基于時間管理模型及80/20法則的知識型員工工作效率提升

李碧俠

摘 要：隨著科技的進步及人們對產品和服務的需求越來越高，作為ODM代工為主的傳統制造企業，想在越來越激烈的市場競爭中立足，提升工作效率已成為企業核心競爭力。如何分辨事情的輕重緩急與培養組織能力是時間管理的精髓，如何用20%的投入能產出80%的工作績效是二八法則的核心思想。本文通過研究時間管理及80/20法則提升工程師工作效率，在有限的時間內完成最關鍵的任務，以此來解決ODM為主的代工制造企業F公司個人計算機研發階段兼容性驗證人力資源嚴重不足的問題。

關鍵詞：時間“四象限”;80/20法則;知識型員工;工作效率;兼容性驗證

中圖分類號：F271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）11（a）--04

作為以ODM（即Original design manufacturer（原始設計商）的縮寫）為主的代工制造企業，成本及效率成為企業在市場立足的核心競爭力。F公司個人計算機（Personal Computer，縮寫PC）受手機、平板、筆記本等產品的影響，市場份額日趨衰退，但這些產品也無法取代個人計算機的所有市場需求。

PC兼容性驗證的主要工作是為保證研發產品品質，是研發階段必不可少的環節。以一個項目來評估，人力成本占整個研發人力的60%～70%，而人力成本不斷上升及市場需求不斷縮小，出現人力資源嚴重不足，而客戶希望能在第一時間上市產品且能給終端用戶多樣的產品選擇以提升市場競爭力。

對ODM來講，項目研發周期不斷被壓縮且產品的品質要求越來越高，這樣，企業提升工作效率已迫在眉睫。探析通過時間管理模型及80/20法則提升工程師工作效率同時，在有限時間內完成最關鍵的任務，將成為解決這個問題最直接最有效的方法。

1 相關理論概述

1.1 知識型員工

知識型員工是美國學者彼得·德魯克發明的，其主要涵義是那些掌握和運用符號和概念，利用知識或信息工作的人[1]。當今，作為追求自主性、個體化、多樣化和創新精神的員工群體為知識型員工。為此，他們很難滿足于一般事務性工作，而更熱衷于具有挑戰性、創造性的任務，并盡力追求完美的結果，渴望通過這一過程充分展現個人才智，實現自我價值。PC研發階段兼容性驗證工程師要求員工具備專業的計算機知識，能檢測設計缺陷，以用戶體驗為角度來測試研發產品品質，不斷優化驗證方法并提出創新的驗證計劃以保證產品到終端客戶手上無品質問題。此類工程師為知識型員工。

1.2 工作效率

工作效率的概念一般指工作產出與投入之比，通俗地講就是在進行某任務時，取得的成績與所用時間、精力、金錢等的比值。工作效率*工作時間=工作量。工作效率與工作流程、資源分配及員工工作能力有直接關系。工作效率與工作時間成反比關系，提升工作效率，縮短工作時間，讓員工有更多的時間自由支配，去學習、娛樂、社交和休息。同時，也可以優化企業人力結構，使企業具有更大的競爭優勢[2]。張遠林通過對員工的管理例如激發工作熱情、體現勞有所值、注重員工自身素質等以此提高團隊工作效率[2]。本論文采用的是其他的管理手法來調整有效時間分配，將兼容性驗證任務按重要、緊急性排序，在有限人力資源情況下，巧用80/20法則，最終實現業務目標。

1.3 時間四象限管理

“時間四象限法”是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，其核心是把工作按重要和緊急來劃分成四個象限的方法。第一象限是既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）;第二象限是重要但不緊急（如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等）;第三象限是緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等）;第四象限為既不緊急也不重要（如上網、閑談、郵件、寫博客等）。其核心是以目標為導向，在有限時間內以最優、最高效的方式完成各時間段的各項任務。StephenR.Covery指出，普通人往往把50%～60%的時間精力花在緊急但不重要的工作（第三象限），但高效能人士通常把65%～80%的時間花在重要不緊急的事情上[3]。李曉利用四象限時間管理法，幫助青年科技編輯在紛繁浮躁的現實中，清晰目標和定位，在提升專業能力的同時高效地完成工作任務[4]。這個時間管理理論可以應用在當驗證工程師面對多產品開發時呈疊加且驗證工作集中的情況下能有效地分配時間，高效地完成可交付成果，其稱得上是最有效的方法。

1.4 80/20法則

“80/20”法則也叫帕雷托法則，還被稱為最省力法則，是由經濟管理思想家約瑟夫M.朱蘭提出的，并最終以意大利經濟學家維爾弗雷多·帕雷托之名進行命名。在產品研發中，其核心作用是去發現該關系的關鍵起因，20%的投入就有80%的產出，并在取得最佳業績的同時減少資源損耗。在兼容性驗證過程中可迭代使用，也就是說，通過帕累托法則分析先從一個較廣泛的層面分析出20%的原因，然后還可再對這20%容易出現品質問題的設計部分，投入相對多的人力來進行測試，而另外的80%部分，投入較少人力進行驗證或技術評估不用投入實際測試人力。但這個比例沒有嚴格的規定一定是20%，80%，可結合產品風險評估適當微調這個比例。二八法則使用的前提條件是，基于某種產品的數據進行分析得出結果，一旦工作方法或流程發生變化，打破原有的前提，原來的分析數據將不成立。在PC新產品研發兼容性驗證過程中，在數據庫中積累了大量已研發產品出現的問題，同時Intel、AMD兩大芯片廠商也會提供完善的新產品設計規格，這樣，對兼容性驗證團隊使用80/20法則解決測試優先級問題提供了有效的數據基礎，能夠有效地降低人力投入、提升工作效率。

2 目前兼容性驗證工作存在的問題

2.1 人力資源不足、項目時間被壓縮、客戶品質要求越來越高

各OEM（英文Original Equipment Manufacturer的縮寫）客戶為了第一時間能上市自己的新產品，在市場上搶占先機，要求ODM能縮短開發時程，為了讓新上市的產品多樣性，客戶要求ODM能在研發驗證階段承包多種可供用戶選擇的變形產品，而ODM面臨成本壓力，人力資源嚴重不足，怎么能在最短時間且保證質量的前提下，完成各產品驗證工作成為研發階段兼容性測試面臨的困難。