試論檔案信息化建設與檔案管理

焦陽

摘 要：檔案信息化建設是當代時代發展的必然需求，同時也是對檔案管理本身的要求。現階段，只有對學校檔案管理和信息化建設相互融合，利用現代化技術，全面提升檔案管理水平和管理效率。基于此，本文通過檔案信息化建設和檔案管理展開闡述分析，以此希望全面規范和提升我國檔案管理效率，提升檔案管理工作效率。

關鍵詞：信息化;檔案;管理;建設

信息化建設發展是學校管理工作的重要趨勢，同時要代表了未來工作的方向。全面構建檔案管理信息化是社會工作發展建設下的必然趨勢。我國改革開放以來，信息化的出現快速推動了學校的發展進程，尤其是在檔案管理方面，更加體現和展現出了信息化在檔案管理中的重要價值。檔案管理理念和管理能力的不斷創新是當前的主要方向，只有不斷提升檔案管理人員工作效率以及管理能力，才能更加前面的保證管理工作的順利開展。

1 檔案信息化建設的概念和特征

1）檔案信息化建設的概念。檔案信息化建設對資源共享起著非常重要的作用，對檔案信息化建設的分析可以從兩個角度上來看。站在檔案信息化廣義的角度上來看，各個行業中都融合了信息方面的融合性和共享性，在社會、經濟以及政治等多方面都有著一定的影響，尤其是對檔案內部資料的整合有非常重要的作用。狹義的角度上來看，檔案是一個學校內部的資料，通過融合信息化可以使檔案信息變得更加全面性[1]。檔案信息化建設應用在檔案管理中，就是將原有檔案的保存方式轉變為電子方式進行保存，實現檔案保存的長久性，從而保證資源共享，更加方便檔案管理和信息查詢，提升檔案管理建設效率和信息化建設。

2）檔案信息化建設的特征。學校檔案信息化在建設過程中，不同的管理階段具備不同的管理方式和特征。檔案信息化建設是對原有傳統的檔案管理一種新的突破，存在多元化管理的特點，檔案管理信息技術在一開始應用過程中，得到計算機的應用，再加上計算機存在儲存能力，信息化開始得到更多人的認可，經過不斷應用和發展，檔案管理在學校應用中的位置組建靠前，也提升了在學校中的應用效

率[2]。隨著信息化建設時代發展下，數字化時代的來臨，標志著數字化成為檔案管理應用的首要選擇，同時也表明了檔案信息化建設朝著數字化前進。

2 檔案信息化建設的基本內容

新時代不斷發展下，檔案信息化建設成為學校檔案管理的必然趨勢，其中，在建設檔案信息化建設過程中，可以通過不斷強化檔案信息應用系統、加強基礎設施建設和安全保障以及人才隊伍等方面的建設。這些都是建設檔案信息化建設的基本內容，保證檔案信息化建設和檔案管理的標準化[3]。

1）系統化建設：檔案管理首先要保證的就是系統自身的安全性，同時加強檔案管理系統軟件整體的開發力度，從而達到人們自身的建設需求，全面提升軟件系統的開發力度。另外，在進行系統建設過程中，還要保證軟件系統自身的兼容性，并滿足各個層面對檔案管理的使用需求度。

2）檔案信息資源共享性：在進行檔案管理建設過程中，可以建立綜合性的檔案數據庫，同時對目錄文件名保存完整，并將電子文件進行管理，保證電子檔案管理的有效性，保證檔案全面的數字化管理和處理，從而達到檔案數字化處理的目的，豐富檔案信息資源管理多樣性，提升整體檔案管理效率。

3）檔案管理安全保證建設：檔案一般都存在個人信息或者學生重要信息，如果檔案信息內容內泄漏，會造成無法預知的后果，因此，在信息化檔案建設和管理中，對信息檔案的安全性保證要放在首要位置，只有重視檔案安全，并不斷完善安全管理機制，完善檔案管理人員對整體安全框架結構的保證，才能為檔案管理安全化提供更好的運營平臺[4]。

4）檔案管理人才隊伍：在檔案管理過程中，盡管信息化建設下，但仍然離不開人員的管理，一個好的檔案管理人員對信息化管理實施也有非常大的幫組，因此，在進行檔案管理過程中，要重視信息化建設中的管理人員，投入新設備、技術，打造全面信息化建設隊伍，從而為檔案信息化管理工作提供更堅實的基礎保障。

3 檔案信息化建設管理存在的問題

1）對檔案管理信息資源的規劃不夠長遠。目前，很多學校在進行檔案管理中，對檔案管理都非常重視，但對其信息化建設和管理并沒有長期規劃，只是簡單的認為檔案管理做好就可以，對于信息化建設仍然保留在原有的基礎上，沒有進行創新和投入。如果在檔案管理過程中，只停留在基礎表面上，那么，就無法滿足信息化建設更高層面上的需求[5]。

2）沒有充分認識到檔案信息化建設的重要性。很多學校在建設檔案管理過程中，已經開展了檔案信息化，但并沒有很具體的開展，并沒有認識到檔案管理信息化管理的重要性，在信息化建設方面的工作并沒有認識到重要性，造成學校在檔案管理過程中，信息化水平保持在一個中立的局面。檔案管理人員沒有認識到檔案管理的重要性，無法真正的展現出檔案管理信息化建設的優勢。

3）檔案管理人員的綜合素質有待提高。現階段，在學校進行檔案管理過程中，管理工作人員只是在原有知識基礎上進行檔案管理，對新有的檔案信息知識并不了解，導致信息化資源浪費，在檔案信息化進程建設開展過程中，呈現出落后的局面。另外，檔案管理人員對信息化在檔案管理中的建設中還存在其他問題，例如：管理人員不愿意學習新的知識，對管理意識較低等等，這些都表現在檔案管理人員綜合素質方面上，只有保證信息化建設工作的大力開展才能不斷提升檔案管理信息化建設。

4 提高檔案信息化建設和檔案管理水平的措施

1）要對檔案信息化長遠規劃。檔案管理是一個學校的基本工作內容，只有對檔案管理信息資源在管理過程中進行規劃，并制定工作制度，才能提升工作效率，保證工作制度規范化。建設檔案信息化并不是在短時間內可以完成的，只有規劃好檔案信息化發展，并做好檔案管理基礎工作，才能不斷完善檔案管理。另外，在規劃檔案信息建設過程中，還要制定檔案管理信息化建設發展最終目標，以幫助檔案管理的順利發展。

2）提高檔案管理人員綜合素質。檔案信息化建設過程中，主要承擔的責任人是管理人員，因此，管理人員自身的專業程度和工作能力直接影響著信息化建設的水平。想要保證檔案管理資源效率，只有不斷提升檔案管理人員自身綜合素質，加強對人員的專業培訓力度，才能充分的提升管理人員的專業程度。另外，也可以通過開展專業知識比賽，以員工之間相互競爭的方式提升管理人員對專業的學習效率，以便于更好的開展信息化建設，增加檔案管理工作效率，徹底打破傳統的管理方式，以提升信息資源利用率。

3）強化電子文件的管理。檔案信息是學校重要的文件檔案，尤其是信息化建設下，很多檔案都是以電子文件的方式保存，因此，對電子檔案的安全要不斷重視，并加強和提升檔案管理自身的安全性和可靠性，保證電子檔案的安全性以及工作過程中的效率。其中，查閱制度可以保證檔案管理的安全，避免出現電子文件丟失的現象，保證檔案管理的安全性。

5 結束語

綜上所述， 隨著信息化建設融合到各行各業，信息化進程已在我們身邊悄然而至。尤其是學校，在發展過程中，信息化建設是必不可少的，檔案管理信息化建設是工作發展的必然趨勢，是實現快捷化、效率化的首要保障。盡管檔案信息化建設和管理過程中存在一些系列的問題，只有針對其提出相對應的應對策略，才能不斷提升檔案管理工作效率，達到專業水平管理化。

參考文獻

[1]張義森，閆孟菡.檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業務，2020，（10）：83-84.

[2]余紫珊.街道辦事處檔案管理信息化建設工作措施分析[J].傳媒論壇，2020，3（12）：118，120.

[3]趙偉.試論公路檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2020，（10）：88-89.

[4]羅紅陽.人事檔案管理的信息化建設研究[J].商情，2020，（20）：149.

[5]李麗娜.現代企業檔案管理工作信息化建設探析[J].辦公室業務，2020，（10）：91-92.