文書檔案精細化管理的路徑分析

馬欣

摘 要：文書檔案作為現代檔案管理學中較為重要的一項內容，并在單位決策和社會服務中發揮著重要憑證價值。近年來隨著科學技術的發展及檔案管理理念變化，文書檔案管理工作被注入了新的活力。特別是文書檔案精細化管理的實施，不僅能夠進一步發揮出文書檔案的價值，同時對于文書檔案檢索與利用也具有積極的意義。

關鍵詞：文書檔案;精細化管理;意義;路徑

在文書檔案精細化管理工作中，更強調管理內容的精細化，通過進一步縮減文書檔案管理流程，規范文書檔案管理內容，充分的運用信息化技術，以此來提升文書檔案管理工作的效率，確保文書檔案精細化管理目標的實現。文書檔案作為各單位各項工作開展過程的真實記錄，其能夠對各單位各項工作的內容進行真實反映。通過做好文書檔案精細化管理工作，可以促使文書檔案更好的為單位各項工作服務，為后期各項工作提供有效的參考和借鑒。

1 文書檔案精細化管理的意義

1.1 提升文書檔案管理的規范性和有序性

由于文書檔案資源主要來自日常公文交接和行政管理事務等，作為各單位較為重要的信息資源，文書檔案管理水平能夠體現出一個單位公文處理的效率質量，更全面和準確的反映出單位信息管理的質量。通過針對文書檔案實施精細化管理，進一步精簡文書檔案管理流程，提升文書檔案管理的規范性和有序性。

1.2 提升文書檔案資源利用率，滿足檔案查閱需求

當前各單位文書檔案資源呈現出快速增長的態勢，文書檔案利用要求也發生了較大的變化，這也要求文書檔案管理人員需要對文書檔案資源的加工、整合、挖掘和采集等給予更多的關注。并能夠基于精細化角度實現對文書檔案的管理，進一步優化具體的管理流程，促進文書檔案信息資源利用率的提升。而且通過精細化管理，還能夠更好的滿足文書檔案查閱和檢索等需求。

2 推進文書檔案精細化管理的路徑

2.1 做好文書檔案整理和歸檔工作

文書檔案信息來源于單位內部和單位外部，其涉及的內容十分廣泛，種類繁多，這也增加了文書檔案管理工作的難度。因此在實際工作中，需要做好文書檔案前端管理工作，即要基于精細化角度來做好文書檔案整理和歸檔工作。具體實施過程中需要提前針對文書檔案歸檔范圍和保管期限進行明確，而且在實踐操作過程中，各單位需要與自身的實際情況相結合，進一步擴大文書檔案的歸檔范圍。對于不同類別的文書檔案，需要對其保管期限進行明確，并積極做好文書檔案清理、更新和銷毀工作。針對文書檔案進行科學的整理和分類，及時審核文書檔案資料，對文書檔案編目和分類的內容進行具體的細化，以此來促進文書檔案管理工作質量和水平的提升。

2.2 完善文書檔案精細化管理機制

目前文書檔案精細化管理工作中還沒有完善的制度，這就導致文書檔案精細化管理工作無法達到預期的效果，實現管理效率不高。針對這種情況，各單位需要根據現有檔案管理制度，積極構建完善的文書檔案精細化管理機制，建立健全文書檔案管理制度，如針對文書檔案管理、文件歸檔及檔案借閱等方面的制度進行不斷完善和優化，并將各項制度落實到位，確保文書檔案管理工作各個環節具有規范的流程，提高文書檔案管理工作的標準，促進文書檔案管理工作效率的提升。同時各單位還需要對文書檔案管理工作給予充分的重視，加大經費投入，積極進行信息化系統建設，配備完善的信息化設施，為檔案精細化管理工作的順利實施創造良好的條件。而且在實際文書檔案管理工作中，還需要重視精細化管理理念的滲透，可以通過建立責任制，檔案管理人員借助于信息化系統實現對文書檔案的有效管理，確保文書檔案管理工作的高效性和安全性。另外，文書檔案管理環節相對復雜，而且各環節涉及的內容較多，因此通過先進的檔案管理制度，能夠進一步提升文書檔案標準化管理水平。

2.3 搭建精細化管理流程

在當前網絡時代背景下，信息技術的應用范圍不斷擴大。文書檔案精細化管理工作更離不開先進技術的支持。在實際文書檔案精細化管理工作中，需要遵循系統化、標準化和信息化等精細化管理原則，運用精細化思想來對檔案管理各環節的工作進行指導，借助于信息化技術來搭建文書檔案精細化管理流程，更好的發揮出文書檔案管理人員的重要作用，促進文書檔案精細化管理目標的實現。同時，在保證文件歸檔完整性和查閱便捷性的基礎上，還要進一步延伸檔案資料的利用價值。而且為了能夠進一步促使文書檔案精細化管理工作能夠更好的服務于單位各項工作的開展，在實際文書檔案精細化管理工作中，還需要進一步延伸文書檔案資料的服務功能，具體需要將服務理念有效的融入到檔案管理工作中來，基于服務角度來有效的優化檔案管理制度和服務流程，促進文書檔案信息資源利用價值的提升。

2.4 重視現代信息技術在文書檔案管理中的應用

信息化環境下，文書檔案加快了數字化發展的進程，現代信息技術在文書檔案收集、整合、存儲、檢索、開發和利用等各個環節的應用，有效的提升了文書檔案精細化管理的水平。在實際工作中，需要加快建立電子文件生面、儲存和傳輸等制度，并做好文書檔案數字化轉化工作，將紙質檔案轉化為各類電子介質。同時還要積極完善文書檔案管理系統的功能，構建文書檔案管理數據庫，針對文書檔案資源進行分類，提取有價值的信息，并進行加工編研，實現對文書檔案的一站式管理。另外，各單位還需要結合自身的檢索需求，通過設置更為人性化的檢索條件，從而實現文書檔案信息的快速檢索。

2.5 做好文書工作與檔案管理工作的銜接

在實際文書檔案精細化管理工作中，文書工作是基礎，只有做好文書工作，才能為文書檔案精細化管理工作的開展打下堅實的基礎。因此在實際工作中需要重視對文書檔案管理人員的培訓，全面提升檔案管理人員對各類文件的處理能力，并構建更具專業性的檔案管理隊伍。同時還要對精細化文書檔案管理職責進行細化，各單位可以基于自身的實際情況，積極探索檔案部門與業務部門之間協調配合的文書檔案管理機制，業務部門根據自身的職責及業務特點來初步對文書信息資料進行整理和篩選，然后交由文書檔案管理部門實施精細化加工，這樣不僅能夠最大限度的統籌人力資源，同時還能夠確保文書工作與檔案管理工作的有效銜接。

2.6 全面提升隊伍綜合素質

各單位在文書檔案管理工作中，宜樹立精細化檔案管理理念，并在實際工作開展過程中要重視人才培養，通過針對文書檔案管理人員實施有針對性的培訓，強化文書檔案管理人員的職業技能、道德觀念和精細化管理意識，重視提升文書檔案管理人員職業的榮譽感和價值感，進一步強化文書檔案管理人員的專業知識和技能，使其能夠與當前文書檔案管理工作更好的適應。另外，還要重視文書檔案管理人員信息素養的培養，進一步促進其服務意識和服務質量的提升。

3 結束語

由于文書檔案管理工作與各單位的工作質量息息相關，因此各單位需要加快推進文書檔案管理方式的改革，將文書檔案精細化管理作為常態化工作，積極構建完善的制度體系，加快推進文書檔案信息化建設的進程，從而更好的發揮出文書檔案的重要作用。

參考文獻

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