淺議城鄉建設檔案管理信息化建設

摘 要：信息化建設是城鄉建設檔案管理的必由之路。現如今，科技快速發展，信息化、全球化逐漸普及開來，倘若沒有足夠完善的信息化建設，檔案管理工作必將被時代所拋棄和淘汰，在城鄉建設中為整體發展拖后腿。因此，各地的城鄉建設檔案管理工作者，都應當有強烈的危機意識，以及面對工作時所應抱有的創新意識，如此一來，才能夠在迅速發展的時代浪潮中找準自己的定位，在檔案管理工作崗位上發光發熱，讓檔案管理工作與時代一同進步。

關鍵詞：城鄉建設;檔案管理;信息化建設

1 引言

檔案的本質屬性是歷史再現性，同時，檔案也具有知識性、信息性、政治性等其他屬性，檔案的作用不容忽視，它是再現歷史真實面貌的原始文獻。因此，各地檔案管理工作者應當重視檔案的作用，在檔案管理工作中秉持著認真、細致、敬業的原則，細心做好所有檔案管理。但是，大量的實體檔案，終究給檔案的管理和查閱帶來了一定的困難，同時也為使用者帶來了不便。城鄉建設檔案，是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。在信息化高速發展的今天，人們的時間都是很寶貴的，實體化文件和資料，查閱時會花費大量的時間和精力，而經過信息化處理后的資料，在保留其原有含義不變的情況下，可以有效的達到快速傳遞、快速查閱的目的，同時，也不影響原有原始文件的保存，因此，城市建設檔案管理的信息化，勢在必行。

2 城鄉建設檔案管理信息化的必要性

2.1 改變手工操作繁瑣的現狀

在檔案管理的過程中，大部分檔案管理人員依舊習慣于手工操作。即使是檔案管已經設置了相應的電子化信息化管理系統，購入了高效的、先進的檔案管理設備，大多數時候，檔案管理人員依舊只是利用他們進行一些簡單的人事檔案記錄，對于許多傳統的檔案文獻，他們依舊習慣于手工完成操作查閱，以及檔案的整理等工作。從一方面來看，這是對檔案館新設備新系統的一種資源浪費，從另一方面看，也是一種不思進取的表現。時代在改變，也在進步，唯有不斷尋求變化，才能適應時代的改變，才能更好的為目標人群提供服務。因此，檔案管理信息化建設勢在必行。

2.2 更好地發揮檔案價值

城鄉建設檔案，具有極強的參考和利用價值。對于城建企事業單位而言，創新是城鄉建設工作中必不可少的一部分。但是所有的創新工作都是要“站在巨人的肩膀上”，才能更好的完成。此時檔案所發揮的作用就是巨人的肩膀，為正在進行創新的人們提供前人們所有的經驗，以供他們進行參考，進而更好的進行創新工作。檔案管理的信息化建設可以讓很長的信息能夠更加高效的被調用，被傳播，能夠讓使用者在使用過程中，大大減少查詢和等待的時間，繼而有效提高工作效率，從而擁有更多的時間投入在實踐創新部分，使得最終完成的成品更加成功，更加完善。

3 城鄉建設檔案管理信息化策略

3.1 制定城鄉建設檔案管理信息化總體規劃

凡事預則立，不預則廢。對于城鄉建設檔案管理而言，信息化是一個浩大的工程，而不是一個簡單的工作。因此，對于某一部門，或是對于某一地區的所有檔案館而言，要進行信息化建設，首先就應當設計好總體的規劃，結合檔案館自身條件及相關檔案的特點進行個性化設計，努力在檔案館工作范圍內實現最高效的信息化。此外，也要結合系統的實際應用效果，通過一系列測試來探究系統與檔案館的適配度，而后根據實際需要進行微調，以求達到最佳使用效果。

以某市立城建檔案館為例，總體規劃可分為四個部分：一是確立指導思想，以鄧小平理論和三個代表重要思想為指導，大力進行改革;二是確立好信息化建設的目標和任務，努力建設更便捷，更快速的信息化管理體系，進行一系列的變革，引進新的管理系統和軟件，實現紙質、電子文件雙套歸檔;三是確定實施和要求，完善各項檔案管理基礎設施建設和應用系統建設，同時完善檔案資源建設。此外，也要加強檔案管理團隊建設，推進業務人員能力培訓工作;四是做好相關的時間安排，爭取所有工作在計劃時間內完成。

3.2 建立實用的城鄉建設檔案信息網站

城鄉建設檔案信息網站是城鄉建設檔案管理部門在網絡上為需求者提供的一個信息門戶，目的是需求者能夠更方便的查詢自己所需要的文件和檔案。根據部門的歸屬，應當將城鄉建設檔案的管理納入城鄉建設的管理當中，實現各部門資源共享，讓使用者尋求檔案的過程能夠更加便捷，更加迅速。同時，網站應當具有極強的實用性，相關技術人員應當優化其檢索功能，并及時將電子化、信息化處理過的文獻和檔案在網站上開放查詢，盡量豐富網站的資源，增強網站的實用度。

例如榆林市城建檔案館采用的東軟SEAS綜合檔案管理系統。在引入檔案管理系統前，榆林市城建檔案管理，依舊采用傳統手工管理檔案的方法，檔案采用手工分類和編號，在需要的時候采用人工檢索來查找檔案，不僅僅給檔案的查找造成不便，也造成了檔案資源無法分享的狀況。而東軟SEAS綜合檔案管理系統能夠有效幫助榆林市城建檔案館實現檔案資源最大化的共享和利用，讓檔案利用人員能更加高效地利用檔案，實現檔案管理上和服務質量上的雙贏。東軟檔案管理系統還可以支持榆林檔案館的按規則批量掛接，自動提取流水號等各種個性化業務，同時可以將檔案以電子化形式，通過內網實現共享和在線查詢、利用。同時，檔案的查詢和管理人需要有一定的權限，這也保障了檔案利用的合法性和安全性。

3.3 城鄉建設檔案管理應做到信息化、標準化

對于城鄉建設檔案管理而言，信息化是一個漫長的過程，在信息化的過程中，應當及時根據實際情況及相關要求做出相應的適當的調整。首先，信息化檔案管理應當符合國家標準，與同一級別的檔案館應當盡量保持管理模式的一致性，以及文件格式的統一性，以便上級部門能夠更好的進行統一調度和管理，查詢者也能夠更好的接收和使用相關電子檔案。同時，檔案館還應當結合自身的特點對檔案管理信息化進行相應的個性化設計，使得檔案的查詢和使用更加便捷。

4 結語

信息化建設是時代發展的需要，各個地區的城鄉建設檔案館，都應當積極進行檔案管理的信息化建設，將所有館藏原始信息進行相應的信息化處理，同時進行完善的標引、分類等工作，使其在使用過程中便于查詢，且盡可能的保留其原有的形態，令查閱者能夠最大程度的還原原有的樣子。檔案館的管理人員也應積極提高自己的專業水平素養，積極學習信息化管理的技能，從而更好的完成檔案管理的信息化建設，與時代接軌，發揮檔案的作用。

參考文獻

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[2]葛文莉.淺談檔案信息化建設[J].辦公室業務，2019（06）.

作者簡介

王洪利（1974-），男，漢族，吉林德惠人，研究生，中級，吉林省長春市德惠市城鄉建設檔案室。