事業單位人事檔案管理信息化建設路徑

摘 要：在事業單位的檔案管理工作，信息化建設是十分重要的。尤其是在近些年來，檔案管理模式逐漸改善，在信息技術的支持下加強集中管理，有利于提高事業單位檔案管理的效率。而相比于傳統的檔案管理方式，信息化管理簡化了以往繁瑣的使用流程，對事業單位的穩定、可持續發展具有重要意義。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;信息化建設

為了進一步提高事業單位人事管理檔案工作的效率，單位應該不斷加強對自身檔案管理的功能優化，擴展收納能力，充分利用現代互聯網信息化技術，一改傳統的檔案管理方式，建立集合，收納，存儲，讀取一體的現代化信息化的檔案管理理念和模式，妥善吸納各部門的反饋意見，不斷促進事業單位檔案管理工作科學化規范化和現代化的轉變，與時代相接軌。

1 事業單位檔案管理信息化建設的作用

1.1 提高事業單位科學管理，節約人力資源

比較傳統的人工模式，需要人力資源相對較多，工作強度比較大，費時費力。而檔案管理信息化能夠實現對數據資源的信息管理，加強數據的重復利用，有效減少數據的重復錄入，有效實現資源的融合和共享，節省人力資源，降低工作人員的工作強度。

1.2 實現信息資源融合和共享，有效提高事業單位工作效率

傳統檔案管理模式，人工模式占用空間比較大、查詢的速度比較慢、檔案管理不暢，不能有效滿足工作需要。而檔案管理信息化能夠有效提高工作效率，更加快速地收集、編纂，實時實現信息資源的融合和共享。檔案管理信息化建設，能夠改變傳統的單一型操作，實現檔案互聯互通，相互融合，資源共享，建立體系化管理。優化管理體系建設，研發系統化的管理軟件，指導工作人員科學、合理地進行操作，這種做法便于自動化管理檔案。同時，全面收集、整理檔案信息，推動檔案管理程序化、智能化。在此基礎上更加便捷為系統的查詢、統計、計算服務。

2 事業單位人事檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 對信息化建設不夠重視

目前有很多事業單位沒有意識到檔案管理對自身發展的重要作用，甚至一些管理人員認為檔案管理的成果對單位的發展不會造成任何影響。因此出現了事業單位檔案管理的工作目標不明確、工作流程不規范，從而失去了事業單位檔案管理的真正職能及作用。也正是因為這種錯誤的認識使很多事業單位對檔案管理的信息化建設程度不夠。而且在事業單位檔案管理部門，中負責人員為了節省成本，不注重檔案管理的信息化建設，對其投入的資金、人力和物力都明顯乏力，致使無法支撐完善的信息化體系建設。

2.2 事業單位檔案信息化建設缺乏安全性保障

某些事業單位會將普通檔案和特殊檔案混合在一起，極易造成重要文件泄露，這一現象必須引起事業單位的高度重視。但是由于信息化技術水平的限制，檔案管理工作的安全性仍是事業單位需要攻克的難關。另外在信息資料的公開審理過程中，很容易在瀏覽外網資料時遭到黑客入侵，嚴重威脅檔案安全。

3 事業單位人事檔案管理信息化建設有效路徑

3.1 加強管理工作理念的轉變

事業單位管理人員需要充分重視人事檔案管理的信息化理念轉變工作，要做到足夠重視人事單位信息化管理建成的重要性，必要時候可以給予物資、人力等方面的實際支持，為信息化檔案管理的建設工作提供扎實穩定的物質基礎。人事檔案信息化實現過程當中，首先要配置專業人員，進行信息化檔案錄制工作;其次要有專職人員進行24小時的實時管理，保證檔案存儲的安全性，實現人員配置逐步優化，為人事檔案信息化建設提供一個良好的實施基礎。其次，管理部門需要不斷加強對事業單位管理人員的考核和培訓工作，運用科學化的管理方法和管理技術，普及信息化技術的實際操作技巧，使檔案管理人員能更好的掌握現代化先進科學的管理方法，運用各項專業技巧提高自身管理技能，建立上通下達的信息傳遞體系，有效提高事業單位人事檔案管理的實際運行效率。

3.2 提高信息化建設的安全性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要規范和完善檔案管理制度，并嚴格執行檔案管理工作的各個環節。需要注意的是，事業單位一定要規范使用員工檔案資料，強化工作人員對于檔案工作的掌握，促進檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應該采用硬件保護和軟件預防相結合的方式針對電腦病毒進行技術防護，同時構建檔案信息安全防護體系減少黑客入侵現象發生。目前應用的防火墻技術，即在檔案部門的內網和外網之間設置保護屏障的方式，在避免泄露內部信息的基礎上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術，如數字簽名、數字證書、加密技術等手段也在發揮著至關重要的作用。值得一提的是，事業單位各部門之間需達成統一標準，共同構建安全體系，降低安全風險。

3.3 強化檔案管理人才的引進和培養

事業單位在進行檔案管理工作時，應該注重對于檔案管理人員的培養問題，采用分級管理培訓的形式，對員工進行指導和監督，并將工作安排細分，責任到人，高層員工要端正工作態度，提高專業技能水平，幫助工作任務順利完成。檔案管理工作是服務性質的工作，與此相關的工作人員都應該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

4 結束語

綜上所述，落實檔案信息資源開發利用有著重要意義，也具有極高的必要性。通過更新檔案管理觀念、加強檔案管理軟硬件設施建設、重點展開檔案信息化建設、優化檔案資源結構、依托先進技術展開信息挖掘，提升了檔案信息資源開發利用的效率，實現了檔案管理的工作升級，為組織發展提供了更多支持。事業單位需要做好檔案管理工作，不斷加強自身信息化意識的轉變。在科學化規范化的前提之下，推進現代化檔案管理平臺的建設工作，完成事業單位信息化人事檔案管理的目標。

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作者簡介

許艷芳（1984-），女，漢族，河北滄州人，中共黨員，畢業于吉林大學，大學本科，（副研究館員）高級工程師，主要從事檔案管理、職稱評審等工作。