適應現(xiàn)代企業(yè)管理需要?創(chuàng)新提升檔案管理水平

華維能

摘 要：本文從強化企業(yè)核心檔案歸檔、加檔檔案利用服務、建立科學的檔案管理制度運行機制等方面淺談了自己對如何適應現(xiàn)代企業(yè)管理的一些認識，旨在不斷提升企業(yè)檔案管理水平。

關鍵詞：提升;檔案管理;水平

鎮(zhèn)海煉化分公司“三位一體”發(fā)展規(guī)劃，明確了“三步走”戰(zhàn)略：第一步，2011年，全面完成煉化一體化轉型。第二步，2015年，煉油、乙烯達到世界領先水平，企業(yè)管理和人力資源水平實現(xiàn)較大幅度提升。第三步，2030年前，達到“以最少的人管理最大的煉化企業(yè)”，實現(xiàn)建成“世界級煉化一體化標志性企業(yè)”的目標。檔案部門如何適應現(xiàn)代企業(yè)管理需要，創(chuàng)新提升檔案管理水平，做到總體思路“六個適應”，創(chuàng)新管理“七個提升”是擺在每個檔案工作者面前的一大課題。我們在吸取兄弟單位先進經(jīng)驗的基礎上，進行了一些探索、實踐，不當之處，請批評、指正。

1 強化企業(yè)核心檔案歸檔

核心檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、基礎建設中不可或缺，在歸檔工作中必須得到落實。總部檔案工作評價指標中明確了包括重要決策和重大事項的文件材料、經(jīng)濟合同、專利及科研成果的文件材料、隱蔽工程總圖及更新調(diào)整的依據(jù)文件等13項企業(yè)核心檔案，做好核心檔案的歸檔已成企業(yè)檔案歸檔工作的重心所在。

落實歸檔的關鍵是明確核心檔案的歸檔單位。歸檔單位的落實可根據(jù)企業(yè)職責劃分手冊來確定，誰主辦誰歸檔，避免你推我不管的情況發(fā)生。如：我們在歸檔范圍中明確，重要決策和重大事項的文件材料歸檔單位是公司辦、專有技術及專利歸檔單位是綜合計劃處、企業(yè)權證歸檔單位是企管處。

落實歸檔責任人，歸檔單位要按科技檔案、文書檔案等門類明確專兼職檔案網(wǎng)絡人員，做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、正確、系統(tǒng)。明確歸檔時間，根據(jù)文件材料形成實際，按年、季、月分別歸檔。歸檔工作要有據(jù)可查，填寫移交清單應一式兩份，簽字（蓋章）手續(xù)齊全，歸檔單位、接收單位各持一份。

做好核心檔案形成、積累、歸檔的跟蹤工作。檔案管理人員可以通過企業(yè)年度及季度工作計劃、固定資產(chǎn)投資計劃、公司信息網(wǎng)等渠道，了解核心檔案形成、積累的信息，及時對相關單位檔案網(wǎng)絡人員進行歸檔業(yè)務指導，落實核心檔案歸檔工作。如：為落實好公司重大事件、典型人物照片、實物檔案的歸檔工作，派專人盯住公司信息網(wǎng)，及時給相關人員通過郵箱發(fā)送歸檔通知，杜絕了因不掌握信息，造成歸檔不全的情況發(fā)生。

建立考核機制，把核心檔案的歸檔工作作為公司聯(lián)合檢查的一項內(nèi)容，工作不到位可給予提醒，問題較嚴重的可按問題項、不合格項出具考核意見，除在全公司通報外，并按經(jīng)濟責任制管理辦法進行考核。

2 加強檔案利用服務工作

檔案的建立就是為了用，同時借助利用服務工作的開展，推動各項檔案基礎工作的進行;有作為，才有地位，應該成為檔案工作者的共識。

扭轉思想觀念，利用服務從封閉、被動向開放、主動轉變。檔案管理工作可劃分為實體管理和內(nèi)容信息的開發(fā)利用兩大塊，以前，思想認識上注重檔案實體管理工作，利用工作沒有擺上應有的地位。目前，檔案作為一種信息資源，必須適應信息社會化的趨勢，適應現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動式服務為“招客上門”主動式的服務。改變傳統(tǒng)的檔案利用模式，逐步建立起上門服務、電話咨詢等檔案利用服務體系，實現(xiàn)多角度、多渠道、全方位、深層次開發(fā)檔案信息，主動、及時、超前提供利用服務。

開展檔案信息數(shù)字化工作，促利用服務工作。檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。目前，中石化系統(tǒng)內(nèi)楊子石化、青島煉化、武漢石化等單位已基本完成檔案數(shù)字化工作，燕山石化、茂名石化等單位也正在或計劃進行數(shù)字化工作。對紙質(zhì)檔案、傳統(tǒng)聲像文件進行數(shù)字化轉換，已日益成為系統(tǒng)內(nèi)檔案部門的重要任務，這既是改善其館藏檔案結構的需要，更是利用網(wǎng)絡技術和虛擬技術實現(xiàn)檔案信息資源共享促進檔案利用服務的關鍵環(huán)節(jié)。

做好檔案網(wǎng)站建設，提升檔案利用工作。中石化系統(tǒng)內(nèi)檔案網(wǎng)站是檔案部門在本單位局域網(wǎng)上建立的站點，它一般以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳，檔案網(wǎng)站建設是檔案信息化建設的重要步驟，它是檔案部門的重要窗口。檔案網(wǎng)站的主要功能有：第一服務功能，建立檔案網(wǎng)站的主要目的之一是向本單位員工提供檔案信息的查詢服務，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡可以實現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡完成檔案信息的傳輸服務。檔案信息的數(shù)字化和我國現(xiàn)有的與不斷發(fā)展的信息基礎設施，可以為檔案網(wǎng)絡服務功能的實現(xiàn)提供條件。第二宣傳功能，檔案網(wǎng)站可以通過開辟用戶專欄，密切檔案部門與公司員工的關系，及時了解和掌握員工對檔案工作的評價和要求，從而不斷提高檔案管理和檔案服務的水平。為了實現(xiàn)檔案網(wǎng)站的上述功能，檔案網(wǎng)站應主要提供以下信息內(nèi)容：一是檔案工作信息，包括檔案工作動態(tài)、檔案政策與法規(guī)信息、檔案教育與科研信息等;二是檔案機構信息。包括檔案館室及其管理機構的基本職能、部門設置、例行服務、聯(lián)系方法和發(fā)展規(guī)劃等信息;三是檔案資源信息，包括館藏數(shù)字化檔案目錄信息和檔案全文信息，特色檔案圖片資料等。四是檔案利用服務信息。包括檔案機構的服務對象、服務方式、服務內(nèi)容、服務政策等。

提高檔案工作者整體素質(zhì)，目前，檔案隊伍普遍存在知識結構老化，高層次專業(yè)人才缺少等問題，這種狀況常常會給檔案利用者快速、準確地利用檔案帶來很多障礙。如：在崗人員對用戶檢索不出檔案的一些館藏冷僻、零星和陌生的檔案，由于接待人員對館藏檔案內(nèi)容缺乏如數(shù)家珍般的透徹了解，往往無處查找;檔案人員對傳統(tǒng)的手工檢索尚能運用自如，但在當今的信息潮流中，面對計算機自動檢索等現(xiàn)代化技術操作，感到無所適從等。根據(jù)存在的問題，鎮(zhèn)海煉化分公司一方面在檔案工作會上，要求人事部門根據(jù)公司項目發(fā)展、管理變革、人力資源三位一體管理規(guī)劃對專職檔案人員結構合理性方面給予支持;另一方面，積極組織專兼職檔案人員開展繼續(xù)教育活動，參加地方、集團公司組織的檔案知識培訓及公司職能部門組織的機新裝置基本知識培訓，使檔案工作者具備檔案專業(yè)知識，掌握本單位發(fā)展的基本脈絡，熟悉館藏檔案的基本構成。

3 建立科學的檔案管理制度運行機制

管理科學是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的另一重要特征。管理科學要求按檔案管理規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要的科學的檔案組織管理制度，其含義一是指按檔案工作一般規(guī)律要建立健全檔案歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等，用制度規(guī)范企業(yè)檔案管理工作;二是各企業(yè)在建立各種檔案管理制度時要符合本企業(yè)的實際。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機構設置、運行機制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會有所區(qū)別，企業(yè)在確定檔案管理制度時應注意符合本企業(yè)的特征。鎮(zhèn)海煉化分公司檔案部門按照公司站在科學發(fā)展的高度，抓好內(nèi)涵優(yōu)化，推進管理創(chuàng)新，建立標準化、一體化制度體系的要求，制修定了包括《檔案管理工作總則》、《建設項目檔案歸檔管理規(guī)定》、《文書檔案歸檔管理規(guī)定》等七個制度，一個檔案管理業(yè)務流程，七個工作程序。

重在建立企業(yè)檔案管理制度的運行機制。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的運行，關鍵在于建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運行機制。這種機制涉及的范圍較廣，如公司制度、與相關部門關系、市場競爭環(huán)境、利益結構等。但歸納起來主要是動力機制和約束機制。動力機制是推動現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運行的基礎和動力，傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動力機制，究其原因并非企業(yè)檔案人員工作不努力。

關鍵是企業(yè)自身缺乏活力。一個創(chuàng)新能力不足、缺乏活力的企業(yè)，企業(yè)檔案工作的地位與作用就越難以顯現(xiàn)。鎮(zhèn)海煉化分公司這幾年來，不斷向現(xiàn)代化的油化一體化企業(yè)邁進，積極推進三項制度改革，目前正積極開展制度信息化工作，這就促使檔案工作要不斷適應企業(yè)改革發(fā)展的需要。檔案人員的主觀能動性對推動企業(yè)檔案的運行固然重要，但推動企業(yè)檔案工作運行的動力機制主要源于企業(yè)自身的動力機制。推動企業(yè)發(fā)展的外部動力主要是市場競爭和社會需求，企業(yè)為在市場競爭中取得一席之地必然要不斷進行創(chuàng)新：推動企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部動力是企業(yè)制度建設、企業(yè)文化建設和創(chuàng)新能力。因此.為構筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運行機制，應使企業(yè)檔案工作緊貼企業(yè)的需求。對外滿足企業(yè)市場競爭的需求。對內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求，變企業(yè)的動力為企業(yè)檔案工作的動力，在主動參與信息服務上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的動力機制，對檔案部門應建立相應責權利機制、競爭上崗機制、職績考核機制等也十分必要。

在構建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運行機制中，還應有必要的約束機制，用以保證檔案工作的健康發(fā)展。約束機制的建立可以從制度約束、成本核算約束、檔案質(zhì)量控制約束等著手。首先是制度約束。現(xiàn)代企業(yè)主管領導應督促檔案部門建立一套規(guī)范化檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度規(guī)范檔案管理工作，實現(xiàn)“文本化“管理。其次是成本核算機制與檔案質(zhì)量控制機制。它們雖各有其內(nèi)涵，但其共性是通過控制檔案的質(zhì)量來約束企業(yè)檔案工作。企業(yè)的目標是獲取利潤，引入成本核算機制意在控制檔案機構與人員規(guī)模，改變單純按檔案數(shù)量定人員編制的做法。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的內(nèi)容過于陳舊，數(shù)量過大，價值不大的檔案保存過長，這種狀況應當加以改變。實際上目前在現(xiàn)代企業(yè)已自覺或不自覺引入成本控制機制，其表現(xiàn)一是專職檔案人員大大減少，多為兼職檔案人員;二是減少了用于保管檔案的空間。如果我們站在傳統(tǒng)檔案工作角度看.這無疑是對檔案工作的削弱，但如果換一個思路來看問題卻具有一定的合理性。鎮(zhèn)海煉化分公司在這方面也進行了一些探索，一是不斷完善制度。近來對七個制度中的五個制度進行了修訂，主要在細化檔案整編要求、明確歸檔范圍、館藏檔案調(diào)出等方面作了補充完善。二是根據(jù)檔案人員減少的實際，開展部分檔案業(yè)務外包等方式開展工作;如：100噸/年乙烯工程項目檔案，由館內(nèi)人員負責業(yè)務指導、檢查，具體檔案整編、掃描等工作由外包公司承擔，這樣既可保證項目檔案質(zhì)量，又可按時完成項目檔案驗收工作。三是探索歸檔文件全過程控制;如：依據(jù)公司信息網(wǎng)，對形成的重要聲像檔案、榮譽實物檔案及時進行跟蹤，下發(fā)歸檔通知，確保相關檔案及時歸檔。對重大建設項目，檔案部門介入項目文件的接收、發(fā)放工作，從源頭上把住項目文件的完整關。

4 結束語

中國石化正向建設具有較強國際競爭力的跨國能源化工公司這一奮斗目標邁進，檔案工作要以科學發(fā)展觀為指導，適應中國石化生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展穩(wěn)定的需要，不斷加強檔案工作的基礎建設、組織建設、制度建設和隊伍建設，提升檔案資源的開發(fā)利用。在工業(yè)信息化步伐不斷加快，重要電子信息數(shù)量大幅增加的情況下，檔案管理手段從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向信息化管理提升已成當務之急。檔案管理部門需按照總部要求“見事早，得計早”，抓住中國石化檔案工作加快發(fā)展的戰(zhàn)略機遇期，提升檔案工作管理水平，適應現(xiàn)代企業(yè)管理要求。

參考文獻

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