發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用

楊金萍?陳錦娥

摘 要：本文對發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用問題進行了探討，文章從闡述醫院人事檔案概念與特征入手，進一步分析了醫院人事檔案在人力資源管理中的作用，最后提出了提高醫院人事檔案在人力資源管理中作用的策略。

關鍵詞：醫院人事檔案信息;人力資源管理;概念與特征;作用;策略

隨著我國醫療事業的快速發展，各地區醫院的規模也整體呈現不斷擴大的趨勢，醫院內部員工數量與日俱增，使得開展醫院人力資源管理工作面臨著更大的挑戰。基于此，企業要想做好該項管理工作，就需要充分運用人事檔案的作用——這包括其在人力資源培訓開發、在人力資源雇傭、在人力資源薪酬管理等多個領域中的作用。而如何彰顯人事檔案的實用價值，值得思考。

1 醫院人事檔案概述

在醫院體系內，人事檔案是對單位內部全體員工的履歷、家庭與學歷信息、政治面貌、工作表現等進行全面記錄與存儲所形成的統一資料，因此它能對員工的成長狀態、思想歷程等做出客觀、完整的反映，借助人事檔案，醫院管理人員能夠對員工信息做出基本的把

握[1]。再者，人事檔案當前已經成為醫院開展人力資源管理工作的重要信息根據，它是醫院了解其內部組織構成的基礎，是量才任用的客觀標準，也是發放薪資的重要參考。正是因為人事檔案具有重要價值，因此必須對其真實性做出嚴格的要求，只有真實可靠的信息才能成為人力資源管理部門開展各項工作的參考依據。除此之外，人事檔案還具有流動性特征，它是指醫院員工可能會因為各種工作需要，而不得不靈活調動，此時其人事檔案就必須隨其進行遷移，通過檔案的規范性調轉，確保員工與檔案信息的一致性。最后，因為人事檔案是專門用來記錄員工真實生活與工作狀況的重要資料，因此也帶有機密性，泄漏人事資料的行為當屬違法違規行為。

2 醫院人事檔案在人力資源管理中的作用

1）人事檔案對于人力資源培訓開發的作用。對于人力資源培訓與開發工作來說，人事檔案的實用價值則體現在，它可以對相關的崗位能力需求及員工個人信息進行全面采集，進而幫助相關管理人員設計出與之相關的針對性培訓內容并有計劃、有條理地組織一系列基礎性、針對性培訓活動，面向不同的員工群體進行[2]。例如，企業在對員工進行針對性特殊培訓活動時，要就某一個崗位或者某種類型的員工組織安排，進而確保特定崗位員工能形成崗位特定的能力，提升其辦事效率。此時，就需要人事檔案為設計人員提供關于企業發展狀況、員工個人能力等的基本信息，使得設計人員在信息分析基礎上得到量化分析結果。

2）人事檔案在人力資源雇傭中的作用。人力資源管理人員通過對醫院內全部人事檔案的分析，可以掌握單位內的員工數量與質量，進而結合當前醫院規模、就醫條件與未來一段時間內的發展規劃等，形成科學的人力資源雇傭方案，即根據現實發展情況及人力資源需求量，對員工的雇傭加以合理安排。若當前人事檔案中登記的員工數量不足，則要抓緊組織人事招聘工作，適當增加人力資源投入量，擴大其發展規模，使得員工在自身能力較強的情況下進入崗位并創造價值，進而為企業帶來更大的獲益空間。

3）人事檔案在人力資源薪酬管理中的作用。人力資源開發與管理工作體系中，對員工的薪酬待遇等加強管理是其中極為基礎的一項內容。事實上，建立健全科學的薪酬管理機制體系，根據員工的工作成效、辦事能力等現實狀況進行合理的薪資發放是確保員工工作滿意度、對企業的認同感與歸屬感的重要措施[3]。在薪資管理過程中，對人事檔案加以分析，可以明確特定員工的學歷狀況、工作業績等基礎狀況，并且把握其一直以來的薪資水平，據此為其制定合理的薪資方案。

3 提高醫院人事檔案在人力資源管理中作用的策略

1）充實人事檔案的內容。為了保證人力資源管理的效率與質量，必須首先完善各員工的人事檔案信息，確保檔案的完整性。人力資源管理部門可以利用各種先進的信息化手段，對員工信息進行全面、真實的記錄，對與員工生活、工作相關的全部信息做出盡可能豐富的了解，使得檔案資料不斷完善。而在醫院的長期發展過程中，員工信息也會隨之出現一定的變化，此時就要求檔案管理人員及時對資料加以更新與完善，將新的信息補充到檔案中來。

2）強化對人事管理工作的認識與重視。毫無疑問，人事檔案在人力資源開發和管理領域具有重要參考意義，它對于企業開展人力資源管理工作來說是不可或缺的關鍵性信息。因此企業為了提升其人力資源管理效率與質量，充分發揮人力資源的優勢價值，就需要充分運用人事檔案中的資料，使其與企業的人力資源開發、員工薪酬發放與業績考核、崗位調配與隊伍建設等等緊密聯系起來[4]。因此，企業管理層要首先形成重視人事檔案管理工作的正確意識，并且組織相關的人力資源管理工作者學習人事經濟學相關知識，幫助其掌握基礎的內容與實用技巧，使其正確對待人事檔案的正確管理與運用問題。

3）提高人事檔案現代化管理的水平。當今社會，信息化和網絡化已占據了主導地位，如何快捷方便地找到所需人才的信息，成為人力資源管理的關鍵問題。傳統人事檔案的紙質管理模式已遠遠不能滿足這種需求了。這就要求改革人事檔案的管理方式，大力推進人事檔案管理的現代化，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。變由紙質管理為信息化管理，醫院可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在醫院內部局域網上建立平臺，形成資源共享。加快人事檔案信息在全國聯網的步伐，實現個人信息的聯網查詢，以此來消除由于時間和空間等問題帶來的障礙，做到人事檔案資源的社會共享，使人力資源管理部門足不出戶便能方便快捷的查詢到想要了解的個人的全部信息，不僅節省了時間，而且也提高了工作效率。

4）完善檔案管理機制。由于一個企事業單位的運行，必然會涉及較大數目的員工群體，對其進行管理也是一項具有復雜性與系統性特征的工作，為了使得該項工作得到系統化推進，就需要首先建立健全相關的管理機制體系，使其發揮對管理工作的指導性意義。但具體來說，醫院的管理層要保持對制度建設的必要的重視程度，通過完善目標責任制等方式，督促相關崗位的員工能兢兢業業做好各自的本職工作，促使其為其工作表現負責，進而幫助員工提升工作責任感與熱情，對于某些在工作中表現可觀的員工，可以給予適當的物質、精神獎勵，進而形成激勵作用。與此同時，人事檔案管理制度的建設還應該包括監督制度的建立，以此確保管理的正規化、合理化進行，以免在管理過程中出現操作不規范、不合法等行為。

4 結語

綜上所述，加強對發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用的探討，意義重大。相關工作人員需要明確醫院人事檔案的相關概念與特征，在此基礎上提出提高醫院人事檔案在人力資源管理中作用的策略，充實人事檔案的內容，強化對人事管理工作的認識與重視，提高人事檔案現代化管理的水平，完善檔案管理機制。

參考文獻

[1]張金麟.企業人員雇傭中的利潤最大化原則及其應用[J].經濟問題探索，2005（11）.

[2]Edward P.Lazear，孫勁悅，張鳳林.人事管理經濟學領域懸而未決的問題：激勵工資的效力[J].經濟資料譯叢，2009（4）.

[3]閆威，黃文鳳，劉艷春.行為經濟學對人事經濟學的促進與發展[J];商業研究，2014年07期.

[4]姚裕群.邁向21世紀，開發人力資源──評《近期我國人力資源開發綜合研究》[J].中國人口科學，2000年03期.

作者簡介

楊金萍（1981-），女，湖北荊門人，館員，本科，從事人事管理工作。

通訊作者

陳錦娥（1977-），女，湖北荊門人，館員，本科，從事科研管理工作。