、采購、施工、試運、交工、驗收的全部過程，對各專業(yè)門類文檔編碼規(guī)則、文檔分類、版本控制、文件運轉(zhuǎn)過程、文檔歸檔保存和利用都進行了明確規(guī)定，對文檔的準確性、完整性、系統(tǒng)性、資產(chǎn)性、合法性、保密性進行了詳細設(shè)計。

1.3 檔案過程管理

文檔管理貫穿項目整個過程。在項目啟動前期對文檔管理進行精心策劃，編制詳細的程序文件，并對文檔人員進行培訓。在項目招投標階段，將文檔管理的具體要求納入合同條款，并嚴格按照合同條款的要求進行考核。在項目實施過程中，遵循《文件編碼規(guī)定》《文件控制制度》《文檔信息管理策略》等規(guī)范，內(nèi)部文件自形成或外部文件自收到時，授予唯一的文件編碼并貫穿整個文件生命周期，該文件的任何審批、修改、流轉(zhuǎn)、使用、保存都使用唯一的“身份”編碼，各個節(jié)點均處于受控狀態(tài)。

1.4 文檔管理系統(tǒng)

建立高度集成的信息化辦公平臺，該系統(tǒng)是一個集成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的共享信息管理平臺，各項業(yè)務(wù)的文檔管理必須在該平臺開展。按照文檔管理程序，各專業(yè)部門自行管理和負責本部門產(chǎn)生的文檔，ICT部門負責文檔進出控制、系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)備份。系統(tǒng)覆蓋項目建設(shè)全過程和項目所有參建單位，實現(xiàn)項目文件產(chǎn)生、提交、審批、歸檔和移交的全生命周期信息化管理。另外還有3個子平臺，分別側(cè)重商務(wù)溝通、工程技術(shù)與竣工檔案的控制。這3個平臺都與該系統(tǒng)集成，承包商、設(shè)計單位和業(yè)主都在同一平臺上協(xié)作，所有文件通過系統(tǒng)報批流轉(zhuǎn)，在文件生成之時根據(jù)編碼規(guī)則配置一個唯一編號，以實現(xiàn)過程與版本控制。

2 境外建設(shè)項目檔案管理的經(jīng)驗啟示：對標國際石油公司

本項目在文檔管理方面的做法，與其他國際石油公司項目文檔管理模式基本一致，在一定程度上體現(xiàn)了國際石油公司文檔管理理念與模式，對于我國企業(yè)開展境外建設(shè)項目和國內(nèi)建設(shè)項目檔案管理具有一定借鑒意義。

2.1 提升文檔價值認識，從實體管理向知識管理轉(zhuǎn)變

該項目高度重視文檔管理工作，將文檔管理作為公司重要資產(chǎn)對待，作為公司內(nèi)控管理的重要組成部分，與其他專業(yè)工作放到同等重要位置，甚至高于其他專業(yè)，在組織機構(gòu)、人員配備、制度設(shè)計上給予充分保障。通過對標，國際石油公司檔案管理已從實體管理、信息管理階段躍升至知識管理階段。檔案管理是知識管理的一部分，表現(xiàn)在不僅重視檔案的憑證性，更重視其知識性和資產(chǎn)性，發(fā)揮文檔的知識利用和共享價值；不僅重視文檔工作自身的管理，更重視文檔工作與業(yè)務(wù)工作深度融合，將文檔管理作為規(guī)范和提升業(yè)務(wù)管理的內(nèi)在需要。如英國石油公司和埃克森美孚石油公司都非常重視文檔的資產(chǎn)性、合規(guī)性、知識性、保密性和項目移交以后的可追溯性，基于文檔知識共享來構(gòu)筑公司核心競爭力，業(yè)務(wù)運營體系與檔案管理體系緊密結(jié)合，在業(yè)務(wù)流程中明晰檔案管理參與、介入的關(guān)鍵節(jié)點。

2.2 重視文件過程控制，從檔案管理向文檔管理轉(zhuǎn)變

國際石油公司普遍實行文檔一體化管理，按照文件生命周期，設(shè)計涵蓋文檔形成、編碼規(guī)則、版本控制、文件流轉(zhuǎn)、審批發(fā)布、歸檔移交和檔案管理整個流程的文檔制度體系，文件工作和檔案工作沒有清晰、嚴格的界限。特別注重文件過程控制，文件運行的各個節(jié)點處于受控狀態(tài)。項目管理人員必須按照事先發(fā)布的文檔程序開展業(yè)務(wù)工作，工作程序、業(yè)務(wù)流程不因管理層意見或其他人為因素而被逾越或受影響。由于良好的過程控制，文檔的真實性、準確性和完整性得到有效保障。

相比較而言，國內(nèi)很多建設(shè)項目“重檔案、輕文控”，表現(xiàn)為檔案管理體系較為健全，但文件控制較弱，往往是從檔案角度對前端文件提出相關(guān)要求，且檔案部門往往側(cè)重檔案收集、整理、歸檔與保存等后端靜態(tài)管理。因此，在境外建設(shè)項目管理中，宜采取國際項目通行的文檔一體化管理做法，重視文件全過程動態(tài)管理，建立一體化工作機制，從而提高檔案質(zhì)量。

2.3 充分開展前期策劃，從后端管理向前端介入轉(zhuǎn)變

國際石油公司特別注重項目文檔策劃，在項目前期策劃的同時，就及時將文檔管理體系介入項目管理。在與國際石油公司簽訂合同時，常常見到成百上千頁的專門針對文檔管理的合同附件。從A項目看，文檔管理工作在工程項目啟動時就與其他專業(yè)一同介入，文檔管理具體要求納入合同條款，詳細規(guī)定了項目文件的編碼規(guī)則、版本控制、流轉(zhuǎn)、歸檔和利用權(quán)限。由于前期策劃充分，項目實施期間，文檔管理人員的管理重點是在對既定文檔管理要求的執(zhí)行與監(jiān)督上，維護程序文件的正當性與合法性，確保項目每一個環(huán)節(jié)都必須具備該環(huán)節(jié)所編制的所有文檔時才能繼續(xù)進行，有效避免項目建設(shè)中臨時提出文檔管理要求，或在沒有程序文件的情況下隨意改變工程文檔交付要求，進而實現(xiàn)文檔控制與項目建設(shè)同步。

境外建設(shè)項目往往是多利益主體在設(shè)立合資公司時，按照國際規(guī)則簽訂協(xié)議或合同形式明確權(quán)利與義務(wù)，建設(shè)期間一切按照合同和國際慣例運作。因此，應(yīng)充分開展項目文檔管理策劃，在招投標和合同簽訂階段，就將建設(shè)項目文檔管理要求納入，以減少后期合同變更與索賠風險。

2.4 建設(shè)集成信息平臺，從行政管理向技術(shù)管控轉(zhuǎn)變

國際石油公司信息化程度高，一般都建立集成的信息化平臺進行文檔管理，其特點是將文檔管理制度嵌入系統(tǒng)中，通過技術(shù)手段實現(xiàn)文檔的統(tǒng)一管控。A項目通過實施項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了項目文檔全生命周期的信息化管理，各項工作均需要在該系統(tǒng)平臺上按照程序文件要求開展，沒有齊全完整的文檔資料不能進入下個環(huán)節(jié)。如埃克森美孚石油公司將文檔管理納入運營一體化管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)固化文檔收集范圍與流程。

因此，在建設(shè)項目管理中，要按照整體規(guī)劃、高度集成的原則，建設(shè)集中統(tǒng)一的文檔信息管控平臺，充分運用信息化手段實現(xiàn)項目文件與檔案的全過程管理，將文檔管理流程與業(yè)務(wù)流程充分融合，逐漸從行政管控向技術(shù)管控轉(zhuǎn)變。在此基礎(chǔ)上，圍繞企業(yè)知識管理平臺目標，運用新技術(shù)，發(fā)揮文件檔案在項目建設(shè)與運營過程中的價值。

2.5 提升文檔人員素質(zhì)，從事務(wù)工作向規(guī)則制定轉(zhuǎn)變

國際石油公司建立較為完善的文檔人才管理體系，特別是人才引進、培養(yǎng)和發(fā)展機制，并在機構(gòu)設(shè)置和制度設(shè)計方面保證文檔工作的獨立性和專業(yè)性。一般都設(shè)有明確的文控管理部門和專門的文檔人員負責文檔策劃和管理工作，文控工程師通常被列為關(guān)鍵崗位，文控主管人員被列為項目不可替換人員，且具有較高的任職資格要求。如殼牌石油公司的高級文控師一般需要10年以上的文控管理經(jīng)驗，并具備專業(yè)的文檔管理和信息技術(shù)知識。文控管理部門的主要職責是制定文檔管理制度規(guī)范、管理指南或指引，并開展培訓和監(jiān)督執(zhí)行。紙質(zhì)檔案的整理、保管等事務(wù)性工作往往依托社會力量。

文檔管理理念的認同、文檔管理規(guī)則的制定與實施都依賴于專業(yè)的文檔隊伍。因此在開展建設(shè)項目時，要重視文檔專業(yè)人才的配備和培養(yǎng)，并將工作重心逐步從檔案事務(wù)工作向檔案規(guī)則管理轉(zhuǎn)變。