如何做好基層疾病預防控制中心檔案管理工作

田立茂

[摘要] 檔案管理工作作為疾病預防控制中心的重要內容，是保證疾病預防控制中心穩定運營的重要環節，新時代、新模式的檔案管理也越來越受到了社會的重視。基層疾病預防控制中心需要收集和保管各地區的多種病例，對于病情分析、疾病預防、疾病控制、疾病研究等有著非常重要的作用，但是目前疾病控制中心檔案管理工作中還存在著一些問題，其中包括檔案管理制度不夠完善、檔案管理信息轉化率低、疾病控制檔案使用不規范、管理檔案的技術人員專業能力略顯不足等。該文以基層疾病與防控綜治中心的檔案管理積極意義角度進行切入，分析和探討當前的疾病預防控制中心檔案管理工作的現狀，并對新形勢下的行業發展做出預判，為提升疾病預防控制中心檔案管理的工作效能提出整改措施，意在推動我國基層疾病預防控制中心檔案管理工作的新時代發展進程。

[關鍵詞] 基層;疾病預防控制中心;檔案管理工作

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）09（a）-0048-03

[Abstract] As an important content of the Center for Disease Control and Prevention， file management is an important link to ensure the stable operation of the Center for Disease Control and Prevention. The new era and new model of file management has also received more and more attention from the society. The grassroots disease prevention and control center needs to collect and keep a variety of cases in various regions， which plays a very important role in disease analysis， disease prevention， disease control， disease research， etc. However， there are still some problems in the file management of the disease control center. These include the incomplete archive management system， the low conversion rate of archive management information， the improper use of disease control archives， and the slightly insufficient professional capabilities of the technical personnel managing archives. This article focuses on the positive significance of file management at the grassroots disease prevention and control center， analyzes and discusses the current status of the CDC file management work， and makes predictions on the development of the industry under the new situation to improve the effectiveness of the CDC's file management has proposed rectification measures， which are intended to promote the development of a new era in the file management of the CDC in my country.

[Key words] Grassroots; Centers for Disease Control and Prevention; File management

檔案是基于客觀事實所發生的事件記錄，其具有一定的查詢和保存意義，檔案管理則是針對檔案進行科學化的分類、整理、歸納、收集等一系列的服務性工作，及時為前期所發生的事件做好記錄，也是為未來可能發生的事件提供數據支持和預測，檔案管理兼具著管理性、服務性和政治性等特征。檔案由專門的人員進行收集和整理，在其漫長的發展過程中已經形成了具有程序化的操作流程，但是隨著信息化時代的到來，這種傳統檔案管理方法正在逐漸地被改寫。疾病預防控制檔案是指疾控機構或組織在開展疾病預防、衛生評價、公衛檢測、診治活動、衛生檢查等多種形式的活動中記錄和保存的具有意義的歷史記錄，它可以是文字、圖片、照片、影像等多種形式或組合，疾控檔案具有歷史性和真實性，是疾控事業發展的重要信息資源和載體，也是現代疾病研究和醫學發展所積累的寶貴財富，為后續的醫學發展提供了重要的參考和數據。

1? 疾病控制預防中心檔案管理的重要意義

疾控檔案管理工作具有的關鍵性意義主要體現在3個方面：①很多疾病在表象上有很大差別，但是從內在治療上有著千絲萬縷的聯系，醫療科研人員需要根據疾控數據檔案進行查詢和分析，以尋找其間的內在關系，疾控檔案有著交流、借鑒、對比等功效;②疾控檔案對于現階段所發現的病癥、病毒、細菌等的治療有著很多的數據支持，對于大眾了解疾病和預防疾病有著科學化的宣傳作用，對于提高群眾的防范意識有著重要的警示作用;③人類與疾病的抗爭從來都不是一蹴而就、一錘定音的，而是有一個漫長的探尋過程，檔案管理就是將這個過程詳細記錄，即詳細地說明歷經過程和進步節點，也為今后的疾控事業發展指明了方向[1]。

2? 基層疾病預防控制中心檔案管理工作中存在的問題

2.1? 基層疾病預防控制中心檔案管理人員專業能力不足

我國的醫療事業已經發展多年，在檔案的記錄和保存上有著非常豐富的資料，同時兼具中、西醫兩種不同的學科，所以在基層疾病預防控制中心檔案管理工作中需要工作人員有更專業的業務能力。從目前的情況來看，很多地方性的基層疾病控制預防中心的檔案管理人員的專業能力普遍偏低，在人員專業結構的配置上也不能滿足當今的工作需求。很多工作人員都屬于外聘性質，本身不是相關專業，也沒有受到過專業性的檔案管理培訓，大部分時間都是在摸索中工作，這也使得其檔案管理工作效率低下，錯誤率偏高的原因，而疾控醫療的檔案準確性對于其利用價值有著非常高的影響，所以“人為因素”成為了檔案管理發展的阻礙。另外很多工作人員在思想上沒有意識到疾控檔案管理的重要性，將這份工作僅僅當做“謀生手段”，有明顯的隨意性，繼而造成檔案的缺失、遺漏、錯誤、混亂等現狀[2]。

2.2? 基層疾病預防控制中心檔案管理信息轉化率低

計算機和網絡在我們的生活中隨處可見，它們在很多層面都改變了人們的工作方式和生活方式，已經成為了我們不可或缺的工具。伴隨著“大數據”“云計算”等更為先進的信息化技術手段的不斷發展，信息技術已經融合到了各行、各業當中，并對行業發展起到了至關性的推動作用。基層疾病預防控制中心檔案管理工作大多數是以文字信息、數據鏈條、多種媒體為基礎，隨著時間的推移在疾病方面的數據會越來越多，如果單獨地依靠人工進行整合，其進度將會非常緩慢，而且容易出錯，對于后期的查詢和利用也不能充分發揮效能，但是信息化技術為我們提供了更為安全、高效、穩定、便捷的工作模式，這也是未來基層疾病預防控制中心檔案管理工作的發展趨勢[3]。

2.3? 缺少硬件設施

部分基層疾病預防控制中心不重視檔案硬件設施建設，甚至認為其是負性建設，人力與財力的投入較少，檔案室多為1～2間房，僅允許放下幾個檔案柜，將材料放置到檔案柜里即可。這使檔案室的裝具較為陳舊，設備不全，不具備先進的立卷手段，多通過手工操作進行編目、檢索與分類等檔案操作。甚至有些基層單位的檔案室過于潮濕與狹窄，未給予“六防”配套設備，進而使檔案材料蟲蛀或霉變，影響其完整性與整潔性。

3? 基層疾病預防控制中心檔案管理工作的整改策略探析

3.1? 建立、健全完善的檔案管理制度

正所謂無規矩不成方圓，一項工作要有顯著的提升和進展就必須有明確的工作制度和工作程序，所以要建立、健全完善的基層疾病預防控制中心檔案管理制度，才能更好地提升工作質量和工作水平[4]。建議分別對檔案信息錄入標準、檔案信息分類標準、檔案信息存檔標準、電子檔案信息轉化標準等進行統一的規定，并有明確的工作流程，這樣可以使得工作人員在工作過程中以制度作為依托，完全按照既定制度“一步一個腳印”地逐步開展。完善的檔案管理制度需要工作人員在進行檔案收集過程堅守檔案齊全的標準，并將檔案的整理時間降低到最低水平，在基層疾病控制中心實行檔案責任制度，任何檔案工作都可以有線索追查到某個實際負責人和操作人，明確每個崗位的工作職責[5]。

3.2? 注重檔案管理專業人才的選拔與培養

在上面陳述的文章中我們已經詳細分析了當前基層疾病預防控制中心檔案管理工作中專業性人才匱乏的問題，人才是檔案管理中重要的影響因素，要想改變這樣的現狀就需要從人才的選拔與培養兩個方面入手進行改革。基層疾病預防控制中心要對人才有足夠的重視程度，盡量在單位內部進行選拔，挑選一些工作能力強、業務精湛、有責任心的人員加強培養并樹立成榜樣，適當地提高工資待遇，以明確對工作整改的決心和信心，并注重從多渠道吸引具有相關專業和經驗的高素質人才。與此同時還要匹配相關的選拔和聘用管理制度，鼓勵工作人員加強自身的業務能力學習，以物質待遇等形式調動工作人員的積極性和主動性，使其檔案管理部門形成良性的工作氛圍[6]。

3.3? 多渠道獲取基層疾控中心檔案管理的資金投入

如果說人才的培養是對基層疾病預防控制中心檔案管理工作的“軟件升級”，那么對于檔案管理的信息化建設和設備采購則是“硬件升級”。很多地方疾病預防控制中心都在逐步地建設信息化檔案管理系統，但是其進展速度緩慢，這與資金投入的有著一定的聯系，作為疾控中心深知資金對于“硬件升級”的重要性，所以要爭取從更多的渠道獲取投入資金。首先就是要從政府方面爭取國家資金的支持，針對當前的檔案信息管理采用更多的先進設備，同時加強基礎建設的投入，充分利用社會資源進行資金引進，發揮基層疾控中心與社會企業合作的模式效能，將企業資金與機構的資源充分結合互相利用，使得檔案資源能夠更好地被調動起來，從而實現“硬件快速升級”。在信息化系統建設過程中要針對標準化入檔、精確化查詢、結構化分類等方面進行優化和完善，促進檔案資源的有效利用，以提升整體性的工作效率[7]。

3.4? 標準化歸檔范圍

中心檔案室的管理內容有影像、文書、實物與設備等檔案，檔案員在整理檔案時，需要涉及較多開支與重大事項，因此歸檔難點與重點是管理業務檔案，需體現綜合性、學術性與總體性原則。在歸檔時需要把監督監測相關材料和保管時間長、學術價值高的資料歸類為中心級檔案，保證中心業務方案能夠有效概括業務活動。日常工作中所需要的連續性文件材料具有較高的不確定性，變更頻率高，為方便查找與補充，可直接存放在科室，定期進行整理。統一檔案的收集范圍與實際分類方法，并結合工作現狀進行完善與補充能夠確保檔案管理的延續性[8-9]。

3.5? 規范存儲電子檔案

在信息化技術的發展下，電子文件歸檔的工作量日益增加，錄像帶、光盤與磁盤等電子檔案分類方法多根據常規方法進行，如根據年代、時間與文件來源進行細致分類，便于查詢。現階段，電子文件多通過網絡終端存儲于數據庫中，其存儲時間長，且查詢方便，實用性強。此外，需根據電子歸檔現狀進行檔案信息化管理，應建立自動化信息管理系統，使檔案管理的各個環節實現計算機化，進而提升管理系統功能。現階段，開發與使用數據庫是檔案實現信息化管理的主要途徑，且查詢方法多為目錄查詢。其是檔案管理的發展趨勢，更具快捷性與高效性。在檔案信息化管理期間，需要發揮數據庫的系統化功能，提高疾病預防控制中心的自動化效率[10-11]。

4? 結語

綜上所述，疾病預防控制中心檔案管理是我國醫學發展的重要資源型任務，只有將檔案管理與現代化技術相結合才能有效地促進整個行業的發展，同時也要注重人為因素的影響，要從多個角度培養人才、吸納人才，并建議政府以頂層設計的角度對現有基層疾病預防控制中心進行政策和資金上的扶持。文中對當前檔案管理中存在的問題和弊端進行了分析，并給出了相關應對策略，行業從業者需要根據自身單位的實際情況出發，有針對性地采取問題的解決辦法，為我國的醫療檔案管理事業提供重要的基礎性保障。

[參考文獻]

[1]? 張茂華.疾病預防控制中心檔案信息化管理研究[J].辦公室業務，2019（21）：76，78.

[2]? 李繼紅.疾病預防控制中心檔案規范化管理方法探討[J].神州，2019（25）：296.

[3]? 歐陽娟.疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用研究[J].辦公室業務，2018（23）：57.

[4]? 閆愛軍.如何規范管理疾病預防控制中心的檔案工作[J].卷宗，2019，9（20）：153.

[5]? 耿琳.疾病預防控制中心檔案的規范化管理措施研究[J].現代企業文化，2019（20）：106.

[6]? 韓麗波.淺談疾病預防控制中心檔案管理工作的問題與對策[J].卷宗，2019，9（20）：163.

[7]? 郝偉，彭兆偉.試論如何做好基層疾病預防控制中心檔案管理工作[J].卷宗，2019，9（15）：95.

[8]? 趙晉英.疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用[J].糖尿病天地，2018，15（11）：207.

[9]? 周彥.談談如何做好基層疾控中心檔案管理工作[J].健康大視野，2019（3）：251.

[10]? 柏小華.談談如何做好基層疾控中心檔案管理工作[J].農家參謀，2018，595（18）：270.

[11]? 王軼晗.淺談基層疾病預防控制中心質量監督工作中的問題和改進方法[J].中國衛生檢驗雜志，2018，28（11）：133-134.

（收稿日期：2020-06-04）