關于加強檔案庫房安全管理的探討

王璐

摘 要：檔案是社會發展中積累的寶貴資源，其具有較強的借鑒價值和參考意義，庫房是保存檔案的關鍵場所，通過安全管理能夠確保檔案的信息安全和主體安全，對發揮檔案價值具有重要作用，因此，各檔案保管部門要給予安全管理以重視，通過各種途徑完成加強庫房的安全管理工作。

關鍵詞：加強;庫房;安全管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.050

在開展檔案管理的過程中，庫房是存放和保管檔案的主要場所，其對確保檔案使用安全具有重要價值。但是當前，受到諸多因素的影響，導致庫房在安全方面存在諸多薄弱點，尤其在硬件建設和軟件建設中，缺乏安全綜合考慮，對檔案安全和使用功能帶來巨大影響，因此，各檔案保管單位要轉變思想認知，對庫房安全管理進行加強，體現其安全管理的職能，發揮檔案的應用價值。

1 檔案庫房安全管理的必要性

庫房是存放檔案資源的重要場所，如果庫房存在安全隱患，則會影響檔案的日常查詢利用，為單位造成巨大損失。首先，開展檔案庫房安全管理可以提升單位的檔案管理水平，優化管理體系和管理制度;其次，安全管理還能夠保證檔案安全，避免紙質檔案在保存中遺失和損壞，有助于發揮檔案的應用價值;最后，通過安全管理還能夠確保重要信息不外漏，尤其是涉及個人隱私或者國家安全的重要機密，具有巨大的安全價值。

2 落實檔案庫房硬件建設

1）防潮措施。檔案庫房主要保管紙質檔案，檔案主體如果受潮會出現不同程度的損壞，通常情況下，庫房室內濕度應保持在45%～60%，便于紙質檔案的長久保管。因此，各檔案保管單位要落實好防潮措施。首先，庫房選址要盡量干燥朝陽，不能選擇在濕氣較大的地下室，檔案長期保管容易受潮;其次，在庫房中定期使用和更換干燥劑;最后，采購除濕效果顯著的除濕器，對室內濕度進行科學控制。

2）防光措施。強光會對紙質檔案造成一定程度的損壞。在日常保管中，防光是容易忽視的關鍵要素，為了避免強光對檔案產生光解作用，庫房需安裝窗簾，起到一定的防光作用?；蛘咧苯舆x擇密閉性好，不透光的房間作為檔案庫房也比較合適。

3）防盜措施。一些重要的檔案資源涉及社會甚至國家安全，為了避免檔案信息被盜取，需要做好防盜工作。首先，庫房要安裝具有較強防盜功能的防盜門窗，對其性能開展定期檢查;其次，在庫房周圍安裝攝像頭，對其周圍情況開展動態檢查，有條件的單位可安裝生物防盜、紅外防盜等先進裝置;最后，查閱檔案都要由管理人員陪同，避免發生檔案丟失事件，并且在管理人員的看護下完成查閱工作，通常情況下，檔案不能帶出庫房。

4）防火措施。在所有危害檔案安全的因素中，火災位居首位，如果庫房發生火災，會導致檔案資源付之一炬，在安全管理中，防范火災也是最為重要的內容。首先，單位要建立和完善火災防范預警系統，安裝高壓水霧滅火裝置，根據其滅火效果、維護方式和庫房的結構組成、占地面積進行科學設計;其次，根據檔案資源的類型添置滅火器，定期檢查和更換滅火器，如果發生火災可以正常使用;最后，規范管理人員的行為，嚴禁在庫房中吸煙和使用明火裝置，如果發現要給予嚴肅處理。

5）防塵措施?；覊m是影響檔案保管質量的最關鍵因素，在以往的固化管理模式下，紙質檔案在完成歸檔整理后，即收入到庫房中保管，但是由于檔案資源長期得不到使用，在庫房中會積累大量的灰塵，灰塵不但會影響紙質檔案的保管質量，還會阻礙其正常使用，因此，各檔案保管單位要落實防塵措施。首先，對庫房內部進行系統性清理，有條件的單位可以安裝除塵設備，保持庫房內濕度合理，盡量避免灰塵對紙質檔案帶來負面影響;其次，定期組織保管人員加強庫房除塵工作，在除塵中要注意保護檔案資源，不能弄臟檔案，避免其字跡模糊不清，為使用造成影響;最后，為進一步做好防塵工作，還可以使用裝紙盒的方法，把一卷卷檔案裝入紙箱中，再放置在密集架上存放。

6）防蟲措施。在檔案資源保存中，蟲蛀是危害檔案保管質量的關鍵因素，尤其對于長期不使用的檔案，更加容易發生蟲蛀情況，管理人員要給予檔案防蟲以及高度重視，并且落實各項預防措施。首先，所有檔案在進入庫房之前都要做好清潔工作，庫房內部要定期消毒清潔，避免庫房內滋生蛀蟲，損壞紙質檔案資源;其次，合理選擇防蟲藥物，當前市面上較為常用的防蟲藥物包括蕓香、靈香草、冰片以及樟腦丸等，在選擇藥物中要使用長期有效的藥物，并且根據其使用說明正確使用;最后，定期組織人員對檔案蟲蛀情況進行檢查，如果發現個別檔案存在蟲蛀情況，要及時處理，如果紙質檔案蟲蛀嚴重，則需要及時備份，避免原始檔案丟失。

7）防鼠措施。鼠害是當前檔案庫房管理中最為常見的問題，誘發鼠害的原因較多，例如檔案庫房內衛生情況較差、庫房位置選擇不合理、缺乏科學的防護措施，因此，相關單位要結合實際情況落實各項防鼠措施。首先，嚴禁在庫房內吃飯或者存放食品，定期組織人員打掃庫房衛生，及時發現老鼠并且殺滅;其次，老鼠喜歡在陰暗潮濕的環境下生存，在庫房位置選擇中，要盡量選擇干燥、朝陽的位置，不能將地下室作為檔案庫房，在保證庫房空間的同時，也要確保庫房環境干燥;最后，定期在庫房中噴灑鼠藥，起到殺滅老鼠的作用。

3 落實檔案庫房軟件建設

1）制定安全制度。安全管理是庫房軟件建設的重中之重，在完善而科學的制度支撐下，各項管理工作才能有序開展。首先，在構建安全制度中，要涉及管理的各個方面，包括應急預案、衛生保潔、安全檢查、人員進出以及檔案入庫等，保證制度規章的實用性以及合理性;其次，制度內容要精化、細化，可以為管理提供指導，例如在人員進出制度中，非管理人員嚴禁進入庫房中，在查閱檔案中要有管理人員陪同，在具體內容的規范下，發揮制度在約束和規范方面的作用;最后，在完成制度體系建設后，制度不能一成不變，要根據環境變化、人員變化以及需求變化，對制度進行適當的調整，促使制度更加具有普適性。

2）提升人員素質。在開展安全管理中，管理人員是落實各項工作的主體，其素質和能力與管理成效具有密切關系，因此，各檔案保管單位要注重提升人員素質。首先，定期組織現有管理人員開展專業化培訓，通過培訓提升人員的崗位能力、職業素養以及專業技能，進而更好的面對崗位工作;其次，從多種途徑選撥管理人員，優化管理隊伍的學歷層次;最后，合理劃分管理人員的崗位責任，所有人員都承擔一定的管理任務，避免發生問題相互推諉。

3）引入信息技術。當前信息技術已經在檔案管理領域獲得深入應用，并且取得顯著的效果，在庫房安全管理中，單位也要發揮信息技術的優勢，確保檔案資源安全。首先，為了避免紙質檔案損壞，可將紙質檔案轉變為電子檔案進行云保存，由于單位在長期發展中積累了大量的紙質檔案，其工作量較大，單位可根據檔案的重要等級優先轉變電子檔案;其次，對檔案信息化管理軟件進行安全防護，可與國內知名的軟件企業進行合作，設計具有較強實用性的軟件，進而確保檔案安全。并且這項任務具有時代性、使命感甚至緊迫感。

4 結束語

總而言之，檔案是一種寶貴的資源，在社會在發展中積累的經驗、技能和知識，庫房作為存放檔案的主要場所，各檔案保管部門需要給予其安全管理以重視，通過加強庫房安全管理的硬件和軟件，提升庫房安全等級，有助于發揮檔案的價值。

參考文獻

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