高職院校學生檔案管理標準化服務探析

朱筱華

摘 要：高職院校學生檔案管理標準化服務工作的有效落實，一方面能夠結合綜合素質評審要求，確定更規范的檔案資料采集要求，以便使學生心理狀態、思想表現與學習成績體現得更全面;另一方面，憑借標準化的檔案管理服務，更能夠合理處置學生檔案，以便為學生職業規劃與發展提供適當幫助。本文基于檔案標準化管理服務要點展開分析，期望能夠為后續高職院校檔案管理提供良好參照。

關鍵詞：高職院校;學生檔案;標準化管理;服務要點

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.068

高職院校檔案是評定學生綜合素質水準的參照，更是決定學生職業發展的方向。其中既記載了學生在校期間的生活、學習與社會活動狀況，同時也反映了學生家庭社會關系與經濟狀況，為高職學生步入社會求職、選拔、福利提供了可參照的標準，若是檔案資料受損或遺失，則勢必會對學生造成極為惡劣的影響。因此，檔案管理標準化服務理應得到校方重視。

1 高職院校學生檔案管理服務存在問題

結合調查資料可知，目前高職院校在學生檔案管理方面普遍存在問題，其主要因素可分為高職院校對學生檔案管理工作并未給予充足重視和檔案管理意識不足，而若要增強檔案管理水準，則還需要從以下幾個方面細化分析。

1.1 檔案采集系統不夠完善

高職學生檔案內容應體現出每位學生的心理狀態、思想傾向、學習成績，以便為綜合素質的評定提供確切的資料。結合目前檔案材料采集資料可知，多數高職院校在檔案材料收集與篩選方面都并未提供標準化的監督機制，這使得多數材料均不滿足真實、完整且規范的要求，導致部分檔案無法及時歸檔，同時也不利于學生綜合素質評定工作的開展。其次，部分院校在檔案資料管理方面，主要涵蓋了高中簡單的資料、教師評語、錄取通知書、成績表與入黨材料等，對于學生自身的個性與心理素質反應較少，這同樣會使得學生綜合素質評定較片面，使學生未來職業的發展受限。

1.2 檔案標準化管理意識薄弱

目前，高職院校把重心放在了學生就業上，而學生就業率與學生技能密切相關。因此，課程建設、專業設置、師資隊伍建設等關系到學生技能培養的建設被提在學院發展的首位，而學生檔案管理常被忽視;與此同時，高職畢業生就業時，多數會進入對技能要求較高的私營企業、民營企業和外資企業，這些企業對學生的檔案不太重視，并未對檔案的接收提出明確的要求，造成學院和學生對檔案管理意識的弱化，使他們沒有意識到學生檔案對學生管理、人才培養及學生就業的重要性。

另外，高職院校檔案標準化管理意識薄弱還體現在以下兩個方面：

首先，學生對個人檔案資料并未給予充足的重視，這使得檔案資料內容填寫含糊其辭，甚至還有字跡潦草等情況，并且信息資料的失真，同樣會影響檔案的歸屬與保存，使高職院校檔案出現堆積或廢棄的狀況，不但增加了院校檔案管理的工作壓力，也會導致學生個人檔案資料的缺失，對未來職業發展帶來較多的問題;其次，目前高職院校在檔案資料收集與管理方面仍采用分開處理的方式，這導致檔案管理的專業性與標準化要求難落實，長此以往各部門勢必會忽視檔案管理工作，甚至在資料收集過程中，會存在相互推諉或銜接不及時等問題，此種狀況無疑會對學生的就業與個人發展帶來影響。

1.3 檔案管理手段較落后

由于多數高職院校對學生檔案管理普遍存在不重視的現象，因此檔案管理人員在專業素質與服務理念方面，也存在較明顯的差異性。其中，部分兼職檔案管理工作的人員，因為不具備專業的檔案管理意識，在管理方法方面便極易受原有資料影響，使得管理制度老舊且落后，很難保障學生檔案管理與資料收集能夠滿足標準化的要求，甚至在管理過程中，檔案遺失、受損、雜亂等情況較常見，極易對高職學生職業發展帶來極為不利的影響。

其次，盡管我國具備《檔案法》此種可參照的標準，但是在高職院校學生檔案管理方面，卻并未給予可參照且詳細的規章要求，這同樣使得檔案管理工作缺少目標，也阻礙了檔案管理機制后續的完善道路。

2 高職院校學生檔案管理標準化服務要點

2.1 建立標準化檔案管理服務機制

首先，建立學院各職能部門的歸檔和審核制度。學生檔案材料來自學院各個職能部門的收集和整理、歸納，并要經各職能部門的轉遞、匯總，只有建立完善健全的歸檔制度，明確各部門間的歸檔資料和轉遞手續，及時收集、整理、轉遞，并經學院專設檔案員的審核，才能保證歸檔資料的全面、真實、準確、系統，才能使學生檔案管理工作逐步走向規范化、制度化的軌道。

其次，擴大檔案材料收集范圍，增加誠信材料、社會實踐活動材料、技能證書材料、心理健康材料、信用材料等，豐富學生檔案內容，提高檔案的利用價值，更加真實、充分反映學生的發展情況。最后，做好學生檔案的保管和分發工作，遵循檔隨人走的原則，有就業單位的按就業協議寄發，無就業單位的，兩年內的由學院暫時保管，待單位落實后憑調檔函寄發;兩年以上的，寄至學生生源地的人才交流中心，從而減輕檔案庫存壓力和檔案員工作量。

2.2 培養標準化檔案管理意識

首先，通過報欄等形式開展檔案基礎知識教育，宣傳學生檔案的重要作用，從而增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與到檔案的管理和維護中，并引導畢業生重視關心自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生;其次，學院領導要對學生檔案的作用高度重視，并把學生檔案管理工作納入學院日常工作日程，設立專職檔案員和檔案室，結合學院實際情況，制定學生檔案管理的規范性文件。

2.3 構建專業化的檔案管理平臺

在構建專業化的檔案管理平臺期間，高職院校需基于檔案管理相關法規明確檔案管理的重點與服務要素，確保能夠提供更適宜的檔案管理方案與維護機制，使檔案管理更貼合標準化的要求，使檔案資料內容的采集更嚴謹，且檔案管理水平更高。其次，為確保檔案管理能夠保持標準化服務的狀態，還需定期對檔案管理工作進行監督與審查，確保每項檔案管理工作與標準要求無差異，才能確保后續高職學生檔案管理工作順利展開。

3 結語

高職院校學生檔案管理標準化服務意識的有效落實，不但能夠增強資料采集與篩選的效率性與真實性，以便更客觀的察覺出學生綜合素質存在的問題，為教學工作的開展提供有效的調整，同時憑借規范化與標準化的檔案管理機制，也更便于增強檔案資料的流通與編纂，以便為學生個人職業發展提供更好地幫助。故而，在論述高職院校學生檔案管理標準化服務期間，必須明確目前高職院校學生檔案管理標準化面臨的難題，并根據相關信息與資料明確解決方案，才能使學生檔案管理工作的質量與水準得以更全面的保障。

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