淺談新形勢下建設工程檔案信息化管理

余嵐

（福州市規劃設計研究院，福建 福州350000）

建筑行業高速發展的同時，相應提升了對工程檔案的管理要求，導致工程檔案管理面臨較大的挑戰。如果仍然采用傳統管理方式，將無法確保工程檔案建設效率和質量。隨著計算機信息技術的發展，從根本上改變了建筑工程檔案管理模式和方法。將信息化技術應用到工程管理全過程中，能夠明顯提升管理效率與質量。

1 建設工程檔案信息化管理現狀

1.1 工程檔案數字化管理不足

在建筑行業現代化發展進程中，相應提升了建筑工程檔案管理工作的發展速度，產生了大量工程檔案信息。當前，多數工程檔案都采用紙質存儲方式，數字化管理力度不足。所以對現存檔案進行信息化、數字化處理的難度比較大。傳統紙質檔案存儲時間較長，所以必須確保存儲環境的安全性，避免檔案出現蟲蛀和受潮問題。然而即使確保紙質版檔案存儲設備完善，但是由于多次查閱等問題，極易導致檔案原件受損，影響檔案的管理與應用。鑒于此，必須開展工程檔案的數字化管理。

1.2 信息化質量較低

建筑工程檔案缺乏信息化管理機制，由于工程各參與方都屬于工程檔案資料的制作人員，所以檔案管理效率質量會直接影響工程檔案原始資料的完整性，還會對檔案信息化管理造成阻礙影響。檔案信息化管理主要包括目錄信息化和全文信息化。如果檔案編排不完善，目錄與實際信息不相符，信息失真問題嚴重，即使采用信息化管理手段，也無法達到理想化的管理效果。所以，工程各參與方必須形成規范化的檔案管理，以此提升檔案信息化管理水平。

1.3 檔案使用效率低下，便民化不足

對于建設工程檔案管理來說，在查找具體工程項目檔案時，查詢人員必須到城建檔案管理部門，憑借有效證件才可以查閱。應用部分工程檔案經過多次流轉，最終存儲到檔案管理部門，導致檔案完整性受到影響。查詢人員可能無法獲取建設工程的原始檔案資料，相應降低了檔案使用效率。

2 建設工程檔案信息化管理措施

2.1 強化檔案信息化管理意識

為了不斷提升建設工程檔案信息化管理水平，首先需要強化檔案信息化管理意識。企業領導人員必須不斷提升工程檔案管理的重要性認識，確保檔案管理人員全面負責管理工作，從根本上提升檔案管理效率。工程檔案信息化建設中，應當正確認識到工程檔案管理對于企業發展的影響，轉變傳統的檔案管理理念。圍繞新時代發展要求，通過信息化技術、互聯網技術，不斷創新工程檔案管理模式和建設方法，以此促進工程檔案信息化建設水平的提升。

2.2 加大工程檔案信息化管理的資金支持力度

當前，多數企業對于檔案信息化投入力度不大。由于檔案管理在企業管理事項中占據重要地位，會直接影響企業工程建設情況。然而，大部分企業沒有意識到工程檔案管理的重要性，并且認為工程檔案無法創造經濟價值，對企業的發展效益幫助不大。所以在現代企業管理工作中，對于工程檔案管理的投入力度不足，導致工程檔案管理存在較多問題，沒有深入落實和踐行管理制度，也影響了工程檔案管理對企業發展的推動作用。對于工程企業來說，應當將建設工程檔案的資金投入納入到年度預算當中，不斷提升基礎設施建設的投入力度，注重服務器、掃描儀、計算機等信息化設備的優化配置。

2.3 建立和完善建設工程檔案數據庫

通過建設檔案數據庫，能夠通過建設工程檔案數據庫提供工程概況、技術工藝以及質量管理等材料，確保使用人員及時查閱相關信息，不斷完善檔案信息服務系統的各項功能，實現檔案信息資源共享。

2.4 開發工程檔案管理軟件

對于建設工程檔案管理部門來說，應當研發一款工程檔案管理軟件，聯合信息技術和檔案管理特點，對檔案管理專業軟件開發工作進行完善，以此提升檔案管理的信息化水平。對于建設工程檔案管理來說，應當注重信息化設備和軟件的優化配置，提升檔案管理的網絡化水平和信息化水平。現階段，隨著網絡普及率的不斷提升，在研發工程檔案管理軟件時需要充分應用到網絡技術，深入挖掘和利用檔案資源，通過網絡開發信息資源，不斷擴大信息存儲量。通過研發檔案管理軟件，可以提升檔案信息化管理質量，還能夠改變現有經濟結構，充分發揮出工程檔案信息資源的作用。同時確保工程檔案管理信息化建設，聯合工程管理的實際特點，開發和建設檔案管理應用平臺。

2.5 提升檔案信息的安全性

在開展工作檔案信息化管理的過程中，必須強化安全意識，以此維護檔案信息的安全性。在檔案管理工作中，信息安全屬于重要內容，因此，需要通過各項措施消除安全隱患和漏洞。立足于工程檔案管理系統特點，提出相應的預防控制措施。管理技術人員可以通過信息審查、網絡訪問權限控制等方式，不斷提升網站平臺的維護力度，消除安全隱患。信息系統應當采用自動化防護措施，以免泄露信息內容。同時，檔案信息安全還需要發揮出技術作用。在信息技術發展過程中，不斷提升技術專業化水平。為了維護檔案管理系統的安全性，不僅需要提升自身預防控制能力，還需要通過各項技術措施，開展信息安全的專業化管理。

2.6 注重檔案管理的信息化人才

為了實現建設工程檔案管理信息化，必須發揮出技術人員的支撐力量，不斷提升檔案管理人員的技術水平。對于企業來說，應當組織檔案管理人員參與到業務能力培訓與計算機操作能力培訓活動中，并且為管理人員提供學習機會，以此提升檔案管理人員的專業化水平。

通過提升檔案管理人員的專業能力，能夠使其在具體工作中積累豐富的經驗。然而需要注意的是，在建設工程檔案管理工作中，人員調度比較頻繁，會在一定程度上影響工程檔案管理的連續性，所以必須確保檔案管理隊伍的穩定性，不斷提升檔案管理效率和質量。

2.7 注重檔案管理與信息技術融合

在建設工程檔案信息化管理的過程中，必須考慮到工程檔案管理的重要內容，不斷提升檔案管理的信息化水平。對于建設工程檔案管理工作來說，應當建立大數據平臺，對建設工程檔案管理的數據信息進行開發利用。通過信息化技術深度挖掘數據，以此凸顯出建設工程檔案管理的功能。同時，檔案管理部門還應當隨時了解工程建設施工情況，通過檔案為工程管理提供參考依據，提升工程檔案的利用率。

3 結束語

綜上所述，在時代快速發展過程中，工程建設行業必須注重建設工程檔案管理工作。信息化技術的發展，為工程檔案管理工作帶來新的發展機遇，所以企業應當不斷深化改革，轉變傳統檔案管理理念，建立和完善系統化工程檔案管理體系，并且注重培養檔案管理的信息化人才，這樣才能確保整個檔案管理工作的實效性。