建筑工程檔案管理中存在問題及優化措施探究

謝巖

摘 要：隨著社會的快速發展，建筑企業事項不斷增多，這在很大程度上增加了建筑工程檔案管理的工作量。就現階段建筑企業的檔案管理情況來看，還存在檔案控制力不足、檔案管理質量較低、監控手段缺乏等問題，亟待對檔案管理模式進行創新和完善。基于此，本文對當下建筑工程檔案管理存在的問題進行了分析，提出了提升建筑工程檔案管理質量的策略，期望能對建筑工程檔案管理起到一定的借鑒作用。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理;問題;優化措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.026

隨著信息時代的來臨，傳統的建筑工程檔案管理體系已經不再適應于當前的建筑工程發展，因此，建筑企業需要在傳統基礎上對工程檔案管理模式進行創新，以提升檔案管控質量。信息技術的出現，恰好為其提供了有利的條件，在信息背景下需要轉變工程檔案管理工作方式、加快信息化管理系統的建設步伐、培養高水平的檔案管理人才，并利用信息技術為企業提供精確的檔案數據，以此全面提升建筑工程檔案的質量管控效率。

1 建筑工程檔案管理存在的問題

1）檔案管理制度缺陷。當前建筑工程檔案管理工作存在一定的缺陷，管理模式仍需要完善和提升。首先是領導層對于檔案管理工作重視度不足。其次是從事檔案管理的人員任務繁重，若要加強工程檔案管理工作，會加大往后工作的強度，使得檔案管理工作變得更加繁重[1]，這就在一定程度上讓員工散失了檔案管理工作的積極性。另外，企業對于管理人員的管理制度不夠完善，建筑企業上級部門對檔案管理工作長期不夠重視，導致這些年來出現的問題較多，疏于管理而出現的問題不勝枚舉，這點而言，需要加強上級部門對工程檔案管理工作的重視度。

2）企業可操作型事務較多。建筑企業檔案管控人員在工作中存在的可操作性事務較多，如若在這時進行工程檔案管理，就必然會使得工程檔案管理人員力不從心，影響到職能發揮的同時還會在一定程度上阻礙檔案管理工作模式的創新。近些年來由于建筑單位制度的變革，導致其中的檔案管理人員頻繁調動，再加上沒有相應的培訓，使得檔案管理人員對于業務的操作流程不夠熟悉[2]，很難勝任當下的檔案管理工作，這對提升工程檔案管理效率造成了較大影響。

3）高素質管理人才缺乏。新時代背景下最為關鍵的就是高素質的檔案管理人員，工程檔案管理所涉及的內容眾多，且復雜度和綜合度較高，這就意味著信息量劇增和會對檔案管理人員提出更高的專業素質，要求他們具備、富的知識儲備以及檔案管理工作經驗。而就實際情況而言，符合上述需求的綜合型人才不足，且普遍素質不高。當下建筑企業人員中最突出的問題是檔案人員的專業素質問題，檔案管理人員的專業素質水平不一，有的甚至沒有經過專業的培訓就進入工程檔案管理中，這種來自多渠道而形成的隊伍缺乏甚至根本就不具備過硬的專業素質，不利于提升工程檔案質量管控效率。

4）信息時代對工程檔案管理的要求不斷增高。市場經濟的競爭對于建筑工程檔案管理要求也在不斷提升，一方面由于現代企業的運營方式變得更加復雜，使得檔案管理方式變得多樣化，所以在具體選擇和實施過程中需要大量的職業判斷，決策者的樂觀態度或者悲觀態度將會直接影響檔案管理目標的確定，最終對工程檔案管理工作造成極大的影響。

2 提升建筑工程檔案管理效率的優化策略

1）工程檔案管理工作信息化。檔案管理信息化實際上就是通過計算機技術和電子化的管理手段來開展相應的檔案管理工作，利用計算機等先進信息化技術開展的檔案管理工作和傳統的管理工作效率更高，精確度更高[3]，并且工程信息更加完整，更加可靠，相關工作人員需要對計算機軟件有一定的了解，轉變傳統檔案管理方式，利用計算機軟件和程序來實現新時代的檔案管理工作，極大提升檔案管理效率。具體而言，建筑檔案管理部門可以利用掃描儀或者計算機能現代技術，將工程檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片上的信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次是對檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升建筑工程檔案信息管理的實效性有重大意義。

2）引進先進的技術和先進的檔案管理理念，建立完整的工作體制。建筑企業領導層要嚴格按照相關的法律規章制度建立安全的、標準的監管制度，并且要在此基礎上加大管理力度，明確檔案管理主體，明確每一位檔案管理人員的職責，讓工作人員在信息化背景下的檔案工作有明確的方向，并對相關機制進行創新，盡可能符合“推進國家治理體系”的要求[4]，遵守“建筑工程檔案管理辦法”，然后從促進治理結構角度來實現檔案管理模式的創新，全面提升檔案管理效率。新的檔案管理體制必須能夠代表主體內容、必須精確以及管理方法必須要適合客觀涉及的標準，引進一些關于立項、審批以及勘察設計等方面的先進管理理念，建立出完整的工程檔案管理管理制度。

3）加強對檔案管理隊伍的建設，全面實現檔案管理工作的信息化。建筑工程檔案管理工作的信息化離不開管理人員，這就需要企業要構建出一支高素質的檔案管理人才隊伍，并按照實際需求對每一位管理人員進行嚴格的培訓，用培訓或者考核的方式，提升檔案管理人員的專業知識和綜合職業素質，要保證每一位人員都通過考核[5]。與此同時，還要及時更新檔案管理工作、更新退休人員、引進新的素質高的專業型人才，以提升檔案管理的整體工作水平。

4）完善基礎檔案管理設備。規范管理制度首先需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等方面基礎設備的完善，這是保證工程檔案完整的前提條件。建筑工程檔案部門要根據“檔案工作條例”中的規定，建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，檔案庫中要按照每20平米一千卷的規格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規定，需要將工程檔案進行統一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內還有必要配置計算機或者打印機等辦公設備，并解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現多部門多人員監管卻無人看管的情況出現，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到建筑工程檔案管理質量和效率。其次是注重管理制度的建設，建筑檔案管理部門需要建立一個工程檔案歸檔整理及檢查核對制度，并將這些制度落到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉”。何為四不查，即沒有依據不查，不在本工程范圍內不查，沒有相關的審批手續或者手續不全不查。

3 結語

信息時代的到來為建筑工程檔案管理指明了方向，但是同樣帶來了巨大的挑戰，企業需要注重檔案管理工作的重視度，將檔案管理作為重要的工作內容，并在此過程中不斷創新和完善檔案管理體系，加快檔案管理信息化的建設步伐、配置高素質的工程檔案管理人員，以此來全方位提升檔案管理工作效率、有效的規避檔案流失風險，保證建筑企業的經濟效益。

參考文獻

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[5]王琳.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].綠色環保建材，2018（02）：197.