關于智慧校園環境下高職院校檔案信息化建設的思考

何利容

摘要：伴隨著社會時代的快速發展，越來越多的領域開始應用信息化建設提高行業的發展效率。在各大高職院校改革的過程中，智慧校園的建設成為了主要的目標。在高職院校不斷發展的過程中，最為重要的組成部分之一就是檔案管理，需要將信息化建設融入到檔案管理的過程中，創建智慧校園環境，提高高職院校檔案信息化建設的效率，為學校未來的發展提供可靠的依據。

關鍵詞：智慧校園環境;高職院校;檔案信息化建設

中圖分類號：G717.24?? 文獻標識碼：A?? 文章編號：1672-9129（2020）12-0108-01? 近十幾年來，我國逐漸步入大數據時代，信息化技術的到來給各大高職院校帶來了許多的挑戰同時也創造了許多機遇。高職院校傳統管理模式已經無法滿足當代社會發展的需求，只有不斷突破、創新才能夠建設出智慧校園。為了從根本上優化高職院校的環境，提高教學效率和管理效率，我們將信息化建設應用于檔案管理的過程中，能夠有效地提升資源管理效率。尤其在建設智慧校園環境的過程中，需要不斷創新新時代的檔案管理工作制度，才能夠解決當前發展過程中存在的問題，不斷提高檔案信息化建設。

1 高職院校在檔案信息化建設中存在的問題

1.1 對信息化建設認知不足。??? 從當前高職院校檔案信息化建設情況上看，存在部分高職院校僅僅追求紙質檔案變為數字化，在信息化建設和電子化建設的理解方面存在著很大的偏差，進而導致檔案信息化管理工作僅僅停留在建設電子檔案的層面上，并沒有將檔案信息作為一種資源來整合，忽視了檔案信息與網絡管理中心、學校圖書館等方面的聯合規劃，進而導致高職院校檔案信息化建設受到阻礙。

1.2 高職院校在檔案信息化建設中管理不當。??? 高職院校檔案管理部門并沒有重視檔案信息化建設，在管理技術和管理資金方面投入比較少，與此同時，檔案管理部門沒有明確信息化建設的目標，設定的管理方案與實際情況不相符，在購買管理設備時也沒有按照需求進行購買，進而導致資金浪費嚴重，十分不利于高職院校檔案信息化建設的發展。

1.3 檔案信息化建設質量較低。??? 從目前的發展形勢上看，我國高職院校在信息化建設方面均沒有投入較高的關注，進而導致建設質量較低。首先，在檔案信息化建設方面沒有指定管理標準，進行網絡體系構建時，沒有對技術標準與網絡環境提出具體的要求，進而導致信息技術不完善，也無法保證信息網絡體系的可行性，無法適應當前社會較快的發展速度，其信息化建設的兼容性比較差。除此之外，高職院校檔案信息化建設并沒有根據院校的實際情況考慮，更沒有將未來發展納入規劃的范圍中。

1.4 高職院校檔案管理人員綜合素質較差。??? 對于高職院校檔案管理來說，管理人員的綜合素質十分重要。但是，在當前的實際情況下，高職院校檔案管理工作人員的技術水平參差不齊，不僅僅專業水平有待提升，部分院校還存在著缺乏檔案管理人員的問題。大多數檔案管理人員都是身兼數職，并不是專業的檔案管理人員，在上崗前缺乏專業的培訓，進而導致整個管理團隊的綜合水平較差，不利于高職院校檔案管理的建設與發展。

2 高職院校開展檔案信息化建設策略

2.1 明確檔案信息化建設的價值。??? 為了提高高職院校檔案信息化建設的效率，首先高職院校的高層管理人員和相關部門需要了解信息化建設的重要性，檔案信息化建設不僅僅需要將文字、實物以及圖像進行保存，還需要通過計算機中段和網絡共享檔案信息、提高信息的利用率，便于教職工快速的查閱相關信息。

2.2 強化檔案信息化建設的基礎設施。??? 高職院校檔案信息化建設的基礎就是硬件設施與軟件設施，比如說打印機、計算機和掃描儀等，軟件設施還需要檔案信息數據處理系統等只有配備完善的軟件、硬件設備，才能夠有效地提高檔案信息化建設效率。

2.3 完善檔案信息化建設的有關標準。??? 制定檔案信息化管理規范、完善相關建設標準是高職院校檔案信息化建設最重要的工作之一，其中包括檔案數據庫與地方檔案館聯系的工作標準、檔案信息系統設計的標準等，在完善相關標準的過程中，需要嚴格秉承社會制度和高職院校的一系列規章，確保管理標準的有效性。

2.4 加強信息資源建設。??? 高職院校檔案信息化建設的核心內容就是信息資源建設，首先檔案管理相關部門首先需要建立檔案數據庫，將所有的檔案治療儲存于同一個數據庫中這才能夠有效地和其他部門進行共享。檔案管理部門可以根據數據庫信息的重要程度來分配權限，加強數字化管理工作。每個高職院校還應該建設自己的信息采集系統與網站，為信息共享提供更加廣闊的平臺，提高服務效率。

2.5 培養高職院校檔案管理專業團隊。??? 高職院校為了提高檔案信息化建設效率，首先需要引進更多專業的技術人才，他們就要掌握較高的計算機應用水平和檔案管理能力。除此之外，高支援下還需要對檔案管理專職人員進行針對性的培訓，及時更新管理理念，創建一支專業性強、經驗豐富的檔案管理團隊。

3 結語

在當前信息技術發展的時代下，各大高職院校意識到了檔案管理工作的重要性，為了促進智慧校園環境的建設，我們需要采取相應的措施提高檔案信息化管理水平。檔案信息化建設是一項內容較為繁雜的工程，需要各個領域的人員都積極參與。檔案管理信息化建設需要順應時代的發展趨勢，高職院校需要主動面對現代教育改革，投入更多的人力、物力和財力在資源整合的過程中，最大限度拓寬內外資源，創新出更多的建設方式，不斷推動高職院校檔案管理信息化建設。

參考文獻：

[1]宋國艷，丁麗云.關于智慧校園環境下高職院校檔案信息化建設的思考[J].中外交流，2019，26（15）：29.

[2]吳暉.基于智慧校園環境的高職院校檔案信息化建設研究[J].信息與電腦，2020，32（4）：250-251.

[3]陳靜.基于智慧校園環境下的高職院校檔案信息化建設[J].新教育時代電子雜志（教師版），2020，（1）：247.

[4]吳冬梅.智慧校園環境下的高職院校檔案信息化建設研究[J].北方文學（中旬刊），2019，（3）：130.