加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化

金麗紅

【摘? 要】在辦公室管理工作中，文秘工作與檔案管理工作之間的聯(lián)系十分密切，兩者是相互促進(jìn)的關(guān)系，管理部門必須加強(qiáng)文秘工作、檔案管理工作的一體化。在科學(xué)技術(shù)水平快速提升的大背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已融入各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中，核電行業(yè)也不例外。辦公室需要明確信息時(shí)代文秘工作與檔案管理工作之間的關(guān)系，深入分析兩者存在的問題，并對(duì)其進(jìn)行處理，確保文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范性。論文就加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作的一體化進(jìn)行了分析。

【Abstract】In office management work， the relationship between secretarial work and archives management work is very close. The relationship between them is mutual promotion. The management department must strengthen the integration of secretarial work and archives management work. Under the background of rapid improvement of science and technology level， computer technology and network technology have been integrated into the development of various industries， including nuclear power industry. The office needs to make clear the relationship between the secretarial work and the archives management work in the information age， deeply analyze the existing problems of the two， and deal with them， so as to ensure the standardization of the secretarial work and archives management work. This paper analyzes the integration of office secretarial work and archives management work.

【關(guān)鍵詞】辦公室文秘工作;檔案管理工作;一體化

【Keywords】office secretarial work; archives management work; integration

【中圖分類號(hào)】C931.46;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）10-0019-02

1 引言

對(duì)于一個(gè)承擔(dān)著國家第三代核電技術(shù)的國家電投二級(jí)子公司，如何在核電企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃部署下，充分發(fā)揮企業(yè)自身的優(yōu)勢(shì)和作用，更好地行使本企業(yè)在整個(gè)集團(tuán)布局中的歷史使命，辦公室工作是其中的關(guān)鍵內(nèi)容，起著上呈下傳的“橋梁”作用。秘書為了提升辦事效率，有效地處理各項(xiàng)事務(wù)，必須積累更多的經(jīng)驗(yàn)，將文秘工作和檔案管理工作在整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行融合貫穿。在辦公自動(dòng)化水平日益提升的大背景下，文秘工作和檔案管理工作一體化趨勢(shì)日益明顯，并對(duì)兩項(xiàng)工作提出了更加嚴(yán)格的要求。基于此，文章介紹了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的相關(guān)內(nèi)容，闡述了文秘工作和文書檔案管理工作之間的關(guān)系及銜接的重要性，總結(jié)了加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化的策略。

2 辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化概述

信息化已成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。對(duì)于企業(yè)而言，更精確的信息過濾能力能更精準(zhǔn)地為企業(yè)服務(wù)，為文秘工作、檔案文書管理工作一體化提供了大力支持[1]。辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化又被稱為文檔一體化，企業(yè)需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、行政辦公管理系統(tǒng)，將文秘工作、檔案管理工作進(jìn)行有效融合，確保文秘工作、檔案管理工作的一體化、智能化、先進(jìn)性，將信息技術(shù)滲透到資料檔案編制、審核、簽發(fā)、歸檔全過程中，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督、管理，保證文書檔案管理工作呈現(xiàn)出一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特點(diǎn)。

3 辦公室文秘工作與檔案管理工作之間的關(guān)系

在辦公室管理工作中，文秘工作和文書檔案管理工作是息息相關(guān)、相輔相成的關(guān)系，管理部門必須全面落實(shí)兩項(xiàng)工作，有效地提升行政管理水平，并提供先進(jìn)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保辦公體系發(fā)展的規(guī)范性、有序性。

通常情況下，文秘工作主要是工作人員在做好日常工作任務(wù)后，根據(jù)工作規(guī)律、工作原則，針對(duì)文件、相關(guān)資料進(jìn)行處理、整理，確保文件聯(lián)系的密切性，充分發(fā)揮出文件的重要作用，為管理人員查找信息提供支持。同時(shí)，相關(guān)管理部門需要根據(jù)文件屬性、自身特點(diǎn)，針對(duì)各項(xiàng)文件檔案進(jìn)行歸類處理，確保后續(xù)檔案管理工作的有效進(jìn)行。文書檔案管理工作普遍是在文秘工作基礎(chǔ)上得以發(fā)展的，這項(xiàng)工作需要針對(duì)文書檔案資料做好分類處理，突出各項(xiàng)資料的秩序性、高效性，還要重視文件存儲(chǔ)安全工作，這就需要文秘工作人員及時(shí)向文書檔案管理板塊傳達(dá)整理后的文件，并進(jìn)行妥善保存、管理，文秘工作質(zhì)量、效率對(duì)后期文書檔案管理工作的開展具有重要影響[2]。因此，文秘工作是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，文書檔案管理工作為文秘工作提供了后續(xù)保障，兩者是息息相關(guān)、相互制約的。

4 辦公室文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

從文秘工作性質(zhì)的角度進(jìn)行分析，相關(guān)管理部門必須加大文秘板塊檔案管理力度，認(rèn)識(shí)到辦公室文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性。首先，文秘工作與檔案管理息息相關(guān)，文秘工作在實(shí)踐過程中，可以突顯出檔案信息的重要性，文秘工作會(huì)涉及很多上呈下傳的文件材料，相關(guān)工作人員需要及時(shí)將文件資料遞呈給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批閱，并做好催辦、歸檔工作，有效地提升辦公室管理工作的整體效率，并能深入貫徹落實(shí)上級(jí)管理部門的精神，為企業(yè)獲取更有效的信息、更多的經(jīng)濟(jì)效益。文秘工作中的優(yōu)質(zhì)服務(wù)發(fā)揮著十分重要的作用，管理部門需要將基礎(chǔ)檔案管理作為基礎(chǔ)，確保運(yùn)作方法的規(guī)范性，促進(jìn)文秘工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。其次，文書檔案管理工作的實(shí)施可以確保文秘工作的系統(tǒng)性、科學(xué)性，很多重要的信息來源、物質(zhì)基礎(chǔ)與文秘工作的系統(tǒng)性、科學(xué)性息息相關(guān)，為了積極開展文秘工作，管理部門必須提供準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、可選擇性的檔案資料。在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，完善檔案管理制度可以滿足文秘工作的實(shí)際需求，這是新時(shí)期的關(guān)鍵管理手段、工作任務(wù)。

5 加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化的策略

5.1 提高文檔一體化意識(shí)

文秘工作與檔案管理工作的任務(wù)存在很大差異，具有一定的獨(dú)立性，文書是檔案的來源，檔案為文書提供了保障，兩者是文檔工作中息息相關(guān)的環(huán)節(jié)。在本企業(yè)內(nèi)部，文書、檔案管理和信息化雖同設(shè)在辦公室下，但在生產(chǎn)和工作中，“文件”與“檔案”工作實(shí)際是相脫節(jié)的，信息化也未能完全融入其中，基本上各自仍處于單方面作業(yè)的狀態(tài)。盡管企業(yè)的收發(fā)文有統(tǒng)一的對(duì)外接口，但業(yè)務(wù)部門在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件，基本是屬于自行負(fù)責(zé)，包括文件的流轉(zhuǎn)、控制分發(fā)和歸檔管理。因此，為了加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化，相關(guān)管理部門必須樹立系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文檔一體化意識(shí)，提高檔案管理工作的整體水平。在文書檔案管理過程中，相關(guān)管理部門必須掌握文書處理規(guī)范化內(nèi)容，有效地開展檔案管理工作規(guī)范化基礎(chǔ)工作。同時(shí)，相關(guān)管理人員需要認(rèn)識(shí)到文秘工作與文書檔案管理工作一體化的重要性，既要為當(dāng)前工作提供服務(wù)，又要為過去的工作負(fù)責(zé)，明確文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)工作，根據(jù)“文檔一體化”需求，確保各項(xiàng)公文辦理的規(guī)范性。

5.2 規(guī)范文書立卷工作

在文書檔案管理過程中，文書立卷工作發(fā)揮著十分重要的作用，既能夠確保文書檔案的體系化、標(biāo)準(zhǔn)化，又可以在文秘工作、檔案管理工作的銜接中發(fā)揮重要作用。文書立卷工作是文秘工作的最終環(huán)節(jié)，也是文書檔案管理工作的初始內(nèi)容，管理人員必須認(rèn)識(shí)到文秘工作、文書檔案管理工作銜接的重要性。為了加大文書立卷工作力度，相關(guān)人員必須做好以下工作：首先，定期針對(duì)工作人員開展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)的內(nèi)容可以是公文、檔案相關(guān)法律法規(guī)，引導(dǎo)工作人員認(rèn)識(shí)到文書立卷的重要性，提高工作人員的檔案意識(shí)，為各項(xiàng)工作的實(shí)施提供基礎(chǔ)保障。其次，針對(duì)文書立卷工作進(jìn)行規(guī)范、智能、日常管理。在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，很多管理部門已逐漸使用電子檔案管理系統(tǒng)，工作人員需要收集整理、統(tǒng)一裝訂、分類排列紙質(zhì)的檔案資料，針對(duì)電子公文檔案資料進(jìn)行整理、歸檔，保證電子檔案、紙質(zhì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。最后，全面落實(shí)工作人員的崗位職責(zé)，文秘工作人員、文書檔案管理人員必須進(jìn)行協(xié)調(diào)、配合，明確各個(gè)員工的職責(zé)、分工，在開展文書立卷工作的過程中，嚴(yán)格按照工作程序進(jìn)行，確保公文資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，為后續(xù)文書檔案管理工作的有效性提供保障。

5.3 全面整合文書檔案資源

文書檔案資料與各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行息息相關(guān)，會(huì)涉及很多機(jī)密資料，為了確保企業(yè)快速發(fā)展，相關(guān)管理部門必須認(rèn)識(shí)到文書檔案管理資料的重要性，提升文秘工作的整體水平，強(qiáng)化文書檔案管理工作，可以為工作人員提供高準(zhǔn)確性的文件信息[3]。例如，在文件登記過程中，相關(guān)管理部門必須做好文件資料分類工作，還需要強(qiáng)化相應(yīng)的摘抄工作，準(zhǔn)確記錄負(fù)責(zé)人、標(biāo)題、時(shí)間等內(nèi)容，提高文件管理的整體效率，為后續(xù)資料的篩選、查閱工作的有效性提供支持，有效地開展文書檔案管理工作和文秘工作。

6 結(jié)語

綜上所述，為了強(qiáng)化辦公室文秘工作與檔案管理工作的銜接性，相關(guān)單位需要樹立現(xiàn)代化管理理念，加大檔案信息化、數(shù)字化管理力度，針對(duì)文秘工作人員做好專業(yè)技能培訓(xùn)工作，確保檔案分類、歸納、整理的有效性，提高辦公室文秘工作與檔案管理工作的整體效率。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王丹.論文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].國際公關(guān)，2020（06）：149-150.

【2】李淑偉.論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：110+116.

【3】蘇娟.規(guī)范與統(tǒng)一——文秘工作與檔案管理的銜接[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：106-107.