淺析城市建設(shè)執(zhí)法文書(shū)檔案的規(guī)范化管理

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程不斷提升。迎來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，我國(guó)的發(fā)展面臨巨大的挑戰(zhàn)，尤其針對(duì)占比越來(lái)越重的城市建設(shè)而言。提倡依法治國(guó)，建設(shè)國(guó)內(nèi)的城建法律體系，對(duì)于提升城市建設(shè)水平而言至關(guān)重要。而文書(shū)檔案的合理規(guī)范化管理，可以為城建工作提供資料素材幫助。本文從目前市場(chǎng)中城市建設(shè)執(zhí)法文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，針對(duì)其中的問(wèn)題進(jìn)行一一闡述，并提出有效意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè);執(zhí)法文書(shū)檔案;規(guī)范化管理

依法治國(guó)是實(shí)現(xiàn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵所在，而目前的城市建設(shè)執(zhí)法文書(shū)檔案建設(shè)是將城建管理進(jìn)程中執(zhí)法部門(mén)執(zhí)行相關(guān)文案的相關(guān)文件、圖像、視頻等的記錄和整合統(tǒng)計(jì)。只有不斷健全執(zhí)法文書(shū)檔案管理的規(guī)范化，才可以保障城市建設(shè)管理工作的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性。下面從目前城市建設(shè)執(zhí)法文案的管理現(xiàn)狀出發(fā)，提出有效的完善建議和措施。

1 目前城市建設(shè)執(zhí)法文書(shū)檔案的管理問(wèn)題

1.1 城建管理部門(mén)缺乏執(zhí)法檔案管理意識(shí)

目前城市建設(shè)管理工作側(cè)重于實(shí)質(zhì)性操作，例如市容市貌篩查、違規(guī)違停違建拆除、地域重新規(guī)劃等，城建機(jī)關(guān)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)責(zé)任人沒(méi)有高度重視檔案管理，甚至很多文書(shū)檔案建設(shè)工作都是為了應(yīng)付檢查而進(jìn)行的臨時(shí)性突擊，失去真實(shí)性，對(duì)于城市現(xiàn)代化建設(shè)不具備參考價(jià)值。

由于部分城市建設(shè)管理單位沒(méi)有將文書(shū)檔案建設(shè)納入年度、季度等階段性工作指標(biāo)中去，對(duì)檔案相關(guān)部門(mén)組織的會(huì)議、交流活動(dòng)和課題討論都是敷衍了事，文書(shū)檔案建設(shè)進(jìn)程中存在的問(wèn)題長(zhǎng)期得不到解決，導(dǎo)致文書(shū)檔案工作長(zhǎng)期處于滯后的狀態(tài)。

1.2 城建部門(mén)的執(zhí)法檔案管理制度體系不健全

城建執(zhí)法檔案管理部門(mén)的崗位說(shuō)明不完善，各個(gè)層級(jí)的崗位職責(zé)和權(quán)利義務(wù)不明晰，就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)資料檔案建設(shè)的各環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，例如資料檢索不及時(shí)，文件資料的整理不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。

由于城建執(zhí)法檔案管理工作是一項(xiàng)需要實(shí)時(shí)更新的工作，目前執(zhí)法文書(shū)檔案的制度文件不完善，對(duì)文件的歸類(lèi)、整理、分析、后續(xù)檢索等工作執(zhí)行力度審查不足，導(dǎo)致很多文件資料整理工作就是簡(jiǎn)單地堆積和整合，沒(méi)有專(zhuān)項(xiàng)建檔。執(zhí)法文案檔案的完備性保障了城市管理部門(mén)的日常工作，能夠完整的進(jìn)行存檔和記錄，具有重要的保存價(jià)值。很多材料沒(méi)有按照科目、品類(lèi)進(jìn)行分批整合，在后續(xù)檔案材料的查詢(xún)環(huán)節(jié)造成了不必要的麻煩。

1.3 城建部門(mén)內(nèi)專(zhuān)業(yè)文書(shū)檔案管理人員匱乏

由于我國(guó)的城市現(xiàn)代化建設(shè)仍處于起步階段，很多部門(mén)正在積極籌建中，人員配置大多屬于臨時(shí)調(diào)配，所以執(zhí)法文書(shū)檔案科的相關(guān)工作人員大多不是專(zhuān)業(yè)的文案出身，檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地按部就班，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行操作，并不具備規(guī)范性和系統(tǒng)規(guī)劃。

專(zhuān)業(yè)檔案管理人員稀缺，工作人員存在崗位兼職的現(xiàn)象，沒(méi)有專(zhuān)人專(zhuān)崗，難以滿(mǎn)足城建管理文書(shū)檔案建設(shè)的需要，導(dǎo)致檔案管理工作就是基礎(chǔ)的事務(wù)性工作，失去了對(duì)于城建執(zhí)法工作的建議權(quán)。檔案管理部門(mén)沒(méi)有受到足夠的重視，從業(yè)人員的工作幸福度低，人員流動(dòng)性過(guò)大，導(dǎo)致信息流失嚴(yán)重，不利于檔案管理工作長(zhǎng)期有效的進(jìn)行。

1.4 城建執(zhí)法文書(shū)檔案管理的預(yù)算投入不足

執(zhí)法文書(shū)管理在城市建設(shè)進(jìn)程中占據(jù)越來(lái)越重要的作用，只有高水平的執(zhí)法文書(shū)管理體系，才能為城市現(xiàn)代化進(jìn)程提供比較有幫助有價(jià)值的材料信息。但是目前城市建設(shè)工作過(guò)度關(guān)注執(zhí)法操作、違法刑事案件等具體性操作性工作，對(duì)于檔案管理、資料整合等文案類(lèi)工作并沒(méi)有投入太大的精力和經(jīng)費(fèi)，預(yù)算投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致目前執(zhí)法文書(shū)檔案管理的材料獲取還是工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等基礎(chǔ)的工具開(kāi)展的，沒(méi)有高配置的工具，導(dǎo)致很多工作很難快速高效的開(kāi)展。

2 城市建設(shè)執(zhí)法文書(shū)檔案規(guī)范化管理的完善策略

2.1 政府單位高度重視城建執(zhí)法文書(shū)檔案工作

從政府機(jī)關(guān)單位的中高層管理者的角度，應(yīng)該對(duì)城建執(zhí)法文書(shū)檔案管理提起高度重視，將執(zhí)法文書(shū)管理列為階段性工作指標(biāo)中去，和其余事務(wù)性工作進(jìn)行同步處理、同規(guī)劃、同執(zhí)行;成立專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查小組，不定期進(jìn)行檔案文件抽查工作，頒布有關(guān)文案管理法，對(duì)于執(zhí)法文書(shū)檔案的完備性進(jìn)行規(guī)范，針對(duì)檔案完善的時(shí)效性進(jìn)行界定，盡最大限度避免相關(guān)部門(mén)應(yīng)付檢查，保障執(zhí)法文書(shū)材料的真實(shí)有效性。

政府部門(mén)需要定期開(kāi)展執(zhí)法文書(shū)檔案管理的宣講會(huì)，倡導(dǎo)全員對(duì)于執(zhí)法檔案建設(shè)熱情響應(yīng)且積極配合，開(kāi)通直通車(chē)，可以針對(duì)執(zhí)法文書(shū)檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行直接上報(bào)，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)研專(zhuān)項(xiàng)解決，提高檔案管理體系的建設(shè)進(jìn)程，保障問(wèn)題得到最快最有效的解決。

2.2 健全執(zhí)法文書(shū)檔案管理的相關(guān)制度體系

政府部門(mén)加大對(duì)于執(zhí)法文書(shū)檔案管理的相關(guān)制度體系建設(shè)工作，一方面，規(guī)范執(zhí)法文書(shū)檔案的建檔工作流程，對(duì)執(zhí)法文件信息的收集工作進(jìn)行規(guī)范，保障信息的真實(shí)性、及時(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性;另一方面，針對(duì)執(zhí)法文書(shū)信息的后續(xù)分類(lèi)存儲(chǔ)進(jìn)行規(guī)范，按照事件的嚴(yán)重性、違紀(jì)的程度、執(zhí)法工作中的優(yōu)秀案例等指標(biāo)進(jìn)行分類(lèi)，按照年份、月份等時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)，構(gòu)建多角度多維度的執(zhí)法文書(shū)檔案信息庫(kù)，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)工作提供最精準(zhǔn)的檔案信息。

通過(guò)健全制度體系，可以幫助文書(shū)檔案管理部門(mén)提高各項(xiàng)工作的操作規(guī)范性，針對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)懲，而表現(xiàn)優(yōu)異的個(gè)人和組織進(jìn)行褒獎(jiǎng)，做到賞罰分明。

2.3 引進(jìn)聘用專(zhuān)業(yè)檔案管理人才

人才就是組織發(fā)展的軟實(shí)力，只有高素質(zhì)的學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)才能為組織的未來(lái)發(fā)展提供高精端的技術(shù)支持和管理理念。在城市建設(shè)的執(zhí)法文書(shū)檔案管理工作中，需要聘用大量專(zhuān)業(yè)人才，才能夠提升檔案的價(jià)值，為城建工作提供行政執(zhí)法的全過(guò)程記錄，一定程度上規(guī)范了相關(guān)單位的執(zhí)法行為，提升整體的執(zhí)法水平。

城市建設(shè)和文檔管理屬于近年來(lái)的新興行業(yè)，教育部有關(guān)部門(mén)應(yīng)大力鼓勵(lì)高校培養(yǎng)相關(guān)崗位高素質(zhì)人才，提供相關(guān)課程，并提供政府機(jī)關(guān)單位的實(shí)習(xí)工作機(jī)會(huì)，為城市建設(shè)執(zhí)法檔案管理儲(chǔ)備優(yōu)秀人才。

2.4 加大對(duì)于執(zhí)法文書(shū)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入

我國(guó)的執(zhí)法文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，政府有關(guān)部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入和關(guān)注力度。對(duì)于執(zhí)法文書(shū)檔案管理部門(mén)，設(shè)定考核指標(biāo)，并給予旅行、晉升、獎(jiǎng)金等獎(jiǎng)勵(lì)政策，鼓勵(lì)檔案管理部門(mén)員工實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。在信息化管理社會(huì)，信息管理需要做到實(shí)時(shí)更新和管理，引進(jìn)類(lèi)似于金蝶、用友等管理信息系統(tǒng)，可以對(duì)執(zhí)法文書(shū)信息進(jìn)行全網(wǎng)實(shí)時(shí)搜索，提高信息數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)效性，高薪聘請(qǐng)比較優(yōu)秀的檔案管理專(zhuān)家，對(duì)于城市建設(shè)執(zhí)法文書(shū)檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行指導(dǎo)，從信息獲取、資料整理、分類(lèi)等角度進(jìn)行完善，能夠縮減后續(xù)調(diào)取材料的時(shí)間。

3 結(jié)束語(yǔ)

依法治國(guó)，構(gòu)建法治社會(huì)是我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)的有效保障，重視執(zhí)法文書(shū)檔案管理工作，保障各項(xiàng)資料有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)的每項(xiàng)工作能夠公平、公正、嚴(yán)謹(jǐn)、高效，為后續(xù)社會(huì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)提供有意義有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息材料。在機(jī)關(guān)單位的高度重視下，大量引進(jìn)聘用文書(shū)檔案管理高精端人才，組建優(yōu)秀的學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)，加大在經(jīng)費(fèi)和政策方面對(duì)于檔案管理的投入力度，就能夠打造一個(gè)符合我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)要求的執(zhí)法文書(shū)檔案管理體系。

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作者簡(jiǎn)介

陳敏（1984-），女，土家族，重慶酉陽(yáng)人，本科，重慶市酉陽(yáng)縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)，館員，城市建設(shè)執(zhí)法文書(shū)檔案管理。