精細化管理在檔案管理中的應用實踐

侯靜

摘 要：在當前時代發展背景下，檔案是社會發展的重要組成部分。新時代的檔案管理所追求的是便捷性、多樣性、精細化。對檔案進行精細化檔案管理是從精細化管理理念衍生出來的，其包含了多個方面的管理經驗，能夠有效的提升檔案管理的有效性。本文對精細化管理在檔案管理種的實際應用進行論述，以幫助檔案管理能夠科學發展。

關鍵詞：精細化管理;檔案管理;應用實踐

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.016

精細化管理主要以普通的管理作為依據，這樣能夠有效降低管理的成本，提高資源配置的效率，將精細化管理取代傳統的規范化管理，使其可以沿著個性化管理方向發展。精細化管理能夠明確責任，可以保證管理戰略高效進行，是提升管理措施執行力的重要途經。因此，在檔案管理中進行精細化管理能夠有效的提升檔案管理的質量。

1 精細化管理在檔案管理中應用的必要性

1.1 對檔案管理目標進行落實

檔案精細化管理是將檔案管理的目標進行分解，使其體現在各個部門的管理活動當中，并且要制定相應的精細化管理責任制，這樣才能夠使每一個部門都可以清楚的了解到檔案管理的職責。檔案管理要依據精細化管理的要求科學合理的對檔案資金進行處理和分析，讓檔案管理的目標能夠在檔案資源流通、整合和存儲中進行有效的落實，這樣的管理方法能夠有效的提升檔案管理的執行能力，并且加深精細化檔案管理必要性。

1.2 加強檔案管理之間的配合

檔案管理并不只是一個部門之間的事情，在相關企業許多單位的日常經營管理的過程當中相關的檔案資源不斷的出現，例如，人力檔案資源、材料檔案資源等等，這些資源在單位的經營活動當中不斷的出現和流通，要對其進行有效的管理就需要各個部門之前能夠加強配合，保證檔案資源能夠明確存儲、高效利用。要想提升每個部門之間的配合就可以采用精細化檔案管理活動，精細化檔案管理可以貫穿整個單位運作的始末，并且能夠帶領每個部門向共同的目標前進，保證了檔案管理的統一，有效的提升了檔案管理的效率。

1.3 促進的檔案管理的可持續發展

檔案的精細化管理要圍繞檔案管理的所需要的地方進行開展，根據檔案管理的實際需求進行相關活動的開展，并且制定相應的管理方案，讓檔案管理更加系統，同時也要求這系統能夠按照檔案管理目標的實際變化來調整和應對，保證其能夠有效提升檔案管理的運作能力，滿足相關單位對檔案資源的需求，精細化檔案管理是檔案管理的發展支柱，其能夠有效促進檔案管理活動的可持續發展。

2 精細化管理在當檔案管理應用難點

2.1 缺少管理重點

現如今檔案的資源十分多樣，可以良好的滿足各種運營的不同需求，在檔案資源的不斷增加的基礎上再進行精細化檔案管理并沒有更好的實際效果，其主要的原因就是檔案資源太多，并且各個部門之間的配合不足，導致檔案管理缺少重點，影響了精細化管理的應用

成效。

2.2 基礎較薄，忽視細節

檔案管理是一個具有歷史性和長久性的工作，其要與單位的管理工程進行同步，這時就需要相關的單位明確精細化檔案管理制度，使檔案精細化管理制度基礎更加牢固，防止出現一些責任無法落實，檔案資源在管理過程當中丟失的現象。

2.3 缺少檔案管理人才

精細化檔案管理與傳統的管理制度有著十分明顯的區別，精細化檔案管理作為文化管理能夠增強軟實力，但是現在的一些檔案管理在文化管理方面上有些欠缺，而且也缺乏相應的管理人才，這樣對精細化檔案管理的發展有著很大的影響，并且會降低精細化檔案管理的質量。

3 精細化管理在檔案管理中的應用實踐

3.1 加強精細化管理的重點

檔案管理的內容所涉及的內容較廣，包含了很多的信息，要想更好的體系檔案管理的價值就要對其中的重點進行強調，準確管理。主要的措施主要有一下的幾個方面：第一，完善精細化管理體系。檔案資源是一個單位的重要資產，對其進行良好的整合和收集并且能夠妥善的保管才能夠更好的對精細化管理目標進行落實，同時也要制定相應的管理制度，使檔案管理人員能夠在相關的制度管理下進行工作并執行，這樣才能奠定良好的檔案管理基礎。第二，升級優秀的檔案資料。單位的檔案需要合法、合理、準確完整，要對檔案資源中的一些劣質的檔案資源進行提出，對一些優秀的檔案進行保留，從檔案資源的源頭來保證相關檔案資源沒有盲區，完善檔案管理的章程，保證精細化管理沒有遺漏之處，同時也要保證檔案管理的安全性，防止檔案的損壞。第三，對每個部門的管理重點進行關注，在正確進行精細化檔案管理的基礎下，要依據各個部門對檔案管理的需求對精細化檔案管理進行調整，保證其能夠更好適應每一個部門，這樣就能更加有效的幫助部門進行檔案的管理。

3.2 鞏固精細化檔案管理的基礎

第一，要建立檔案數字化管理平臺，對檔案信息化管理基礎進行鞏固，通過通信技術和大數據技術等來提升精細化檔案管理的效率，使數字化檔案資源能夠實時共享，高效的進行傳輸，信息化檔案管理能有效的降低精細化檔案管理的成本。第二，明確精細化檔案管理的目標。對檔案管理要遵從“細”的標準，精細化檔案管理的薄弱環節以及問題進行分階段，分重點對目標進行管理。第三，細化流程。要在精細化管理的理念下進行檔案管理細化，依據檔案的數量來對大難管理工作進行簡化，要定量定性展開檔案管理活動，同時也可以利用互聯網技術來讓精細化檔案管理的目標更加明確，減少在檔案管理過程的無用功。

3.3 建立精細化檔案管理的文化氛圍

相關單位要建立精細化檔案管理意識，對精細化管理理念進行有效的宣傳，使其能成為單位文化的組成因素，要與工作人員的思想行為進行關聯，加強了檔案管理的軟實力。另外也可以從實物，圖片，文字等來對精細化檔案管理的歷程進行記錄，并且以此來建立相關的文化基礎，建立檔案管理形象，這樣能夠有效的提升整個檔案管理的榮譽度。

4 結束語

總而言之，對檔案管理進行精細化管理是非常重要的，精細化檔案管理能夠有效的提升檔案管理質量，并且剔除檔案資源當中的無用的檔案，留下優秀的檔案。精細化檔案管理能夠滿足各個部門之前的要求，使其相互之間更好配合，推動檔案管理良好的發展。

參考文獻

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