基于信息化背景下房地產(chǎn)檔案管理探討

陳麗宏

摘 要：在信息化的背景下，想要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理，需要借助當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)并將其二者進(jìn)行有效的技術(shù)融合，然后再實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)的投標(biāo)書、設(shè)計(jì)材料、合同等相關(guān)資料進(jìn)行電子版的轉(zhuǎn)稿，這樣再通過計(jì)算機(jī)的有效應(yīng)用，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子文檔的科學(xué)管理，并能夠真正實(shí)現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上來進(jìn)行房地產(chǎn)檔案的信息資源共享，這樣就能夠保證在相關(guān)行業(yè)工作開展的過程中，可以通過此種方式來實(shí)現(xiàn)對(duì)于其檔案信息的有效應(yīng)用，并且也可以在實(shí)際管理的過程中，提高其管理的效率，這也使得房地產(chǎn)業(yè)的信息化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)在當(dāng)前背景下獲得全面性的提升。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)業(yè);信息化;檔案管理

近幾年來，我國的房地產(chǎn)業(yè)獲得了飛速的提升，因此為了保證能夠應(yīng)對(duì)未來的發(fā)展，則需要做好房地產(chǎn)的信息化檔案管理，這樣才能夠保證在房地產(chǎn)項(xiàng)目投資和決策的過程中，能夠?yàn)殚_發(fā)設(shè)計(jì)人員提供重要的參考方向。同時(shí)，在信息化的發(fā)展時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)信息檔案全面化的信息管理，也成為未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以基于當(dāng)前房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展前景來看，做好房地產(chǎn)檔案信息化管理工作則需要依據(jù)其自身的特點(diǎn)，并根據(jù)相應(yīng)的管理原則來執(zhí)行才能夠真正實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的有效管理。對(duì)此，本文主要介紹了房地產(chǎn)檔案管理在信息時(shí)代下進(jìn)行高效管理的必要性進(jìn)行了介紹，并闡述了其管理的原則，最后依據(jù)實(shí)際的發(fā)展方向來對(duì)其信息化管理的方式進(jìn)行探討，希望能夠以此來促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理的科學(xué)性能夠得以提升。

1 信息化背景下房地產(chǎn)檔案管理的必要性

首先，房地產(chǎn)檔案管理具有動(dòng)態(tài)性的發(fā)展特點(diǎn)，這也使得在進(jìn)行管理的過程中，必須要對(duì)其資料進(jìn)行定時(shí)定期的處理，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)依據(jù)其動(dòng)態(tài)管理的特性來滿足其檔案資料管理應(yīng)用的有效性。對(duì)此，在信息化背景下實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理就能夠有效實(shí)現(xiàn)在管理的過程中滿足這一特性。并且，由于房地產(chǎn)檔案管理在進(jìn)行相關(guān)資料變更的過程中需要通過一系列的措施手段來對(duì)其檔案進(jìn)行加密變更處理，所以在進(jìn)行信息更新的時(shí)候，則需要保證信息應(yīng)用的正確性和全面性，所以這也使得房地產(chǎn)檔案在利用的過程中具有一定的高頻性的特點(diǎn)，因此應(yīng)用信息化檔案管理的模式，就能保證通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查閱，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)其資料的有效管理，更能夠降低人為操作的不確定性和誤差性問題的產(chǎn)生[1]。

其次，房地產(chǎn)業(yè)在進(jìn)行行政管理的過程中，需要按照我國的相關(guān)法律來對(duì)所有房產(chǎn)進(jìn)行登記證明，并保證在進(jìn)行變更的過程中能夠通過規(guī)范的操作來確認(rèn)操作過程當(dāng)中的每一步驟是否符合相關(guān)規(guī)定，同時(shí)也要對(duì)其交接的記錄進(jìn)行有效處理，這樣才能夠保證通過以紙質(zhì)的形式來對(duì)其記錄的過程建立檔案，以防止在后續(xù)追責(zé)的過程中，由于缺乏證據(jù)而導(dǎo)致無法回溯。對(duì)此，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案保存的過程中，則必須要依據(jù)規(guī)定的日期、操作時(shí)長來對(duì)其進(jìn)行處理，這也使得房地產(chǎn)檔案自身具有長期性和唯一性，所以在進(jìn)行保存的過程中，則必須保證其檔案管理的高效性，否則就會(huì)使得其檔案失真。但是，在過去管理的過程中，由于檔案管理多為紙質(zhì)，這使得其每一年在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力才能確保檔案管理的全面性，并且檔案自身容易遭受各種問題的影響而失去自身的作用，所以通過信息化處理來進(jìn)行管理，也是提升其檔案價(jià)值的有效方式之一。

最后，在過去的管理方式中，由于只能夠通過人工處理來實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的查找，這使得檔案管理人員在日常工作的過程中，其基礎(chǔ)工作量較大且工作效率較低，但是有效應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式就能夠?qū)崿F(xiàn)在信息化管理的同時(shí)，從電子設(shè)備中進(jìn)行檔案的錄入和查找，這樣一經(jīng)數(shù)據(jù)的輸入就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效共享。此外，在當(dāng)前的檔案電子管理設(shè)備當(dāng)中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全面優(yōu)化查詢功能，并且依據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行了升級(jí)處理，這也使得房地產(chǎn)檔案在調(diào)查完畢后，可以直接通過信息打印功能來實(shí)現(xiàn)對(duì)于部分或全部資料的打印，這樣就可以釋放過多的勞動(dòng)力，同時(shí)也能夠提高管理人員自身的工作效率。

2 信息化背景下房地產(chǎn)檔案管理的原則

在信息化背景下進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的過程中，必須保證各級(jí)單位能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠?yàn)楹罄m(xù)的管理工作提供基礎(chǔ)保障。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理的過程中，針對(duì)老舊紙質(zhì)檔案應(yīng)以掃描、保存等方式來實(shí)現(xiàn)提高其電子版的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，這樣才能夠保證在后續(xù)使用的過程中，能夠提高其基礎(chǔ)的利用效率。

在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的過程中，為了滿足信息化背景下實(shí)現(xiàn)其檔案應(yīng)用的有效性，則應(yīng)該實(shí)現(xiàn)在各個(gè)地區(qū)進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)，這樣才能夠保證通過數(shù)據(jù)上傳與數(shù)據(jù)庫的建立來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效應(yīng)用，以此才能保證在后續(xù)管理的過程中，也可以實(shí)現(xiàn)通過此種方式來降低由于檔案信息更新不及時(shí)而導(dǎo)致的一些問題產(chǎn)生[2]。

基于當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，有效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)提高檔案管理的實(shí)際價(jià)值，但是由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身存在著一定漏洞，這也使得其系統(tǒng)的建立必須要保證自身運(yùn)行的安全性。對(duì)此，這就使得在信息化發(fā)展的背景下，必須保證房地產(chǎn)的檔案管理能夠提高其自身管理的安全性，同時(shí)也要落實(shí)相應(yīng)的責(zé)任制度，這樣才能夠做好后續(xù)的管理工作，并保證其檔案信息的管理能夠更為安全。

3 信息化背景下有效實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的方式

1）切實(shí)落實(shí)信息化管理的理念宣傳。隨著當(dāng)前科技水平的不斷提升，使得各行各業(yè)在發(fā)展的過程中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)于自身行業(yè)的技術(shù)性升級(jí)，所以在信息化的發(fā)展背景下，為了保證我國的房地產(chǎn)業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)自我內(nèi)部檔案管理技術(shù)的有效升級(jí)，則需要應(yīng)對(duì)時(shí)代的發(fā)展下來進(jìn)行有效的技術(shù)更新，以此才能夠保證在進(jìn)行管理的過程中，可以通過先進(jìn)技術(shù)來對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行更改，從而才能保證其現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展速度能夠得到提高[3]。對(duì)此，針對(duì)當(dāng)前的時(shí)代背景而言，有效實(shí)現(xiàn)將信息化管理的理念進(jìn)行內(nèi)部宣傳，才能夠真正實(shí)現(xiàn)讓基礎(chǔ)員工能夠認(rèn)知到信息化管理能夠帶來的實(shí)際益處，并且也可以通過領(lǐng)導(dǎo)自身的帶頭作用來推動(dòng)此工作的全面落實(shí)，從而就能保證全新的檔案管理模式可以有效促進(jìn)其檔案的應(yīng)用價(jià)值獲得提升。

2）做好信息化數(shù)據(jù)管理的數(shù)據(jù)庫建立。在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案信息化管理的過程中，需要保證先對(duì)其數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的開發(fā)和建設(shè)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)當(dāng)數(shù)據(jù)庫建立完成后，可以通過對(duì)于傳統(tǒng)資料的上傳來實(shí)現(xiàn)對(duì)其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的補(bǔ)充，并通過后續(xù)的有效使用來進(jìn)行新老數(shù)據(jù)的聯(lián)合，以此才能夠確保檔案的全面性。同時(shí)，對(duì)于檔案的信息化管理而言，也需要實(shí)現(xiàn)對(duì)于其管理系統(tǒng)的有效建立，這樣才能夠保證通過科學(xué)化的系統(tǒng)建設(shè)來實(shí)現(xiàn)在后期運(yùn)行的過程中提高其數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性，從而保證該模式的應(yīng)用可以真正實(shí)現(xiàn)推動(dòng)房地產(chǎn)檔案信息管理的全面性優(yōu)化。

3）重視信息化管理人才的引進(jìn)和培育。想要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作的全面性升級(jí)，也離不開新型人才的支持，因?yàn)樵谶M(jìn)行信息化管理的過程中，需要實(shí)現(xiàn)對(duì)其管理系統(tǒng)有效的建設(shè)，并且要保證各個(gè)軟件在運(yùn)行使用的過程中，能夠降低互相沖突的可能性，所以這就需要進(jìn)行人才的引進(jìn)，并保證專業(yè)人才能夠發(fā)揮出自身的實(shí)際能力，進(jìn)而才能夠真正實(shí)現(xiàn)在建設(shè)的過程中，可以通過前期的技術(shù)應(yīng)用來保證數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)的建立能夠使得其系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性獲得提升。此外，針對(duì)管理的人才而言，也需要保證其自身能夠?qū)ο到y(tǒng)的一些常規(guī)性問題進(jìn)行及時(shí)處理，這樣才能夠真正實(shí)現(xiàn)在應(yīng)用的過程中，防止不良問題的發(fā)生。而針對(duì)現(xiàn)有的管理人員而言，也需要通過技術(shù)升級(jí)等多種方式來對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能夠確保在其他工作開展的過程中，實(shí)現(xiàn)通過管理人員自身職能的發(fā)揮來確保房地產(chǎn)檔案管理工作可以有序地開展。

4 總結(jié)

房地產(chǎn)工作的開展核心之一就是對(duì)于檔案的有效管理，因此在信息化的背景下，實(shí)現(xiàn)對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理的全面升級(jí)，就能夠?qū)崿F(xiàn)推動(dòng)房地產(chǎn)業(yè)在未來發(fā)展的過程中可以依據(jù)時(shí)代的變化來進(jìn)行內(nèi)部的自我變革。對(duì)此，相關(guān)單位一定要真正實(shí)現(xiàn)能夠有效落實(shí)其檔案管理模式的全面升級(jí)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)推動(dòng)其行業(yè)的整體發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]高旭東.對(duì)房地產(chǎn)檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考[J].國際公關(guān)，2020（06）：142+144.

[2]張桑.新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：78-79.

[3]于明明.信息化背景下的房地產(chǎn)檔案管理思考[J].城建檔案，2016（10）：50-51.