探索事業單位檔案管理信息化建設的途徑

馬艷東

摘 要：檔案管理是事業單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項目等各種信息的一種重要途徑。信息時代的到來，傳統的檔案管理中的各種問題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術的優勢來提高檔案管理效率成為我們共同探究的課題。

關鍵詞：探索事業單位;檔案管理;信息化建設

為了進一步提高事業單位人事管理檔案工作的效率，單位應該不斷加強對自身檔案管理的功能優化，擴展收納能力，充分利用現代互聯網信息化技術，一改傳統的檔案管理方式，建立集合，收納，存儲，讀取一體的現代化信息化的檔案管理理念和模式，妥善吸納各部門的反饋意見，不斷促進事業單位檔案管理工作科學化規范化和現代化的轉變，與時代相接軌。

1 事業單位人事檔案管理信息化建設及發展的價值

分析針對事業單位人事檔案管理工作來說，其主要是嚴格依照國家相關法律法規，切實地對社會管理職能進行履行，社會價值非常大。通常情況下，我國公民的檔案很多都是交由事業單位相關人事管理部門進行保存和備案，以確保其在需要的時候，能夠更加快速地找到檔案所在地，提升工作的便利性。同時，通過對人事檔案管理工作分析，也可以將其看作為社會人力資源的整合，從國家的層面和角度研究，人才戰略是實現國家長久發展的主要路徑，而強化對事業單位人事檔案的管理，則是對人力資源進行整合的過程，能夠保證事業單位在日后的人力資源管理階段，更加順利且便捷，不斷地對人力資源整合效率進行提升，進而從整體的角度上推動企業的可持續發展進程。

2 事業單位檔案管理的必要性

事業單位檔案管理在事業單位的發展過程中有非常重要的影響，其重要性和必要性主要體現在以下幾個方面：

第一，檔案管理在人才聘用的過程中能夠直觀的展示人才的各種經歷和工作軌跡、工作能力等，能夠為用人單位展示得更加全面，從而有助于事業單位合理的運用人才。

第二，從事業單位發展的角度看，檔案就是單位成長的記錄，同時，也是事業單位工作成長的基礎和關鍵。通過檔案可以對單位發展和工作有一個清晰的了解，包括人員的流動、項目的完成、未來的規劃等等，從而對事業單位的工作有一個全面的客觀的認識，從而提高工作效率。

3 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1）開發檔案信息資源不夠合理。目前來看，事業單位對檔案管理信息化的開發和利用并不是十分合理的，所具有的檔案信息是比較少的，而且其中的許多信息都是重復的，從而無法保證事業單位檔案管理信息的質量。不僅如此，一些事業單位認為，檔案信息所具有的價值并不是十分重要的，所以他們對檔案信息的開發和利用并不注重。其次，我們國家對檔案信息的管理還是比較嚴格的，對外開放的檔案信息是比較少的，這就會造成許多事業單位檔案管理的信息化建設不是十分的完善，還存在著一些不足之處，無法使各個部門之間對檔案信息進行充分的利用。因此，面對這種情況，就需要采取相應的解決措施。

2）管理理念落后。從管理理念上看，很多事業單位在檔案管理過程中并沒有充分認識檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對《檔案法》的法律法規了解甚少，以至于很多事業單位的檔案管理并沒有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實處。除此之外，由于對檔案管理的認識不足，在工作過程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視了檔案的充分開發和利用，從而嚴重影響其管理的有效性。

3）對人事檔案管理不夠重視。對于人事檔案管理工作來說，其是事業單位最為基礎的工作，但是從目前的情況來看，也是事業單位最不重視的一項工作。一般而言，如果不能科學的對人事檔案進行管理，或者檔案管理不認真、不到位，那么人事檔案就會存在損壞或者丟失問題，無法對人才進行深入挖掘，甚至還會造成人才流失的情況，為事業單位造成了非常嚴重的損失。現階段，一些事業單位在發展期間，領導對于人事檔案管理的認識具有較強的片面性，淺顯的認為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料，對人事檔案的查詢以及調查的職責進行切實履行，只要不發生人事檔案丟失以及損壞等事件，那么就說明工作已經做到位。因而，這種從安于現狀的落后思想，很大程度上對事業單位人事檔案管理信息化建設造成了干擾，阻礙了管理效率的提高。

4 事業單位檔案管理信息化建設的可行性對策

1）提高信息化建設的針對性。事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網站的實用性。另外，事業單位的檔案信息管理網站為相關人員提供所需檔案管理工作，并且以網頁的形式建立，實現檔案管理的網上查找和信息化的使用，具有很強的現實意義。事業單位檔案管理信息化建設需要加強網頁式的服務建設，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發展潮流。與此同時，在檔案信息化建設過程中，還需要顧及檔案與軟件的兼容性，使其更高效地保存下來。

2）對信息化建設設備以及管理系統進行完善。在以往的事業單位人事檔案管理工作中，往往都會采用紙質檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優勢。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益煩瑣，耗費的時間以及人力也相對較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對人事檔案進行調檔的過程中，還會經常出現丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸的具有較強的穩定性。因而，為了可以從整體的角度上對管理效率進行提升，降低檔案管理出現問題的概率，那么還應該強化對檔案信息化建設力度，在具體的建設階段，應該充分的對計算機等技術進行應用，合理地將存儲在紙質載體上的檔案信息轉化成數字化，利用掃描儀，科學的對檔案進行整合、加工以及管理。同時，在人事檔案管理信息化建設期間，也可以將現有的紙質檔案依照規定，統一的進行管理，科學的輸入到計算機中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對管理人員，其也需要嚴格的依照各項規章制度，合理操作，保證人事檔案管理工作的進行相對有序和順利，從而最大限度地實現信息共享。

3）強化檔案管理人才的引進和培養。事業單位在進行檔案管理工作時，應該注重對于檔案管理人員的培養問題，采用分級管理培訓的形式，對員工進行指導和監督，并將工作安排細分，責任到人，高層員工要端正工作態度，提高專業技能水平，幫助工作任務順利完成。檔案管理工作是服務性質的工作，與此相關的工作人員都應該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

5 結束語

綜上所述，隨著社會的不斷發展，通過對事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與相應的解決措施進行分析后，可以更好的對現有檔案管理工作模式進行創新和改革，使其在今后的發展過程中以最好的狀態來迎接新的挑戰，并為檔案管理信息化進行進一步的建設打下良好的基礎。

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