新時期檔案數字化管理及其創新策略

鄒曲波

摘 要：眾所周知，無論是在行政機關還是在事業單位當中，檔案管理工作都是一項極為重要的工作，不僅記錄著其發展的歷史沿革，同時也能夠為后續決策工作的開展提供有力的參考依據。但隨著計算機網絡技術的不斷發展進步，數字化技術已經逐步滲透至各個領域當中，并發揮著越來越重要的作用。但就目前情況來看，檔案數字化管理工作的開展仍然存在著諸多的不足，我們必須積極尋求有效的數字化管理創新策略，才能夠更大程度上強化檔案管理工作的開展水平。

關鍵詞：檔案管理;數字化;創新策略

1 引言

檔案管理的數字化是檔案管理工作發展的必然產物，加強檔案管理工作的數字化水平，一方面能夠有效提升檔案管理工作的開展效率，為事業單位的發展指明正確的方向，另一方面也能夠提升檔案管理工作的質量，從根本上避免人為管理誤差問題所造成的不良影響，除此之外，檔案管理工作的數字化發展還能夠有效延長檔案的存儲壽命，避免檔案遺失問題的出現。就目前情況來看，越來越多的行政機關和事業單位都已經意識到了檔案數字化管理的重要作用，但在實際管理工作開展的過程當中，卻仍然存在著諸多的不足。在下文當中，我們就從檔案數字化管理中存在的常見性問題入手，有針對性的提出相應的創新管理策略。

2 檔案數字化管理中存在的常見性問題

2.1 檔案管理未能獲得足夠重視

在許多單位當中，領導和管理人員會將更多的精力投入到產品的生產以及財務管理等方面，但卻未能給予檔案信息管理工作足夠的重視，無論是在設備和資金的投入方面，還是在人才的培養方面都存在著諸多的不足。加之，部分工作單位單位將檔案管理工作看作一項輔助性的工作，而檔案管理部門也未能積極主動的與其他部門之間進行溝通和交流，這使得檔案管理工作的開展未能做到顧全大局，檔案管理工作數字化發展的條件也不夠充足，檔案管理工作的標準化水平自然難以獲得顯著的提升。

2.2 檔案管理的形式存在滯后

隨著計算機網絡技術的逐漸發展進步，大部分的單位都已經完全實現了網絡化的辦公，但在行政部門和事業單位發展過程當中所形成的各類檔案卻未能及時轉變為數字化的形式。長此以往，隨著時間的推移，許多紙質檔案逐漸破損，檔案的使用壽命明顯縮短，檔案中所存儲的信息也逐步丟失。如果需要進行檔案的查詢或應用，不僅會消耗大量的時間，且會耗費較多的人力資源。

2.3 檔案管理的體系存在漏洞

目前在許多行政機關和事業單位當中，雖然已經構建起了專門的檔案管理部門，但由于已有管理體系存在明顯的不足，使得檔案管理工作的開展也受到了較大的局限。在不完備的檔案管理體系的影響下，檔案管理人員工作行為的規范性難以得到充分的保障，所運用到的檔案管理方法也缺乏科學性和合理性，這使得檔案管理工作出現誤差的可能性明顯增加。

3 新時期檔案數字化管理的創新策略

3.1 構建完備的檔案管理系統

為了更大程度上強化檔案管理工作的開展效率和開展質量，首先，必須積極引入優質的數字化軟件，并定期對于已有的軟件體系進行更新，從根本上避免檔案資料上傳效率慢、檔案管理安全水平差等問題的出現。同時，還應當結合檔案管理部門當中已有硬件設備的實際情況，及時進行檢查和更新，確保檔案管理工作能夠更加順利的開展。其次，打造更加完備的檔案統一化管理系統。盡管檔案管理的數字化已經取得了較為突出的成果，但由于檔案管理的統一性較差，使得檔案管理工作的開展效率明顯降低，已有管理體系與單位發展之間所存在的差異也越來越顯著。針對這一方面的問題，建議檔案管理部門能夠結合本單位發展的具體情況，制定更加完備的工作制度，打造更為全面的安全管理機制，從而有效促進檔案數字化管理水平的進步與提升。

3.2 打造專業的管理人員團隊

在檔案管理工作開展的過程當中，盡管數字化管理一定程度上減輕了工作人員所承擔的工作壓力，但數字化管理體系仍然需要由相關管理人員進行操作，因此，事業單位必須構建一支足夠完備的檔案管理人才隊伍。具體來說，首先，單位方面應當面向社會各界招收優質的檔案管理人才，加強對于管理人員實踐操作能力以及責任意識的全面把控。其次，事業單位方面應當定期組織已有的檔案管理人員參與到檔案管理知識學習的過程當中來，給予檔案管理人員更多的掌握數字化管理知識的機會，同時，加強對于檔案管理人員的安全教育，從而有效強化其安全管理意識。最后，事業單位方面應當加大對于檔案管理數字化工作的宣傳，使檔案管理人員能夠更多的認識到檔案數字化管理的重要性，而其他部門也能夠更加積極主動的與檔案管理部門進行溝通交流，共同促進檔案管理水平的進步與提升。

3.3 加強對于系統的全面管控

根據上文中的分析，我們可以發現，檔案管理數字化具備著多重優勢，但與此同時，數字化的形式也加劇了檔案管理工作的風險。大量的具備實際應用價值的檔案信息存儲于網絡信息平臺系統當中，雖然能夠有效延長檔案的存儲壽命，也能夠有效提升檔案調取與應用的效率，但是一旦檔案存儲系統遭到破壞，就極有可能導致檔案信息泄露、檔案信息被惡意篡改、檔案信息丟失等問題。因此，事業單位在充分發揮檔案管理數字化所具備的優勢的同時，也必須積極尋求有效的方式強化檔案的安全管理水平。具體來說，首先，事業單位方面應當強化檔案管理人員的安全管理意識，培養管理人員的崗位責任感和集體榮譽感，通過適當的引入獎懲機制，對于在日常管理工作開展過程當中表現優異的檔案管理人員給予一定的獎勵，對于導致檔案管理不力現象出現的檔案管理人員給予相應的懲罰，使其能夠全身心的投入到檔案管理工作當中，在日常工作中做到嚴格謹慎，減少管理誤差的出現。其次，單位方面應當引入更為完備的檔案安全管理體系，定期對于檔案存儲系統進行檢測與殺毒，設置更為完備的防火墻，有效促進檔案管理工作的安全開展。

4 總結

綜上所述，信息技術的不斷發展為檔案數字化管理工作的開展奠定了有利的基礎，為了更大程度上強化檔案的數字化管理水平，我們可以通過構建完備的檔案管理系統、打造專業的管理人員團隊、加強對于系統的全面管控等有效方式，強化檔案管理工作的開展質量和開展效率，強化行政部門和事業單位的一體化辦公水平，從而為行政部門和事業單位的更好、更優發展指明正確的方向，帶動自身發展水平的進步與提升。

參考文獻

[1]閆成聚.新時期檔案數字化管理及其創新策略[J].中國管理信息化，2017（5）.

[2]李劉萍.淺析新時期檔案數字化管理及其創新策略[J].數字化用戶，2018，024（045）：138.

[3]王金隆.新時期檔案數字化管理與創新策略[J].中國科技投資，2017，000（021）：201.

[4]郭懷珍.新時代人事檔案數字化及其規則、管理、關鍵問題與對策[J].辦公室業務，2019.