財務共享服務模式下中小企業內部控制問題及對策

鄒志文

摘 要：在“大數據”、“云計算”、人工智能等高新技術快速發展下，中小企業逐漸通過建設財務共享服務中心實現財務工作的信息化管理，有效提升財務工作的規范化。中小企內部控制制度不健全、內部控制手段單一、內部控制制度與財務共享服務需求無法匹配，導致財務共享服務中心無法有效發揮作用。因此，通過研究財務共享服務中心對企業內部控制五要素影響，分析中小企業財務共享服務中心下內部控制問題，并提出相應改正措施。

關鍵詞：中小企業;財務共享服務;內部控制

中圖分類號：F275? ? ? ?文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）29-0105-02

引言

財務共享服務中心能有效整合企業內部不同事務、優化企業財務流程，實現企業財務工作集中化、標準化管理，有效提升企業決策管理效率、降低企業運營成本。“互聯網+”、“大數據”、移動互聯網、OCR識別技術發展，改變了企業數據處理、存儲方式，為中小企業通過財務共享服務中心實現財務工作信息化提供了強大的技術支撐。財務共享服務模式下，企業的財務工作流程變為財務數據上傳，數據處理、數據審核、形成報告、進行決策，涉及到應收與應付、報銷管理、庫存管理、成本核算、員工薪酬核算、總賬、固定資產管理等財務核算制度和定價管理、客戶管理、財務管理、績效管理等財務共享服務中心運營制度。中小企業本身財務制度不健全，內部控制體系不完善，無法滿足財務共享服務中心的運營需求。另外，財務共享服務模式作為一種全新財務管理模式，對內部控制環境、風險評估、控制活動、信息溝通和內部監督內部控制要素產生巨大影響，已有內部控制制度無法與財務共享服務中心相匹配。因此，強化中小企業內部控制，建立完善的財務核算制度和財務共享服務中心運營制度，是財務共享服務中心有效運行的重要保證。

一、財務共享服務中心對中小企業內部控制要素的影響

（一）對內部環境的影響

從財務共享服務中心組織結構來看，無論采用依附其他部門還是作為獨立部門存在，都將改變中小企業的組織內部結構，中小企業需要調整內部機構設置和員工配置。從員工管理層面來看，中小企業一般將簡單、重復的財務工作納入財務共享服務中心業務范圍，基礎的財務工作可以由財務共享服務中心完成，提高了會計核算效率同時也意味著會計基礎崗位員工數量減少，會計人員素質要求更高。

（二）對風險評估的影響

財務共享服務中心利用“大數據”、“互聯網+”等高新技術，能夠在短時間完成信息收集、分析、處理工作，能夠提高中小企業決策效率、提升中小企業決策質量、降低中小企業內部風險。但財務共享服務中心主要依托網絡傳遞信息，信息傳遞過程中存在安全隱患，外部極容易通過互聯網途徑獲取企業相關信息，增加中小企業外部風險。

（三）對控制活動的影響

財務共享服務中心是中小企業財務工作較為集中的部門，信息傳遞層級、業務流程較為煩瑣，業務流程控制點也會增加。中小企業需要運用更多、更有效的方法將風險控制在可承受范圍之內，使企業內部控制活動變得更加冗余和繁雜。

（四）對信息溝通的影響

內部信息溝通方面，財務共享服務中心建立了一個員工與領導、員工與員工之間自上而下、自下而上的溝通機制，從而使中小企業信息傳遞更加便捷、準確。外部信息溝通方面，財務共享服務中心可以與市場監督管理局、稅務局等行政管理部門系統相連接，賦予供應商和客戶業務查詢的權限，使之能快速了解國家政策變化和查詢業務狀態，及時根據外部信息變化做出經營決策調整。

（五）對內部監督的影響

財務共享模式改變中小企業內部監督方式，由現場監督轉變為非現場監督，由線下監督轉變為線上監督。財務共享服務中心具有強大的數據處理、分析和挖掘能力，能實現數據可視化，并將企業內部監督覆蓋企業整個業務流程，實施持續的監督與控制。

二、財務共享服務模式下中小企業內部控制存在的問題

（一）各項制度無法與財務共享服務中心相匹配

財務共享服務中心改變中小企業已有的組織結構、財務人員的工作職責、企業財務工作流程，原有的財務制度、員工考核制度和內部控制制度無法與現有財務共享服務中心需求相匹配，再加上中小企業本身各項管理制度匱乏、內部控制制度不完整、內部控制體系不完善，無法有效從制度方面保證財務共享服務中心的運行。

（二）缺乏有效的風險預警機制

中小企業管理者一般不重視風險預警機制建設，風險評估意識淡薄、財務風險評估體系不完善、風險評估指標單一，風險選取分析指標不合理，導致對財務共享服務中心數據分析后的評價數據敏感性不夠，企業管理無法及時對相風險進行規避。

（三）業務活動與財務活動相分離

中小企業財務人員高度集中于財務共享服務中心后，企業業務活動和財務活動相互脫離、無法融合，財務人員無法掌握相關業務活動全貌，也無法驗證業務活動的真實性，為財務舞弊留下可操作的空間。中小企業財務人員專業素質參差不齊，對內部控制制度理解出現偏差，導致各部門對同一制度的執行力度不一致，業務處理結果不一樣，整個財務共享服務中心內部控制過程難度加大。

（四）組織結構不符合信息傳遞要求

中小企業一般采用自上而下的傳統垂直組織結構，所以中小企業信息也是逐級傳遞的方式匯總于財務共享服務中心，隨著信息傳遞層級增加，信息失真的風險也會增大。另外，財務共享服務中心所有環節緊密聯系，形成一個完整閉環，一旦工作流程中某一環節出現錯誤，就會造成整個環節的信息錯誤，導致中小企業傳遞信息與企業原有水平相偏離、信息不完整不真實，很難幫助決策者做出正確且適應公司經營情況決策，增加公司的經營風險。

（五）缺乏內部監督手段和評測方法

在財務共享服務中心模式下，中小企業的內部監督崗位員工專業素質和專業勝任能力無法滿足對財務共享服務中心需求，加之中小企業內部監督制度建設薄弱，缺乏有效的內部監督手段和內部評測方法，內部監督人員之間、內部監督人員與被監督人員之間關系較為密切，企業內部自我評價缺乏獨立性，增加了企業內部監督的難度。

三、加強中小企業內部控制的措施

（一）構建完善的企業內部控制制度

首先，中小企業應按照全面性、重要性、成本效益等原則，以信息真實、完整、可靠為目標建立內部控制制度。其次，根據財務共享服務中心組織結構，完善相配套的各項財務管理制度，建立起應收、應付、報銷、借還款、庫存管理、成本、薪酬、總賬、稅務核算管理等財務核算制度和財務共享服務有關的目錄管理、定價管理、客戶管理、服務質量管理、流程管理等財務共享服務中心運營制度。最后，根據有關財務內部控制制度，細化各項崗位責任，落實歸口管理制度，實行責任追究制。

（二）建立財務共享風險識別信息技術平臺

財務共享服務中心主要依托信息化技術進行數據分析和處理，具備強大的數據處理能力。中小企業通過將企業各項風險予以細化后量化風險評估指標，將其錄入財務共享服務中心，利用財務共享服務中心數據強大數據分析與處理功能，確定財務風險的等級，生成風險檢測報告，幫助企業管理者識別風險并進行決策。

（三）利用財務共享服務中心優化業務流程

首先，設計流程框架時需要結合企業自身性質，重點優化業務層面的收入確認流程、費用報銷流程、應收和應付賬款處理流程。通過重點優化使基層業務流程簡單化、標準化，易于操作。其次，根據各項業務流程制定操作手冊，使操作人員操作規范化。最后，對于已確定流程不斷進行“設計—測試—優化—再測試—再優化”，不斷對現有業務流程進行創新，提高業務與財務共享服務中心契合度，滿足中小企業對內部控制的需求。

（四）強化信息傳遞流程

財務共享服務中心依托于“大數據”、“云計算”、移動互聯網等高新技術，才能實現企業信息跨區域、跨部門無障礙傳遞。中小企業需要不斷投入資金用于維護財務共享服務中心運行，及時更新軟硬件，縮短財務共享服務中心維護周期，保證不會因系統問題造成信息在傳遞過程中丟失。中小企業要充分利用建設財務共享服務中心的機會，打破傳統垂直式組織結構，使組織結構扁平化，減小信息傳遞層級，打破組織之間信息傳遞隔閡，實現企業與企業之間、企業部門之間財務數據共享。

（五）加強內部監督人員培訓

財務共享服務中心促進中小企業內部監督方式轉變，要求內部監督人員全面掌握信息技術、財務、管理、法律的等多方面知識，具備較強的專業技能。中小企業應當加強內部監督人員職業技能和理論培訓，通過各種方式培養內部監督人員科學管理思維、創新思維、互聯網思維，從而促使內部監督人員轉變內部監督思維，創新內部監督方式，實現線下監督與線上監督相融合，提升內部監督質量。

結語

高新技術快速發展，逐步讓中小企業實現財務工作和管理信息化。現階段，中小企業要保證財務共享服務中心高效運行，需要在建立、健全企業內部控制制度的基礎上采用一系列的方式和方法，加強員工培訓并轉化思維，積極創新內部控制制度及內部控制方式與方法，促使內部控制制度與中小企業財務共享服務中心相匹配，從制度上保證財務共享服務中心能有效運行，充分發揮財務信息化的積極作用。

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