基于工程檔案管理在建筑工程中的運用分析

溫海燕

摘 要：隨著建筑行業的快速發展，建筑工程在數量與規模上均有較大提升。建筑工程建設施工的重點就是對與工程相關的信息及數據進行綜合管理，為各項施工及管理工作的開展提供依據。對于建筑工程建設施工來說，檔案管理雖然不能直接產生經濟效益，但是對可以有效提高工程建設施工管理質量，減少問題的產生。文章主要通過分析建筑工程檔案管理問題，對提高檔案管理的措施進行簡要的探討。

關鍵詞：工程檔案管理;建筑工程;運用

檔案管理是建筑工程管理中的重點內容，其涉及建筑工程建設的全過程，其對建筑工程質量評價、竣工驗收和竣工結算等工作都有著重要的作用，因此，這就需要做好建筑工程的檔案管理。在建筑工程管理中，管理人員一定要認識檔案管理的重要性，正視檔案管理中存在的問題，并積極采取有效的措施處理問題，來為建筑工程后續工作的開展奠定良好的基礎。

1 建筑工程檔案管理內涵

從建筑工程檔案管理內容來看，主要需要完成前期文件、項目管理文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工文件等文件資料的管理，而這些文件資料分別形成于工程立項、審批、設計、組織、施工、竣工等不同環節，想要實現全部數據的采集、整理、分析、處理和存儲顯然具有一定難度。開展建筑工程檔案管理工作，即要保證工程檔案能夠對工程實體相關內容進行真實、完整記錄，能夠與實體建設同步生成，覆蓋工程建設的全過程，使工程質量得到真實、系統的體現。作為工程最原始的資料，工程檔案具有重要利用價值，因此檔案管理需要實現檔案充分利用，為工程設計、建設等工作的開展提供數據依據。作為檔案管理人員，需要依托先進技術、管理方法開展系列管理活動，確保工程檔案資料能夠得到真實、完整、系統的采集、分析、存儲、處理和利用，繼而使檔案價值得到充分體現。

2 建筑工程檔案管理問題

2.1 檔案管理模式不規范

從當前的情況來看，一些建筑企業針對建筑工程檔案的編目、檢索、立卷等工作的開展，沒有設立相應的工作標準，致使檔案管理工作表現出明顯的不規范性，在所整理的檔案內容中，圖片資料及影像資料較少，大多數表現為文字的敘述，致使檔案內容直觀性強，所傳遞的信息不夠準確。在部分企業所整理的檔案資料中，建筑工程竣工圖沒有得到及時的更新，而且修改工作不到位，還存在歸檔不及時，進而導致最終檔案庫所搜集到的竣工圖與實際工程內容不相符，在所建立的檔案中，還存在的部分環節負責人簽字漏洞，且存在標識不同一，進而出現誤差。例如，在特定環節的施工中，施工材料已經使用完畢，但是施工材料質量證明仍然無法出具，直到后續才進行補充，進而導致資料信息無法跟上工程進度，此類情況的出現很容易引發工程質量問題。

2.2 人員意識薄弱

管理人員在對建筑工程的檔案進行管理時，不能明確其重要性，主要是由于其涉及的內容較多，涵蓋的內容比較廣泛，在管理的過程中存在較大的難度。施工單位對于檔案管理工作的重視程度不足，負責人認為檔案管理屬于管理工作的范疇，并且不能直接產生效益，因此在分配資源的過程中忽視了檔案管理的效用。在完成建筑工程建設施工之后，需要對工程竣工情況進行分析。而管理人員經常不能就是發現其中的問題，在工程交付之后才會從檔案中了解到有關信息，引發不同的問題。這會給檔案管理帶來較大的影響，難以針對檔案資料對工程中的問題進行修復。

3 提高建筑工程檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理規范性

針對建筑工程檔案管理工作的開展，建筑企業首先要建立起相應的檔案管理制度，以制度的形式來明確建筑工程檔案管理工作內容，其中包括建筑工程檔案資料的整理、信息篩選以及歸檔等，通過這種方式，使得檔案管理各個環節的工作能夠規范化進行。為了更好地保障各個環節的工作高效開展，還應該從宏觀層面入手建立起相應的檔案管理監督制度，并配合相應的懲處機制，促使建筑工程檔案管理工作能夠在嚴格的監督之下高效進行，而且要利用懲處機制將那些工作明顯失誤的人員進行嚴肅處理，以此警醒工作人員規范化工作。其次，加強檔案信息管理系統的建設。這一做法符合信息時代的發展方向，而且能夠不斷提升建筑工程檔案管理工作效率，利用信息技術，使得傳統的檔案管理工作模式得到改進，進而為建筑工程檔案管理工作的高質量進行提供更好的保障。

3.2 優化人員配置

工作人員是檔案管理的關鍵，雖然在現代化社會發展的過程中，信息化管理方式層出不窮，但是對于部分重要的管理內容還是需要由工作人員實施管理工作。建筑工程的檔案資料存在一定的特殊性，檔案管理人員在管理的過程中需要做好合同等資料的管理，防止其產生問題，影響建筑企業的根本效益。建筑工程項目種類較多，還會分散在不同的區域，在較長的施工周期中，管理人員要強化綜合管理效用。建筑企業需要對人員配置進行優化，在處理龐大的數據及資料時，需要具備較強的責任心，做好檔案分類工作，還需要對其進行整合，錄入到檔案管理系統中。企業在選拔檔案管理人員時，要對其專業能力進行考察，工作人員要了解建筑工程的基礎特點，并且對項目的第一線情況進行掌握，這樣才能夠在檔案管理的過程中得心應手。管理人員最好需要具備一定的檔案管理經驗，了解檔案管理的各項內容，還需要具備創新意識，在管理的過程中對管理方式進行創新。工作人員需要具備端正的工作態度，提高自身的專業素養，為提高建筑工程建設施工質量提供保障。

3.3 重視檔案管理的信息化建設

在信息化時代，建筑企業在建筑工程檔案管理中合理運用信息技術。有助于提高檔案管理的效率、質量和效果。建筑企業應加大投資成本，以促進檔案管理信息化的建設發展。還應建立檔案信息室，合理配置硬件和軟件，滿足信息化管理的需求。要保證企業內部網絡可以覆蓋整個企業，這是加強建筑工程檔案管理的重要途徑。檔案管理人員應利用信息化技術，采集、錄入、分析和整理檔案信息。在實際工作中，企業應該與計算機企業達成合作，共同開發滿足檔案信息化管理需求的系統，以保證信息化建設的效果。在檔案存儲方面，企業需要建設檔案數據庫，同時構建網絡信息安全防護體系，使檔案的安全得到保證。在傳統檔案管理與信息化檔案管理融合階段，企業應建立信息管理平臺，同時與企業其他系統相對接，通過對統一接口的使用，自動采集和處理建筑工程檔案信息，并繪制相應的表格，提高檔案的利用效率。

4 結語

缺乏對建筑工程檔案管理工作價值的深入認識，將導致工程檔案無法得到有效管理，繼而無法為工程各環節管理工作的開展提供可靠數據支撐。因此，應充分認識檔案管理在建筑工程管理工作中的重要地位，不斷完善相關管理制度，推動檔案管理信息化建設，加強檔案全過程控制，確保檔案質量得到強化，從而為工程的建設提供足夠依據。

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