淺談中學檔案管理的信息化建設

林永輝

摘 要：“百年大計，教育為本”，中學的基礎教育尤為重要，目前很多地方的中學辦學格局和建設規模都日益增大，這體現了各級政府和社會對教育的重視，以及提高青少年學生整體素質的迫切需求。但與此同時也給檔案管理者、工作者帶來了巨大困難與壓力，我們傳統的紙質檔案管理觀念和方式已經難以滿足為學校、教育行政部門、廣大師生員工服務的目的，檔案資料的計算機信息化管理迫在眉睫。如何進一步發揮計算機信息化在檔案管理中的作用，繼而使中學檔案管理成為服務教育、面向教師、學生工作的重要方面，是學校和相關部門亟需思考和解決的問題。

關鍵詞：中學檔案;管理;信息化建設

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.094

1 當前中學檔案管理信息化薄弱的原因主要有以下幾點

在當前進入21世紀，網絡信息化比較發達的時代，國家對教育認識顯著提高，各級政府對教育的投入已經有的很大的變化，當前我們的中學的信息化建設已經有了長足的進步。計算機多媒體網絡教學等很多新技術應用在課堂教學、辦公自動化等方面，對于檔案管理方面的應用依舊很少。究其原因，主要有以下幾個方面：

1.1 思想意識層面

應試教育思想對我們的中學來說根深蒂固，政府部門和社會的傳統觀念對學校的功能僅停留在學習、升學等層面，對檔案幾乎缺乏意識。多年的應試教育僅強調學生的成績、學校的升學率，這就導致學校領導和師生對檔案信息化建設工作缺乏應有的重視和規劃，將大部分精力和時間都花到了教學管理上。檔案管理信息化設施較為薄弱。在對學生檔案實現信息化管理的過程中需要依靠一定的現代化管理設備，這些設備相對而言價格不菲。但是我國很多中學自身能力有限，經費方面本來就很困難，無法承擔對這些現代化設備款項帶來的壓力。有些學校雖然引進了先進的管理技術，但是由于管理模式的制約以及自身能力問題，無法真正達到信息化管理的要求。比如在信息管理系統中包括數據統計、信息檢索、資源網絡共享、檔案文件管理等多項功能，但是有些學校只對單一或者是部分功能進行使用，很多功能都無法得到開發利用。

1.2 技術層面

由于中學長期以來只引進基礎教育學科的專職教師，缺少經過系統學習專業知識的專職檔案管理工作者，不同于國外已經較為成熟的檔案信息化管理體系，我們的中學的檔案管理尚處于起步階段，檔案信息網絡化建設不完善。目前在很多中學的網絡化管理過程中，只考慮到了對校園網絡辦公系統以及校內局域網的建立，并沒有考慮到校園內的各類檔案信息化管理，這就導致了雖然在很多方面中學實現了網絡化管理，但是在檔案管理方面還走的是傳統管理模式，處于和現代網絡技術和計算機技術相脫節的狀態，檔案的信息化管理由于無法和其他部門的數據庫以及相關應用軟件相連接，無法實現檔案信息的資源共享。同時檔案的信息化管理還需要建立在一定的管理規范的基礎上，但是目前很多學校對該管理手段沒有足夠的重視，在網絡化建設過程中忽視了對管理規范上的統一，這些規范應該包括檔案館藏數字化標準、信息系統的開發和應用、各個學校之間的數據庫連接等多方面的內容。

2 改善中學檔案管理信息化建設有哪些措施

2.1 做好檔案信息化管理的基礎設施建設

檔案工作的信息化建設已經與學校管理和教學的現代化進程密切相關，學校領導應該從思想上認識到檔案工作的重要性，必須把檔案信息化建設的這項工作納入校園的信息化建設工作當中。檔案信息化建設的順利開展，學校需要制定周密科學的計劃，實施長遠的規劃，以及建立良好的管理機制，從而體現學校發展對檔案工作的要求以及檔案管理上的需要。同時，學校需要重視硬件設施和人員的配備，不盲目追求“高、精、尖”，結合學校自身實際情況，力求經濟投入最小化，實現效益最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度發揮。 完善檔案管理的網絡化建設。單獨地使用檔案管理系統已不能適應辦公自動化的要求，必須把檔案管理系統接入到校園網，使之成為數字化校園的一個子系統，并使之與其他軟件系統連接，形成一個巨大的信息網絡，實現信息資源高度共享化，實現區域學校之間的網上查詢和信息傳遞。

2.2 提高檔案管理的數字化程度

數字化程度是檔案管理的基礎內容，也直接代表著信息化建設的水平，然而在大多數學校中還只是把紙質信息轉化為數字信息，水平較低。當然考慮到目前中學資金不足、專業人士缺乏的現實，要求所有中學都實現最高水平的數字化也不可能。因此可以選擇利用率較高、重要性較突出的檔案優先管理，如學生的學籍檔案、教師考核、課程設置等。不同于傳統檔案的管理方式，信息化建設應該做好目錄、檢索建設，以音像、光盤、文件夾等形式將數據永久保存，并依托網絡實現數據資源的共享。目前大部分學校都已經建設了自己的校園網，可以將這些資料鏈接到相關網頁，使之成為數字化系統中的一個子系統，從而形成一個立體的信息網絡，提高數字化程度。

2.3 建設一支高素質的檔案管理隊伍

檔案管理雖然依托計算機和網絡，但歸根結底依舊需要人員對其操作，并且對從業人員的素質要求非常高，既要有專業的檔案分類、管理經驗，還需要具備計算機操作、數據庫管理、網絡建設等相關技能，而我國目前并沒有相應的課程設置。因此檔案工作人員要鍛煉和提高自身在電子環境下工作的能力，加強專業技能的學習，如參加計算機技術知識、網絡基礎知識、信息管理技術等培訓，全面提高自身的文字能力、綜合分析能力、計算機應用能力，使自己成為檔案信息化管理的全面性人才。學校應該建立完善的檔案人員培訓和考核制度，有計劃的對其進行深造教育，更新其知識結構，提高其專業技能，督促其認真學習，努力工作以適應新形勢下對人才的新要求。此外，與其他職業不同的是，檔案工作對人員的道德素質要求極高，在檔案管理中經常會遇到一些涉及個人隱私或機密文件的重要信息，這就需要檔案工作人員能夠有堅定的政治責任感和高尚的道德素質，防止出現販賣或利用這些信息從事一些對他人不利的非法行為。學校和相關人員要從思想上、行動上對檔案工作人員進行教育，使他們能有較高的思想政治覺悟，政治敏銳性和鑒別力，從而建設出一支高素質的檔案管理隊伍。

2.4 要做好檔案的安全保護工作

隨著檔案信息化建設的發展，檔案的安全問題成為不可忽視的一個重要方面。其中最為常見的是檔案信息的丟失和檔案信息的泄露。工作人員的操作失誤、計算機的故障、網絡黑客的攻擊等因素都可能導致文件在運行中丟失或者損毀。此外檔案信息中有些是公開的，有些是需要保密的且有秘密、機密、絕密等嚴格的等級劃分，如果這些信息遭到泄露或者丟失，對學校將造成重大損失。為了解決以上問題，從業人員需要提高自己的業務水平和職業道德素質，避免因為個人原因造成的文件損失。合理安全的規章制度，保證信息系統在一個安全有序和邏輯嚴密的流程中運行。針對網絡攻擊，可以引入科學有效的網絡安全措施來應對，提高網絡系統的抵御性，同時應該做好備份，當意外事件出現時可以立即啟動備份文件，恢復檔案信息的正常工作，減少不必要的重復性勞動。

參考文獻

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