事業單位人事檔案管理信息化建設及發展探討

胡少美

摘 要：人事檔案管理工作在事業單位中占據了很重要的地位，其中人事檔案管理的內容主要包括了工作人員的工作年限、工作經驗、相關業績和榮譽等信息，是事業單位發展的基礎，需要提高對人事檔案管理的重視度，確保人事檔案管理的準確性進而可以保障事業單位管理制度的有效建設，為管理人員提供有效的支持，是管理層進行人才使用的主要依據。隨著社會信息技術水平的不斷上升，我國經濟發展速度在不斷的提高，信息技術逐漸應用到各行業發展中，相關事業單位逐漸進行管理制度改革來滿足社會發展的需求，人事檔案管理的資料在不斷的改動，為確保人事檔案管理的完整度需要做好信息化檔案管理的工作，加強信息化建設。但是目前事業單位在的發展的過程中，人事檔案管理依舊存在很多的問題，對信息化的建設帶來很大的影響，導致信息管理方式無法正常的運行下去。本文對事業單位人事檔案管理信息化建設進行了深入的探討。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;信息化建設

事業單位的發展在社會發展中占據很重要的地位，是我國經濟提高的重要內容，為社會提供更好的服務。事業單位在發展的過程中存在很多的問題，但是在內部管理中有很大的提升空間，尤其是在人事檔案管理中，需要加強對人事檔案管理的重視度。人事檔案管理工作是事業單位發展的基礎，可以為其管理提供有力的支持，對于人才的使用具有很大的作用，人事檔案管理的水平和事業單位工作的質量有著直接的聯系，關系著事業單位的長期發展。目前隨著社會的不斷發展人事檔案管理的內容逐漸增多，相對于傳統的管理方式已經無法滿足現代社會的需求，需要對檔案管理的模式進行有效的改革，引進信息化技術，建立完善的信息化檔案管理體系，跟進社會發展的步伐，對事業單位的發展具有很重要的作用。

1 事業單位人事檔案管理工作存在的問題

1.1 觀念及制度落后

人事檔案管理工作在事業單位發展中占據很重要的地位，事業單位的檔案管理工作相對了比較簡單，但是工作的強度較大，需要相關的工作人員加以重視，確保檔案管理的準確性。目前事業單位檔案管理的工作人員，沒有認識到檔案兩個的重要性，沒有意識到檔案管理對員工存在的激勵作用，缺乏足夠的管理觀念，導致人事單位的檔案管理落后，依舊使用傳統的管理方式進行管理，管理效率低下。多數事業單位沒有建立專門的檔案管理場所，沒有投入一定的資金和人力，導致檔案管理工作設備不全，人事檔案管理工作存在漏洞的問題，為后期的檔案了工作留下了隱患。事業單位的檔案管理工作缺乏專業的工作人員，缺乏保存人事檔案資料的場所，相對于傳統的紙質檔案管理的方式，存在紙張損壞，腐爛、丟失等情況，需要相關的工作人員不斷引進信息化技術，逐漸轉換管理方式，同時對以往的人事檔案資料進行有效的保管，為后期的工作提供保障。

1.2 管理方式及管理體系落后

目前事業單位發展的現狀，依舊存在很多事業單位在進行檔案管理中使用傳統的方式，隨著檔案資料的不斷增多，人事檔案管理工作的壓力逐漸增大，導致工作的效率逐漸降低。在傳統的人事檔案管理的過程中，管理工作的主要內容是通過人工的方式進行相應收集、整理、歸納等，檔案資料的錯誤率較高，不易對其進行保存，無法實現對人事檔案管理工作進行現代化、信息化、動態化的管理，隨著事業單位的檔案資料的不斷增加，人事檔案管理的效率逐漸下降，無法對大量的檔案資料進行有效的管理，需要使用大量的人力，提高了事業單位發展的成本。使用紙質版的檔案管理中，容易出現檔案資料查找困難、不易保存、容易磨損等問題。在進行人事檔案管理的過程中，缺乏專業的工作人員，沒有建立完善的人事檔案管理體系，相關的工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作時需要工作人員不但具有基本的檔案管理能力，同時還要具備足夠的計算機技術和網絡技術，可以有效的提高檔案管理工作的效率，多數事業單位缺乏一定的專業人才，工作人員的安排也只是草草了事，從其他部門調遣的工作人員，無法將檔案管理工作的作用有效的發揮出來，對事業單位的發展具有很大的影響。

2 提高人事檔案管理信息化建設水平的相關策略

2.1 提高檔案管理工作人員的綜合素質

隨著社會信息技術的不斷發展，信息技術逐漸應用到社會發展各行業中，做好信息化建設可以為其他技術的使用打下堅實的基礎，事業單位在發展的過程中需要提高對信息化建設的重視度，加強對該方面的宣傳力度，提高事業單位工作人員對人事檔案的重視度，不斷改進傳統的工作模式，建立有效的信息化檔案管理體系，可以提高人事檔案管理的效率，同時提高對工作人員的培訓，加強工作人員的操作能力，將計算機技術有效的發揮出來，端正工作人員的工作態度，正確的認識到檔案管理的作用。事業單位相關的部門需要保持聯系和溝通，加強各部門之間的協作能力，為人事檔案管理工作提供有效的信息資料，對事業單位的發展具有很大的作用，促進事業單位的可持續發展。

2.2 實現檔案管理信息的數字化

在進行檔案管理的工程中，需要對相關的信息進行有效的數字化處理，將信息化技術的作用有效的發揮出來，利用信息化技術可以將人事檔案資料內容進行數字化轉化，提高了檔案資料的準確性和安全性，同時減少了人力，提高檔案管理工作的效率。事業單位的紙質檔案資料，在進行整理時對比較重要的檔案資料進行數字化整合有效的保存下去，避免出現資料損壞和丟失的情況。在信息平臺進行檔案資料傳輸的過程中，可以對資料進行數字化處理，轉化為有效的數字檔案，為檔案管理工作提供了有力的支持，不斷提高其管理的水平和效率，對事業單位的發展具有很大的作用。

2.3 加強人事檔案管理制度建設

目前檔案管理工作存在很多管理上問題，需要采取有效的措施進行改進和解決，提高對人事檔案管理制度的建設，首先需要改變相關工作人員對人事檔案管理的認知，提高對檔案管理工作的重視度，端正對檔案管理工作的態度。事業單位在發展的過程中，需要加強對人事檔案管理制度的建設，跟進社會的發展腳步，需要相關的工作人員不斷適應現代社會發展的檔案管理工作，根據現代社會發展需求學習相應的計算機技術，提高信息技術將其運用到檔案管理的工作中，可以有效的提高檔案管理的工作效率。人事檔案管理要建立完善的管理制度，對人事檔案管理的工作人員進行全面的培訓，不斷提高其專業能力和綜合素質，使其能夠掌握信息技術，并投入到事業單位發展的過程中，對檔案管理工作提供有效的支持，同時在管理的過程中，要嚴格按照相關的管理標準，進行人事檔案管理信息化建設，不斷提高人事檔案管理的信息化水平，促進事業單位的可持續發展。同時，事業單位在發展的過程中，可以建立人事檔案管理的相關機制，對工作人員的責任進行有效的明確，并將檔案管理的工作有效的落實到具體責任人身上，要求嚴格按照有效的規范制度進行。

3 結語

總而言之，隨著社會的不斷發展，信息技術逐漸得到廣泛的應用，事業單位在發展的過程中需要不斷的引進信息化技術，逐漸朝著信息化檔案管理的方向發展。在檔案管理的過程中，要確保人事檔案的準確度、真實性、安全性，提高對檔案管理的重視度，將檔案管理工作的作用有效的發揮出來，對事業單位的發展具有很大的作用，促進事業單位的可持續發展。

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