淺談網絡環境下的檔案信息化管理

趙瓊

摘 要：隨著科技和信息的不斷的創新和發展，先進的信息技術被引用了我國各領域的發展當中，我國出現了較完備的電子信息體系，這一功能為檔案信息管理等方面的發展提供了較強的推動作用。因而，工程檔案信息化管理功能逐漸被我國廣泛利用。這種方式保證了信息的穩定性、準確性和安全性，并更加方便對信息進行記錄和管理。本文將簡要介紹一下信息化建設的主要發展趨勢，并提出幾種信息化管理策略。

關鍵詞：網絡環境;檔案信息化;管理

隨著計算機、多媒體等技術的不斷進步和發展，在檔案部門采取信息化管理這項功能也逐漸被提出并得到了一定程度的發展。但是，信息化管理在落實的過程中需要對管理者制定新的要求和標準，管理者在這一過程中要不斷的適應并完善信息化的系統。這就要求這些管理者能夠有充分的學習新事物的熱情和積極性，使信息化檔案管理能夠得到充分的利用，進而使管理機制得到不斷創新和發展。若管理者能夠逐步掌握這項技能，并習慣于對這項技能的應用，那么在很大程度上會為我國社會的經濟發展和文化建設提供有力的支撐。

1 檔案信息化的發展趨勢

通過對檔案信息化的發展和應用，我們了解到，在檔案領域的發展中應用信息化技術是十分有必要的，也是其發展的必然趨勢。這同樣符合檔案建設發展跟隨時代的發展這一目標和要求，信息資源的發展對我們社會的發展和經濟的運作十分重要，為各領域的運作提供了戰略資源，而將信息技術引用到檔案事業的發展中，更加促使對信息的高效管理。這種方式能夠使檔案實現數字化，讓檔案管理這一項目能夠突破過去的局限性，信息化的發展對此提供了絕對的優勢，使檔案管理能夠更加開放的對外進行交流，打破過去封閉的概念和形式，使檔案信息的資源能夠更加合理的得到管理和配置，為各領域的發展和需求提供更加完善和準確的信息基礎。

1）檔案信息化的發展要求。在目前的情況上來看，網絡的快速發展對檔案管理任務以及管理員工作都設置了一定的難度。因為大部分檔案部門的人員都還保持著過去的工作方式和工作習慣，對于這種新型的信息化管理，沒有充足的工作準備。對于這些檔案信息的管理方式還不是特別的熟悉，并且在學習的過程中會遇到許多難題。在傳統的檔案管理方式下，大部分工作人員都沒有接觸過信息化管理的方式，伴隨著電子檔案信息的不斷引入和發展，使信息的收集與查找變得更加的便捷，但同時又對相關工作人員提出了新的要求和標準。在這一過程中，管理人員需要將過去傳統的實體檔案數字化，使人們能夠通過網絡更加便捷的查找并閱讀，使獲取信息的方式更加廣泛，也更加方便。而在過去的紙質版的檔案信息管理，還存在著許多不足之處以及局限性。

例如，紙質版的資料更加容易破損，還會因為時間的原因導致字跡不清等相關問題，對于較為重要的檔案，便很容易造成無法挽回的后果和損失。此外，還存在著大部分的投資者想要以一種更加便捷、準確的方式了解相關信息。對此就需要管理人員將最新的情況和相關信息以一種更加直觀的方式表現出來。這就需要對檔案進行信息化，大力發展信息化的平臺，使信息的檢索和查閱更加的便捷，開展更多現代化的信息服務，使所需的信息能夠更加準確及時的供應給所需求的人員。

2）檔案信息化管理人員需要具備的工作條件。根據信息化的不斷發展，越來越多的檔案部門開始重視對中年青年的人進行培養和訓練。因為這一年齡階段的工作人員更加具備接受新事物的能力，并且其思維較為活躍，在這一年齡階段的員工對于新事物的學習也更加的高效，入手能力也較強。在對這些人進行培養的過程中，各級領導應該充分信任和支持他們的工作，要讓他們在工作的過程中接受不斷的挑戰。使他們能夠不斷的學習和成長。對于一些難度較大的工作，應該使他們能夠像工作經驗較為充足的員工進行請教，使他們能夠擁有充足的經驗，并且能夠在有資歷的員工的幫助下，對過去的管理經驗進行拓展和創新。使其能夠適應新時代的變化和信息技術的發展。

例如，各部門的領導可以定期組織員工的培訓，使員工的綜合素質和能力能夠得到大幅度提升，使其能夠緊隨時代的發展而不斷進步。在這一過程中，要對培訓的方式進行不斷的創新，不斷拓寬培訓資源，同時，要重視培訓內容的質量，使員工能夠在培訓中學習到更多的工作經驗和技巧。同時，在培訓中青年的員工時，更重要的是要提升其自主學習的意識，使其能夠在工作中收獲更多的經驗，在不斷的實踐中能夠得到不斷的進步和發展。信息化建設的發展需要大量高素質的、具有創新性的專業人員，這樣的人才能夠對檔案信息化管理提供運行和發展的動力。但是從目前的情況來看，網絡信息技術的發展程度遠遠超過了人才的培養數量，并且其信息化的方式和內容也越來越有難度，這就會使相關工作人員的工作量大幅度增多，符合要求的檔案管理人才越來越匱乏。因此，對專業性較高的檔案工作人員的培養和訓練是十分必要的，能夠在很大程度上滿足檔案管理工作的需求。

2 對檔案管理進行不斷創新

1）采用網頁版的檔案記錄。現今，我國大部分地區都建立了相關局域網，這種方式能夠更加方便的使用戶查找到相關信息。

例如，我們可以開始采用制作網站的方式，在網頁上上傳相關的信息和內容。通過建立檔案網頁的形式，使獲取信息的方式更加廣泛。因為網頁這種方式是最普遍的傳遞信息的方式，也是用戶最容易獲取信息的方式。因此，采用網頁版的方式，便會更加體現出信息化的直觀、便捷的特點，并且能夠使受眾更加依賴于網頁收集信息的方式，增加用戶的回訪量。

2）設立內部電子信息管理系統。這種內部管理系統的構建能夠使用戶的信息更加安全，實現信息的有序管理，使用戶的信息安全得到保證。并且這種方式能夠使信息得到有效的分類，讓信息能夠更加直觀、明確的展示出來，使管理人員能夠更加方便的對信息進行整理和導入，使管理員的工作變得更加高效，減少人員的成本投入，并能夠在一定程度上加強其工作效率，增強工作人員進行工作的積極性。

例如，在舉辦某專題檔案展覽時，管理人員可以通過信息的分類，對相關專題的信息進行整理，并通過各種渠道進行相關資料的收集和分類上傳，使專題內的信息更加具有條理性和準確性，通過這一步驟，也能夠為未來的信息的搜索和查找打下基礎，因此，分類整理信息對未來的工作是十分重要的，這種方式不斷促進檔案管理事業的不斷發展和進步，使之通過信息化管理系統的融合，為工作人員和用戶都提供便捷的收取信息的方式，不斷實現資源的完整性和準確性。

3）制定合理的管理制度。對于一個體系的發展，制度是必不可少的。在檔案信息化的背景下，更加應該嚴格的設置合理的管理制度。例如，在對檔案進行歸檔時，首先要確定歸檔的目的和標準，只有擁有確定的歸檔要求，才能夠使檔案信息得到準確的整理和分類，在接下來查找的過程中，才能夠準確無誤的查找到所習得信息。

4）設立嚴謹的核查環節。在一項工作完成后，有必要對其進行嚴密的核查，在這一環節應用信息化的系統能夠在很大程度上節約管理工作者的時間，不斷提升其工作效率。例如，在對姓名和電話進行核查時，可以制作一個簡單的程序，通過信息化的技術不斷的完善信息的錄入，使其能夠在短時間內達到準確的信息整理。

5）擴展功能的設計。在網絡的環境下實現檔案信息化，其中不知要擁有基礎的管理功能，對功能進行不斷的拓展也是十分必要的，例如，在收集相關的信息時，可以開發將紙質的文件進行掃描轉化的功能，即將紙質文檔數據化，這一功能不只局限在紙質文檔，也可以在圖片資料等方式進行應用。

3 結束語

本文簡要的介紹了幾點有關檔案信息化管理的具體方式，包括采用網頁版的檔案記錄、設立內部電子信息管理系統、制定合理的管理制度、設立嚴謹的核查環節、擴展功能的設計這五方面，希望對相關工作人員提供一些幫助。

參考文獻

[1]郭貴來.網絡環境下工程檔案信息化管理功能實現研究[J].中國管理信息化，2016（17）：193.