試論招投標檔案規范化管理

劉欣艷

摘 要：隨著我國經濟的日益發展，政府采購、工程建設活動越發的頻繁，國家出臺了完整的政府采購和工程建設招投標法律法規，但是對于如何規范管理招投標后的檔案工作并未做出具體的規范，本文主要針對招投標后檔案如何進行規范化管理進行一些有益的探討。

關鍵詞：經濟;招投標;檔案;規范化管理

1 招投標檔案規范化管理的意義

隨著科學技術的發展、信息化時代的來臨，信息的交流越發便利，人們對信息獲取的渠道更加廣泛。在信息化條件下，通過信息化、科學化 、標準化的檔案管理工作，更好、更便利的對檔案進行查詢和使用，是提高檔案規范化管理水平的一個重要方法。

1.1 招投標檔案具有記錄性，是招標活動的一個真實反映

招標是招標人受采購的委托，按照縣財政局下發的政府采購計劃，依據《政府采購法》及相關法律法規，秉承公開、公平、公正、誠實信用的市場競爭原則，通過招標采購，讓眾多投標人進行公平競爭，以最低或較低的價格獲得最優的貨物、工程或服務，從而達到提高經濟效益和社會效益、提高招標項目的質量、提高國有資金使用效率、推動金融投資管理體制和各行業管理體制的改革、提升企業競爭力、健全市場經濟體系、打擊貪污腐敗的目的。因此，招標檔案具有完整性、系統性、真實性的特點，是對整個招投標工作流程的記錄，是招投標工作開展情況的具體反映。

1.2 招投標檔案具有可追溯性，是明確法律責任的重要保障。

招標活動是在公正、公開、公平的法律環境下開展的一項工作，對招標組織單位具有嚴格要求，對招標組織過程、評審過程、中標結果公示都具有嚴格的法律規定，是一項具有保密性質的工作。因此，完善的招投標檔案不僅對規范招標活動具有記錄規范作用，更具有可追溯性，在防范風險方面的作用十分關鍵。招投標檔案中完整的記錄了招標的整個流程，通過招投標檔案，可以追溯到招投標流程中是否存在違背法律法規的地方，明確各方的法律責任，防范招投標過程中的法律風險。

2 招投標檔案規范化管理的現狀及存在的問題分析

2.1 招投標檔案規范化管理的現狀

目前，招投標檔案規范化管理工作主要依據《中華人民共和國檔案法》開展，還是以傳統方式進行紙質檔案的收集、登記、備案、存儲，還未開展電子檔案存儲工作，相應的規章制度還不完善，沒有統一的招投標檔案管理規章制度。

2.2 招標檔案規范化管理存在問題

現階段，很多招投標單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，究其原因主要表現在以下幾方面：

2.2.1 檔案管理意識淡薄

招投標完成工作后，對招投標檔案的管理工作存在不夠重視的思想，究其原因，主要是招標人認為招投標工作結束，整個經濟活動結束，檔案本身不具有經濟價值，因而造成人們對檔案管理工作的價值認識不足，對其作用把握不準，在思想上覺得檔案可以整理也可以不整理，由此忽視了檔案管理工作在實際工作中的重要性和必要性，這種淡薄的檔案管理意識，使檔案管理工作得不到應有的重視，嚴重制約了檔案管理工作的規范化發展。

2.2.2 檔案管理專業人員不足

由于對檔案管理工作的不重視，大部份招投標單位并沒有設立專門的檔案管理工作人員，都是由其他工作人員兼任或是臨時配備的，沒有對檔案管理人員進行業務培訓和崗前培訓，缺乏專業素養，對檔案管理工作缺少工作熱情和責任意識，缺少全流程管理思想，不具備全流程控制能力，很難把握招投標過程中的關鍵節點，導致招標過程中的文檔不能及時收集、歸檔，造成招投標檔案管理質量整體下降，給招投標檔案的后期查閱和使用造成了巨大的損失。

2.2.3 檔案管理制度缺失

國家針對招投標檔案管理所提出的要求和規定都比較模糊，《招投標法》和《政府采購法》只規定了采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存15年，但是并沒有詳細具體規定該如何保存，招投標檔案的管理主要依據《中華人民共和國檔案法》開展，這種粗放式的法律法規規定，存在著較大的主觀隨意性，使招投標過程中檔案資料的收集、整理和歸檔沒有一個統一標準可循，招投標檔案管理工作成為一個薄弱壞節;一部分招投標單位沒有建立檔案管理制度，對檔案的收集、登記、備案、存儲、借閱沒有相關規定，使得招投標檔案管理工作遠遠滯后于招投標活動的發展速度，一定程度上造成了檔案管理的混亂，導致檔案遺失、損毀、丟失的現象發生。

2.2.4 檔案完整性有缺陷

招標檔案完整的記錄了招標的整個流程，具有完整性、系統性、真實性的特點，是招投標業務活動中形成的各種有保存價值的文件材料構成的有機整體。但是，由于招投標過程涉及經辦人員較多，檔案材料比較瑣碎，經辦人員對于沒有經濟價值的檔案材料不夠重視，對檔案的收集反饋一般都是被動應付，以致經常發生招投標項目檔案缺失、不完整的情況。

2.2.5 檔案管理硬件設施有缺口

由于各方面原因，目前普遍存在招投標檔案庫房偏小、設備老化、存儲條件不達標的現象，檔案堆積在庫房，沒能有效的利用，檢索、查閱困難;室內溫度、濕度沒有達到檔案存儲要求，沒有防蛀措施，極易造成檔案的老化、損壞。

2.2.6 檔案管理手段落后

隨著科學技術的發展，我們已經進入了信息化時代，網絡技術、信息技術已經深入到我們的生活中，一些招投標單位也將信息技術應用到檔案管理工作當中，但是，僅僅停留在檔案存儲的初級錄入階段，并未將招投標檔案電子化錄入，查閱仍需人員到檔案所在處檢索后，到檔案室中查找紙質實物檔案進行查閱，無法做到網上查閱，沒有發揮出信息技術應用到檔案管理中的優勢，信息化程度較低，檔案管理手段仍然滯后。

3 規范招投標檔案管理的對策與建議

3.1 加強思想意識教育，提高工作人員業務素質

規范招投標檔案管理工作，首先要從思想上轉變，對檔案管理工作的法制意義和社會價值進行宣傳，改變人們對檔案管理工作的既有認識，加強思想意識教育，轉變思想觀念，營造工作氛圍，讓全體工作人員意識到檔案工作的重要性;設立專門的檔案管理人員，對其進行專業培訓，掌握檔案的收集、整理、保管和分類登記等基本知識，提高檔案管理人員的業務水平，增強全流程管理意識，把握關鍵時間節點，懂得檔案資料的收集時間、方式、方法，轉變工作作風，愛崗敬業、嚴肅認真，不等、不靠、不要，主動上門收集檔案資料，使檔案材料及時歸檔，提升檔案質量，規范檔案管理工作。

3.2 完善檔案管理制度，強化檔案收集歸檔力度

完善檔案管理制度，不斷探討摸索適合自身發展的檔案管理機制，建立一套系統、實用的檔案管理制度，從根本上轉變粗放式的管理方式，使招投標檔案管理有統一標準可循。從收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環節標準明確，職責清晰，所有的操作環節都有標準可依，真正做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫管有措施，查閱有程序，從細節上保證檔案管理工作的順利開展，從而提高檔案管理的工作效率，減少出錯概率，杜絕檔案遺失、損毀、丟失的現象發生;檔案管理人員要與項目經辦人員緊密結合，明確招標項目檔案由經辦人收集、整理、歸檔，由主管股長負責審核，然后由檔案管理人員集中保管，使得項目經辦人員積極參與檔案管理工作，變被動為主動，主動為檔案的搜集、歸檔、維護提供支持，及時將招投標材料歸檔，完善檔案材料。

3.3 推進基礎設施建設，提升檔案信息化管理水平

對于目前普遍存在的檔案基礎設施建設不達標現象，必須要加大力度推進標準化建設工作，達到庫房有容，檔案能放，室溫達標，措施得當的要求，嚴格按照相關要求建設檔案庫房，更換老舊設備，實現基礎設施標準化建設;同時，提升檔案管理信息化水平，利用信息技術，打造信息檔案管理平臺，充分利用現有的計算機檔案管理系統，逐步把原有的招標檔案資料輸入計算機，使所有檔案成為電子檔案，直接錄入信息平臺，實現目錄信息和全文信息的有效管理，利用檔案管理系統進行信息查閱，對檔案進行快速、準確地查找，提高檔案工作效率，為項目單位和全社會服務。通過計算機網絡系統，將項目全流程材料通過內網系統進行傳送，實現檔案信息互聯互通，供招標工作人員和領導隨時查詢。

4 結語

推進招投標檔案規范化管理，是社會不斷發展進步的要求。持續推進檔案管理的信息化、數字化發展，在法制框架下實現規范化，不斷加強和改進檔案管理工作，切實把檔案規范化建設落在實處，推動檔案管理工作水平的不斷提高。

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