加強學校文書檔案管理工作的方法研究

郭朝陽

摘 要：學校開展教育活動、黨政建設、校園文化活動等項目時，會留下圖片、視頻、文字等活動資料，將所有資料完整、全面的儲存下來便是學校文書檔案管理工作內容。學校文書檔案管理工作的形式和方法多種多樣，其中包括紙質資料儲存法、信息系統儲存法等等。隨著社會形勢的不斷變化，文書檔案管理工作在教育行業中的作用越來越明顯，提高學校文書檔案管理工作效率，擴展文書檔案管理工作方法，能有效推進中等職業學校的創新和發展。基于此，文章以中職學校文書檔案管理工作中存在的問題以及加強文書檔案管理工作的有效方法展開了具體分析。

關鍵詞：中職學校;文書檔案管理;有效方法

近幾年來我國大力推進教育改革，提倡建立學校資源共享體系。在這樣的背景下，學校文書檔案管理工作的重要性日益凸顯。但我國中職學校的文書檔案管理工作存在著較大不足，這些問題會降低管理員的文書檔案管理效率，造成學校信息的泄漏、降低學校信息的使用效率。因此，提高文書檔案管理工作效率，成為當前中職學校的必然舉措。

1 學校文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 學校人員對文書檔案管理工作的認識不足

學校人員對文書檔案管理工作認識不足，首先表現在教職工人員的歸檔意識差。部分中職學校的教職工為了個人方便或其他私人原因，未將具有保存價值或收藏意義的文書資料上交給檔案管理人員，這會導致學校文書檔案管理資料不健全，阻礙了學校文書檔案管理工作效率和質量的提升。還有部分教職工認為文書檔案管理工作不重要，因此并未將平時學校或班級內舉辦的活動資料收集、整理起來，導致學校活動文件資料的缺失。

其次表現在管理人員對學校文書檔案管理工作的重視程度較差。學校并未建立起一支高素質的檔案管理隊伍，出現這種現象的很大一部分原因為學校高層管理人員將文書管理工作并入行政部門中，并且會分配1～2名行政人員兼職文書檔案管理工作，這樣極大壓縮了文書檔案管理人員的工作時間，檔案管理工作的質量和效率無法得到保證。另外，由于學校高層管理人員不重視，其他部門很難積極配合學校的文書檔案管理工作。

1.2 未建立起完整的文書檔案管理制度、監督體系

到目前為止，我國并未針對學校文書檔案管理工作制定相關法律法規，各省、各市、各學校建立起的文書檔案管理制度、監督體系少之又少。這導致中職學校文書檔案管理工作效率和質量得不到提高，還讓中職學校文書檔案管理與學校現況脫離，影響學校的未來發展。

中職學校的文書檔案管理，一般由檔案行政和教育行政部門聯合管理。但當前學校各部門將關注重點放在教育、教學工作上，并未針對學校文書檔案管理工作制定完整的監督制度，也未針對按管理工作建立專門的監督部門。出現上述問題的原因主要有兩點：第一，學校領導并不重視中職學校文書檔案管理工作。第二，中職學校的檔案管理工作未得到相關的技術和資金支持。

1.3 文書檔案管理人員綜合素質有待提高

文書檔案管理人員作為文書檔案管理的直接負責人，其綜合素質與文書檔案管理工作的質量和效率有著直接關系。第一，文書檔案管理部分人員所學專業與檔案管理部門不對口。中職學校的文書檔案管理人員大多不是檔案管理專業出身，導致文書檔案管理工作中出現業務不熟練、專業知識不了解、管理方法、管理策略不科學等問題。另外，部分中職學校未對文書檔案管理人員開展定期培訓，這不僅無法讓檔案管理人員的管理知識與時代保持一致，還會讓檔案管理流于形式，無法真正發揮其應有的作用。第二，文書檔案管理人員的政治素養不高。當前學校的文書檔案管理人員普遍學歷不高、經驗不足，政治思想無法與時代先進保持一致。長此以往，文書檔案管理人員會形成刻板的管理方式，創新意識和創新能力下降。

1.4 文書檔案管理方法不科學

大多數中職學校文書檔案管理都采用傳統管理方式，人工管理不僅效率低，而且無法滿足信息時代下中職學校的檔案需求。隨著時間推移，學校的各類文件、資料不斷增加，人工管理方式無法應對如此龐大的工作量。

2 加強學校文書檔案管理方法的策略

2.1 提高人員的檔案管理意識

首先，中職學校人員應轉變傳統觀念，樹立全員管理檔案意識。信息時代下中職學校文書檔案管理應充分利用信息技術，讓每位師生都了解到文書檔案管理的重要性。其次，中職學校還應當增加文書檔案管理人員的服務意識，積極開發與利用文書檔案管理的作用。最后，中職學校領導人員應提高對文書檔案管理的重視程度，設置專門的文書檔案管理部門。明確文書檔案管理人員的職責與義務，提高學校其他部門與文書檔案管理部門的配合程度。

2.2 健全文書檔案管理、監督體制

若想提高中職學校文書檔案管理工作質量和效率，必須建立完整的文書檔案管理、監督體制。首先，文書檔案管理人員和中職學校領導應針對中職學校的實際情況建立完整的文書檔案管理制度。完整的文書檔案管理制度不僅能夠為檔案管理人員工作提供依據，還有利于明確中職學校各部門職責，加強對文書檔案管理和使用。值得注意的是，文書檔案管理制度的制定必須依照國家法律法規和學校未來發展戰略。其次，中職學校領導需提高行政檔案管理與教育部門對文書檔案管理的監督力度，或者建立專業的文書檔案管理監督部門和制度。在文書檔案管理工作開展過程中，學校需定期安排檢查或管理人員對文書檔案管理進度、效率展開調查。將文書檔案管理工作與管理人員績效相結合，能有效提高人員工作積極性，增強中職學校文書檔案的安全性。另外，文書檔案管理人員要積極與各部門領導進行溝通和交流，充分發揮文書檔案管理的作用與效能。

2.3 提高文書檔案管理人員的綜合素質

文書檔案管理人員作為文書檔案管理的直接關系者，不僅要具備完整的專業知識，還需具備高度的政治素養和黨性修養。提高文書檔案管理人員專業素養的方法有以下幾種：第一，提高文書檔案管理人員聘請標準，建立一支高素質的文書檔案管理隊伍。第二，定期對文書檔案管理人員開展培訓，通過制定完整的人員學習策略，全面提高文書檔案管理人員的專業水平。第三，建立完整的人員常態化培訓機制，將文書檔案人員管理與學校發展策略相結合。除了專業素養，文書檔案管理人員還需具備鮮明的政治立場，擁有愛崗敬業、誠信友善、不畏艱難等良好品質。

2.4 改進文書檔案管理方法

首先，中職學校需加強文書檔案管理的信息化建設。將信息技術應用文書檔案管理中能有效提高學校文書檔案管理的基礎設施，增強文書檔案管理質量和效率。為了轉變傳統的人工檔案管理方式，中職學校可以建立數字檔案信息資源庫，利用大數據管理文書檔案，不僅能減少資料遺漏、信息短缺等情況出現，還能最大程度的實現資源共享，提高學校各部門人員對文書檔案的利用效率。但是，信息化水平的提高意味著文書檔案管理安全風險提升，因此學校必須建立資源庫防火墻，有效保障學校資源、檔案的安全性。其次，文書檔案管理人員需借助信息資源庫改變文書檔案管理方式，對文書檔案開展全過程管理，有效提高檔案管理工作的質量和效率。學校領導須對不同的人員開展不同層級的文書檔案查閱權限，提供針對性服務，節省文書檔案查閱時間。

3 結語

綜上所述，學校文書檔案管理工作對學校的內部管理和未來發展有重要作用。隨著社會的不斷發展，中職學校需不斷創新文書檔案管理工作、提高各部門人員對文書檔案管理的重視程度、建立完整的文書檔案管理制度、增強文書檔案管理人員的綜合素質，為學校的未來發展奠定良好基礎。

參考文獻

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