檔案管理信息化建設探尋

楊榮梅

摘 要：隨著科技的發展，電子版已經取代了部分紙質版檔案。依靠人工和紙質收集信息并加以保存的檔案方式變成了傳統，對于現在飛速發展的社會來說，這種方式已經開始落后。檔案的管理工作，開始逐漸轉變重心，從資料的記載變成了現在檔案信息化建設的重要性以及現在檔案的保管和安全等。科技大爆炸的沖擊，讓很多的企業都面臨著一個選擇，是應用新穎的電子文件還是傳統的檔案工作。本文主要基于現在企業對檔案信息的處理現狀對其信息化建設進行探究。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;探尋

信息化成為如今這個時代最重要的東西，它不僅關系著社會的發展，對人與人之間的交流也產生了很大的作用，信息化建設是未來的發展方向，而檔案作為信息化中最中心的東西，在日常生活中占據了十分重要的地位，其管理工作也在逐漸向信息化和現代化轉型。

1 檔案管理信息化的必要性

1.1 方便企業信息管理

檔案管理信息化能夠幫助企業進行更好的管理，一定程度上提高了企業的工作效率。對于在企業中從事檔案管理的工作人員來說，信息化管理無疑減輕了他們的工作壓力，他們可以利用先進的網絡技術對企業中人員的檔案進行管理，同樣，在需要調用的時候，只需要在計算機上進行查找，然后便可以精確到每個人，這樣的工作方式不僅簡單，并且還能夠詳細的記載企業需要的信息，不會造成數據丟失的情況。相關的工作人員還可以通過網絡的方式實現線上溝通，針對檔案管理信息化中出現的漏洞進行分析，給出具體可行的實施方案，進而使企業的信息管理達到優化。

1.2 提高企業的市場競爭力

對于企業來說，檔案管理信息化能夠幫助他們提高自身在企業中的競爭力。我國很多的企業在檔案信息收集方面都存在著一個弊端，那就是信息的采集跟不上企業實際的變動，并且由于很多影響因素導致信息的收集工作展開的不全面。檔案管理信息化的展開，很好的解決了這個問題，通過計算機技術的幫助，企業中很多的資料都可以通過計算機進行存儲，并且對于經驗豐富的企業來說，他們可以利用互聯網了解到市場上以及其他企業的很多信息，而這些信息能夠幫助企業先一步了解到市場的需求，進而促使自身及時作出改變，迎合市場的需求，提高自身在市場上所占有的份額[1]。

2 檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 其管理理念相對落后

在很多人的印象中，檔案就是傳統的白紙黑字，再用黃皮檔案袋進行封存，從而進行管理。這種理念一直存在于企業的相關工作人員意識中，這種保存方式相對安全且嚴格，但是對于現在的使用來說，已經相對落后。長期檔案管理工作中，其工作人員已經形成了固定僵化的思維模式，對于新型管理方式的接收需要一定的適應時間，且檔案管理的工作長期都是處于幕后默默無聞的狀態，這也導致相關工作人員對其檔案管理產生一定的麻痹心理。

2.2 檔案管理信息化建設整體工作不完善

檔案管理信息化的理念還沒有被更多的人接受，甚至很多的企業都還沒有開始采用這種方式，因此，整個檔案管理信息化建設的工作和體系并不完善。信息技術的發展速度十分的快，檔案管理信息化卻發展的緩慢，在該方面的處理中，沒有一個完整的計劃和科學的體系進行支撐，即使部分企業開始進行這部分的研究和探討，但始終都是在表面，沒有深究，導致現在很多信息化建設表象上看起來很好，但是深究后便會發現其中存在著很多漏洞，這是因為沒有一個科學的指導，導致現在檔案管理信息化的發展，遠遠低于人們的期望。

2.3 相關工作人員專業能力不夠

相關工作人員的專業能力也是影響檔案管理信息化建設的原因之一。要想真正實現檔案管理信息化建設，必須要多個環節相互配合，不能唱“獨角戲”，并且，檔案的管理，是基于企業信息收集相對完善的基礎上進行的，如果連這個基礎都做不好，那么整個高樓也會坍塌。而相關工作人員的素質問題，對其產生了十分大的影響，檔案管理對工作人員的要求，要他們熟悉檔案管理的工作流程，還要他們對網絡技術有一定的了解。而對于大多數企業來說，要想同時滿足這兩點，還存在很大的問題[2]。

3 檔案管理信息化優化措施

3.1 建設現代化的管理理念

建設現代化的管理理念，隨著互聯網的深入發展，越來越多的人對其有了接觸，所以，檔案管理工作人員需要及時轉變自己的思維方式，建設現代化的管理理念，隨時關注網絡信息的變化，面對企業、社會、用戶做出不同的分析，給出相對應的檔案信息。

3.2 創建智能、現代的管理系統

智能、現代的管理系統能夠幫助相關工作人員完成基本的檔案處理要求。針對不同檔案的管理方式，創作適合工作人員操作的軟件，利用網絡技術的自動化實現對不同檔案的保管工作，實現數據自動化、保存自動化，運行高效安全，也是現代檔案管理信息化的基本要求。

3.3 提高工作人員的專業素質

從事檔案管理工作的人員雖然多，但是具備高端技術的專業人才卻不多。目前最需要的，就是提高相關工作人員的專業技術，培養出一批適合自己企業發展的專業技術人才，定期進行培訓，提高專業的技能和知識，只有保證了工作人員的技術，才能夠進一步發展完善檔案管理信息化的工作，進而保證人事管理處于高效運轉的狀態，為企業的經營打好基礎。

4 結束語

檔案管理信息化工作在企業的運行中看似不重要，實則是企業運行的基礎。目前，我國的很多企業并不重視檔案管理信息化建設工作，但是，要想企業在市場上有個更好的發展，必須緊跟時代的進步，及時的改變自身，做好檔案管理轉型的工作，抓住機會，推進企業的發展。但是對于我國的檔案管理信息化工作來說，還有很大的進步空間。

參考文獻

[1]李新路.檔案管理信息化建設探究[J].黑龍江科學，2018，9（21）：152-153.

[2]于雪梅.檔案管理信息化建設探討[J].智庫時代，2018，000（037）：P.271-272.