淺談如何做好新時期學(xué)校檔案管理工作

孫博群

摘 要：學(xué)校檔案是直接記述和反映學(xué)校活動保存?zhèn)洳閷W(xué)校各種文件材料的總稱，做好學(xué)校檔案管理工作和利用，對于提高學(xué)校教學(xué)工作質(zhì)量、行政后勤管理等水平，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展都具有十分重要的意義。探索學(xué)校檔案的服務(wù)功能，挖掘并利用好學(xué)校檔案資源，對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展具有積極的推動作用。學(xué)校的檔案管理作為社會管理的重要組成部分，要積極加強(qiáng)創(chuàng)新性管理和服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案;管理

1 新時期學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)

學(xué)校檔案與其他行業(yè)、部門檔案相比，有其自身的獨(dú)特性，而具有特定的范圍。就收集內(nèi)容來看，包括以上級有關(guān)部門文件和學(xué)校自身形成的文件資料，如教學(xué)管理、科研成果、基本建設(shè)、財務(wù)帳冊、設(shè)備、照片、錄音錄像資料等為主，收集范圍明確，檔案種類多樣。就使用對象來看，學(xué)校檔案的使用對象比較單一，一般為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人或特定的工作人員、學(xué)生。

學(xué)校檔案是學(xué)校各項日常工作中形成的第一手資料。是反映學(xué)校歷史的真實資料，合理利用學(xué)校檔案，可以找準(zhǔn)工作方向，提高工作的效率。具體地說，學(xué)校檔案的服務(wù)功能包括以下幾個方面：

1）匯總各類信息。學(xué)校檔案囊括了上級有關(guān)部門文件、學(xué)校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個方面，是學(xué)校信息的重要載體。充分利用學(xué)校檔案豐富的信息資源，加強(qiáng)學(xué)校檔案多種信息的匯總工作，最大程度地挖掘?qū)W校檔案的信息資源，就可以充分占有信息資料，為提高工作質(zhì)量與效率提供信息保障。

2）提供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。國家的方針、政策一般都是以文件的形式傳達(dá)與貫徹的，研究和分析這些文件精神，不僅對文件精神的落實具有重要的意義，而且，從而為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供學(xué)校發(fā)展的有價值的意見或建議。

3）管理經(jīng)驗分析。學(xué)校檔案中含有大量的有關(guān)學(xué)校管理方面的信息，特別是隨著教育改革的不斷深入，學(xué)校各職能部門對管理方面的信息需求越來越廣泛。所以，檔案工作人員可以通過縱向比較分析、橫向比較分析的方法，為他們提供學(xué)校管理方面的各項信息服務(wù)。

4）各類咨詢查證。學(xué)校檔案工作人員利用所藏檔案資料，圍繞師生提出的某一特定主體或?qū)ｎ}，在管理要求范圍內(nèi)，經(jīng)過整理提供給他們。如教職工業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢、畢業(yè)生學(xué)籍資料、校園活動資料查詢等等，學(xué)校檔案工作人員還可以在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上，有針對性地開展學(xué)校檔案編研工作，如編制《大事記匯編》、《學(xué)校榮譽(yù)匯編》、《學(xué)校規(guī)章制度匯編》、《教學(xué)科研成果匯編》等材料，從而更好地提供服務(wù)。

2 新時期學(xué)校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)和問題

1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視。一些學(xué)校上到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下到行政主管，對檔案管理的工作都沒有引起足夠的重視。因為大多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案管理工作認(rèn)識比較膚淺，忽視了檔案工作對教育事業(yè)的促進(jìn)作用，由此導(dǎo)致檔案管理工作長期處在一個“說起來很重要，做起來沒必要”的尷尬境地。學(xué)校主要負(fù)責(zé)人把工作的重心都放在學(xué)生管理、教學(xué)質(zhì)量、學(xué)校聲譽(yù)等問題上，認(rèn)為檔案管理無足輕重。雖然一般來說，學(xué)校都會設(shè)立行政人員主管檔案部門，在職能上，檔案行政管理部門是檔案業(yè)務(wù)的主管部門，但由于缺乏專業(yè)指導(dǎo)，又得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，導(dǎo)致部門運(yùn)作流于形式，并沒有起到很好的管理作用。由于檔案部門的職能不夠突出，領(lǐng)導(dǎo)就更加忽視檔案工作，長此以往，學(xué)校檔案工作就陷入惡性循環(huán)。

2）管理形勢復(fù)雜但管理手段單一。由于教育事業(yè)的發(fā)展，學(xué)生數(shù)量增加，檔案工作逐漸呈現(xiàn)出“多元”“冗雜”“繁復(fù)”的特性來。但一些學(xué)校受傳統(tǒng)管理觀念的影響，管理手段依然落后，信息化程度不夠，根本無法適應(yīng)當(dāng)前時代背景下對檔案管理工作的要求。因為只靠簡單傳統(tǒng)的管理辦法，已經(jīng)完全不能處理復(fù)雜的檔案業(yè)務(wù)。面對這樣的形勢，必須去制訂一套新的檔案管理方案，不能只是通過傳統(tǒng)的手段，即手工作業(yè)的方式來對檔案進(jìn)行整理和編目，因為這種做法工作量大、速度慢、時間長，勢必會造成工作疏漏等問題，讓檔案管理工作不能拓展開來。

3 提高學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新水平

學(xué)校檔案服務(wù)工作要適應(yīng)發(fā)展的需要，不僅在于對服務(wù)功能的認(rèn)識，還要進(jìn)一步完善和提高管理水平，不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1）大力轉(zhuǎn)變思想觀念。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要對檔案部門給予更多的重視，優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)，配置專職的檔案工作人員。學(xué)校檔案工作人員要進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，在檔案管理新要求之下，積極探索檔案工作的新思路、新方法，主動樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)服務(wù)功能。

2）著力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，創(chuàng)新管理手段。學(xué)校檔案工作人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)鍛煉是做好檔案工作的基本保證。檔案工作人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷提升自己，不斷完善自己。拓寬專業(yè)基礎(chǔ)知識，完善知識結(jié)構(gòu)。要不斷吸收先進(jìn)的檔案管理手段，與時俱進(jìn)，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的新型的管理知識和技術(shù)，結(jié)合實際運(yùn)用到檔案管理工作中，推動檔案管理向信息化方向發(fā)展。信息化管理是檔案管理工作的開展趨勢，也是提高檔案管理水平的必經(jīng)之路。具體可以通過以下方式豐富管理手段：首先，觀念要新。樹立創(chuàng)新的理念，其次，技術(shù)要新。變傳統(tǒng)手工作業(yè)為現(xiàn)代技術(shù)作業(yè)，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，來收集、保存、傳遞、處理檔案資料，提高檔案管理工作的效率。再次，資料信息要新。傳統(tǒng)的檔案資料都是實物，對于這些真實存在的資料，存放、提取、整理都相當(dāng)繁瑣。引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，將實物信息轉(zhuǎn)化為電子信息，再利用校園網(wǎng)建立數(shù)據(jù)庫，這樣上傳、檢索、查詢檔案資料就相當(dāng)便捷了。

3）優(yōu)化檔案管理設(shè)施，保證工作質(zhì)量。由于檔案管理工作長期得不到重視，所以檔案資料的存放和管理設(shè)施都相當(dāng)簡陋。就硬件來看，學(xué)校應(yīng)該配備空間足夠?qū)挸ǖ臋n案室，檔案室必須能夠容納當(dāng)前所有的檔案資料，而且要考慮十年的發(fā)展空間。要制作一套規(guī)范、準(zhǔn)確、先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，采用新型的檔案管理辦法能夠更好地提高檔案管理工作的效率。由于創(chuàng)新思路的運(yùn)用，改變了原有的檔案管理模式，豐富了檔案管理手段，提高了檔案管理的質(zhì)量。從而更有效地提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]裴宇奇.試論中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，14：88-89.