淺談企業(yè)質(zhì)量信息管理

王嘉祥，劉云亮，于曉蕊

（1.中國船舶重工集團(tuán)公司第七〇三研究所，黑龍江 哈爾濱150078；2.黑龍江職業(yè)學(xué)院，黑龍江 哈爾濱150078）

在企業(yè)發(fā)展過程中，注重質(zhì)量信息的收集利用，不斷強(qiáng)化質(zhì)量信息管理是提升企業(yè)質(zhì)量管理水平的關(guān)鍵基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。本文從質(zhì)量信息管理中確定各類活動對質(zhì)量信息的需求，收集、獲取所需的數(shù)據(jù)信息，對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，充分利用所掌握的信息資源，對信息應(yīng)用的效果進(jìn)行評估5 個(gè)方面，分享一些關(guān)于企業(yè)質(zhì)量信息管理工作的經(jīng)驗(yàn)。

1 確定各類活動對質(zhì)量信息的需求

組織為持續(xù)滿足顧客和相關(guān)方的需求，需要開展一系列活動，例如目標(biāo)設(shè)定、策劃、實(shí)施、檢查、改進(jìn)等。這些活動開展得是否正確、有效和充分，很大程度上取決于開展這些活動時(shí)所依據(jù)的信息資源情況，但是每項(xiàng)活動對信息資源的需求又各不相同。

因此，首先應(yīng)識別出各個(gè)活動所需要的信息資源。例如在制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)時(shí)，需要有關(guān)于顧客和相關(guān)方要求、相關(guān)法律法規(guī)要求、市場和技術(shù)的變化、企業(yè)現(xiàn)有能力和潛力、當(dāng)前產(chǎn)品的質(zhì)量趨勢等方面的信息；然而管理評審時(shí)則需要輸入顧客反饋、審核結(jié)果、過程業(yè)績和產(chǎn)品物質(zhì)量趨勢、預(yù)防和糾正措施情況等信息。

確定所需的質(zhì)量信息必須明確職責(zé)。識別信息需求應(yīng)是各級過程責(zé)任人（包括最高管理者）的職責(zé)，識別出的信息需求應(yīng)與該活動有關(guān)人員溝通并取得共識。另外，識別出的信息需求還要不斷更新以適應(yīng)環(huán)境的變化。

2 收集和獲取所需的數(shù)據(jù)信息

質(zhì)量信息可以來自內(nèi)部和外部。為收集和獲取經(jīng)識別的所需信息，應(yīng)有明確的責(zé)任人員負(fù)責(zé)，并規(guī)定其收集數(shù)據(jù)信息的方法和途徑。例如相關(guān)法律法規(guī)的信息，應(yīng)由指定人員進(jìn)一步識別哪些法規(guī)與企業(yè)提供的產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)，規(guī)定獲得相關(guān)法規(guī)的途徑和收集的周期以及所收集到數(shù)據(jù)信息的傳遞途徑。另外，如果是過程控制的數(shù)據(jù)，應(yīng)規(guī)定所需要控制的過程參數(shù)或過程產(chǎn)品檢驗(yàn)數(shù)據(jù)由誰記錄、記錄的內(nèi)容、記錄的保存和匯總以及記錄的傳遞等方面。

數(shù)據(jù)信息的收集和獲取應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、及時(shí)，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)信息是質(zhì)量管理的源頭，數(shù)據(jù)信息不正確將使其后的一切管理活動變得毫無意義。由于信息的需求來自企業(yè)不同的層次和不同的活動，因此數(shù)據(jù)信息的收集和管理也應(yīng)分級進(jìn)行。

企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定質(zhì)量信息的需求，質(zhì)量信息的收集、貯存、傳遞和處理以及滿足顧客對質(zhì)量信息需求的方法，適用于企業(yè)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量形成過程中各種信息的管理。同時(shí)，也需要明確各過程應(yīng)收集的質(zhì)量信息的內(nèi)容，例如質(zhì)量培訓(xùn)、QC 小組注冊及活動情況、重大質(zhì)量事故情況、外購?fù)獍a(chǎn)品統(tǒng)計(jì)、產(chǎn)品試驗(yàn)信息、產(chǎn)品整機(jī)檢驗(yàn)、顧客滿意度調(diào)查等。

3 對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析

收集到的原始數(shù)據(jù)有可能是雜亂無章的，譬如顧客反饋，可能會有表達(dá)不準(zhǔn)或不正確的內(nèi)容。又譬如產(chǎn)品檢驗(yàn)數(shù)據(jù)會有不同的波動，有些信息有時(shí)效性，此時(shí)正確彼時(shí)不一定正確；還有些信息具有沿革性，不積累一段時(shí)間是看不出問題的。因此，要把收集到的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為能為組織所用的知識，對它們進(jìn)行整理和分析，找出其中的規(guī)律性。在對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析的過程中，統(tǒng)計(jì)技術(shù)是很重要的手段。

企業(yè)應(yīng)規(guī)定監(jiān)視和測量活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)以及其他相關(guān)來源數(shù)據(jù)的確定、收集、傳遞、分析和處理的方法，適用于對企業(yè)來自監(jiān)視和測量活動以及其他相關(guān)來源的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。統(tǒng)計(jì)技術(shù)可以采用調(diào)查表、排列圖、直方圖、控制圖、散布圖、分層法、因果圖、系統(tǒng)圖、關(guān)聯(lián)圖、矩陣圖、正交試驗(yàn)設(shè)計(jì)法、簡易圖表等方法。

4 充分利用所掌握的信息資源

組織從制訂質(zhì)量方針目標(biāo)開始，無論是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程，還是管理過程和支持性過程，都應(yīng)充分利用經(jīng)過分析的信息資源。因此，首先應(yīng)保證各個(gè)過程在需要時(shí)能夠得到相關(guān)的信息。這就要求信息的管理應(yīng)便于各個(gè)過程的使用；應(yīng)使信息的檢索和傳遞方便快捷，便于交流和有效利用。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，其可以大大促進(jìn)質(zhì)量信息的利用和共享，同時(shí)也可提高組織的反應(yīng)速度。

為了確保信息的充分利用，還要保證信息適宜的安全性和保密性。此外，還要根據(jù)不同的媒體采取不同的保密措施，例如授權(quán)獲取、網(wǎng)絡(luò)防火墻等，以便確保組織的權(quán)益。

企業(yè)應(yīng)本著“及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、共享、保密、規(guī)范”的原則，配備相適應(yīng)的管理人員和資源，建立質(zhì)量信息管理系統(tǒng)，設(shè)置質(zhì)量信息管理系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)以各部門為信息點(diǎn)，各部門設(shè)置專職質(zhì)量員和兼職質(zhì)量員進(jìn)行質(zhì)量信息的收集、匯總、分析、處理、存儲、利用和傳遞，并充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行質(zhì)量信息系統(tǒng)的建立與有效運(yùn)行。

5 對信息應(yīng)用的效果進(jìn)行評估

對使用信息后獲得的效果進(jìn)行評估，可以幫助組織了解信息源是否可靠；獲得的信息是否全面、及時(shí)；對數(shù)據(jù)信息的分析是否準(zhǔn)確；對信息的管理是否安全；信息傳遞是否到位，從而不斷地改進(jìn)對信息的掌握和利用率。

企業(yè)每年需要進(jìn)行一次質(zhì)量管理評審活動，統(tǒng)計(jì)和分析一整年的質(zhì)量信息，并對使用信息后獲得的效果進(jìn)行評估，總結(jié)一整年質(zhì)量信息管理的成果與不足，從而在下一年度的質(zhì)量信息管理工作中進(jìn)行改進(jìn)和提高。

6 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)應(yīng)不斷深化、簡化、細(xì)化質(zhì)量信息管理，持續(xù)改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量，做好質(zhì)量信息管理對于企業(yè)的良性發(fā)展是至關(guān)重要的。企業(yè)是否能有效收集利用質(zhì)量信息，不斷提升質(zhì)量管理水平是提升企業(yè)自身產(chǎn)品質(zhì)量、健全質(zhì)量管理體系的關(guān)鍵所在。