鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑分析

阿麗美娜·達吾列提別克

摘要：檔案管理信息化是指在信息技術的支持下對檔案管理工作的一種優化方式，其實質是將傳統的紙質文檔向信息時代中電子文檔形式進行轉化，以此來提高檔案管理的效率。接下來，筆者將以鄉鎮地區的政府部門為例，對其檔案管理的信息化發展及相關建設路徑展開詳細地探究，旨在為從事檔案管理工作的相關人員略陳管見。

關鍵詞：鄉鎮政府;檔案管理;信息化建設;路徑分析

檔案管理信息化不僅可以滿足新時期鄉鎮政府部門的檔案管理需求，同時還可顯著提升檔案管理效率，降低檔案管理工作的強度，其重要性不言而喻。對此鄉鎮政府部門可通過強化信息化理念、建設網絡電子檔案、完善配套設施以及引進專業型人才等措施來推動信息化管理建設進程，這也是筆者將要同大家分享和討論的主要內容。

一、信息化管理

（一）主要內容

對于鄉鎮政府部門的檔案資料而言，其信息化管理主要體現在以下幾點：第一，將紙質的檔案信息資料向電子化方向進行調整和轉化，提高檔案管理的安全性。第二，從檔案信息的接收、存儲、管理、整理、使用等各個方面融入信息技術，以提高檔案整理的效率。第三，檔案管理人員還可借助先進的信息技術針對所處部門構建檔案信息共享平臺，通過這種方式來推動檔案管理的信息化發展，提高檔案信息資源的綜合利用率。

（二）應用優勢

與傳統的檔案管理方式相比，信息化管理的應用優勢如下：第一，有利于滿足檔案管理工作的需求。隨著社會的不斷發展與進步，鄉鎮政府部門的檔案信息管理工作量也越來越大，管理工作也變得越來越復雜。為了可以更好地滿足信息時代檔案管理工作的建設需求，工作人員可以將信息技術與檔案管理進行有機融合，推動檔案管理工作向信息化方向進行發展。第二，有利于提升檔案管理效率。傳統的紙質檔案文件在管理過程中不僅查詢操作復雜，且容易出現受損或遺失等情況。而信息化管理則可以有效地改善這一現狀，將紙質的檔案文件轉化為電子文件的形式，不僅利于信息查閱和提取，提高檔案管理效率，同時也可以提高檔案信息的安全性，大幅度降低信息泄露或遺失的概率[1]。第三，有利于降低檔案管理工作強度。在傳統的檔案管理工作中，管理人員通常需要以人工的方式對檔案進行管理，查閱一份檔案文件通常需要消耗大量的時間，但在信息化管理的模式下，檔案文件均是以電子檔案的形式進行儲存，工作人員只需要輸入相應的編碼或名稱即可快速找到相應文件，極大地降低了檔案管理工作的強度。

二、建設路徑分析

（一）強化信息化理念

鄉鎮政府部門的檔案管理人員應積極順應信息時代的發展，轉變自己傳統的管理理念，加強信息化管理的意識，制定符合鄉鎮地區檔案管理工作發展需求的信息化建設目標，在經濟條件允許的前提下適當地增加信息化建設的資金投入，并創建專業的信息化管理團隊，以確保鄉鎮政府部門的檔案文件管理工作能夠朝著信息化方向進行穩定發展。

（二）建設網絡電子檔案

根據政府部門的檔案文件建設相應的網絡電子檔案是推動檔案管理信息化的重要基礎，對此鄉鎮政府部門的管理人員可采取以下措施：第一，結合鄉鎮地區政府部門的具體情況創建一個獨立的網站平臺，管理人員可將與鄉鎮政府相關政策消息通過該網站平臺及時地傳遞給地區人民。第二，在網站平臺中為檔案管理工作建立相對獨立的網頁。第三，管理人員可以將鄉鎮政府部門中儲存的紙質檔案文件以掃描的方式進行保存，并上傳至網站平臺中，同時對其進行系統分類管理[2]。第四，為了可以進一步提高電子檔案的查詢效率，檔案管理人員還可將存在內部聯系的檔案及檔案室進行關聯，例如戶口檔案與戶籍部門相關聯，保險相關檔案可與保險部門相關聯，這樣人們在查詢戶口信息時，便可以同時獲取其保險、教育以及其他相關檔案信息，極大地提高了檔案查詢的效率。

（三）完善配套設施

為了確保檔案管理信息化能夠在鄉鎮政府部門中得以落實，鄉鎮政府需適當地加大對信息化管理的投資力度，積極引進先進的信息化設施和技術，建設檔案室或檔案館，通過完善配套設施來確保信息化管理能夠在鄉鎮地區政府部門中貫徹落實，首先，檔案管理人員需購進掃描儀、除濕器、復印機等機械設備，并將其升級為信息化管理系統。其次，管理人員需要將紙質檔案文件轉化為電子文檔，并將其歸類劃分[3]。最后，管理人員還需在鄉鎮政府部門內部建立局域網，以此來提高檔案管理信息化的安全系數，同時也在一定程度上提高了檔案資源的利用效率。

（四）引進專業型人才

信息化管理雖然可以有效地減少管理人員的工作量，但卻無法取代人工管理，因此管理人員依舊是檔案管理工作中不可或缺的一部分。由于信息化管理對檔案管理人員的專業技能有著較高的要求，因此鄉鎮政府部門需積極引進既有豐富的檔案管理經驗又具備較高的信息管理能力的綜合性人才，為檔案管理團隊注入新鮮的血液，切實有效地提高管理團隊的綜合管理水平，確保信息化管理工作能夠順利實施[4]。

結語：現階段，信息化和智能化已然成為各個領域未來發展的重要趨勢，對于檔案管理工作而言，傳統的檔案管理工作存在很多弊端，如紙質檔案易受損、管理效率偏低、查閱檔案操作復雜等等，而信息化管理則可以有效地解決上述問題，為人們提供更加優質的檔案信息查詢服務的同時也極大地減輕了檔案管理人員的工作負擔，與傳統的檔案管理相比，信息化管理模式下的檔案資料更能發揮其自身價值。

參考文獻：

[1]王明偉.試論鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑[J].農民致富之友，2019（06）：214.

[2]武玉璽.鄉鎮機構檔案管理信息化建設途徑分析[J].中國高新區，2018（06）：238-239.

[3]趙永偉.鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑探討[J].產業與科技論壇，2017，16（22）：202-203.

[4]崔美榮.鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑探索[J].產業與科技論壇，2015，14（14）：223-224.