移動辦公系統在疫情防控及日常工作中的作用及其實現

應新葩

摘要：移動辦公系統因其3A特性，在疫情防控中凸顯其“零接觸”的優勢，如何有針對性、高效高質量地進行單位移動辦公系統流程的實現，是本文主要論述的內容。

關鍵詞：疫情防控;移動辦公;流程實現

一、背景

自2019年底疫情的控制，全國的逐步復工復產，醫院剛性的看病需求也在逐漸恢復，這給醫療單位疫情的繼續防控帶來了嚴峻的考驗。移動辦公在減少人員流動及“辦公零接觸”上，凸顯出其在疫情防控中的有效作用。

移動辦公系統的3A特性，讓辦公擺脫時間和空間的束縛，單位信息可以隨時隨地通暢地進行交互流動，工作將更加高效，整體運作更加協調。因此，其不僅有效整合傳統業務系統，并已互通互聯應用于權力陽光、交通業務、智慧醫療、集團企業等眾多領域。

二、必要性

根據統計，一家中等規模的三甲醫院每年需要57名專職流程審核工作“跑腿員”。審核簽章類工作所耗費的時間90%為路途往返和等待的時間，每年的人員工資福利（按照平均20萬元每人計算）需支出1140萬元。而1.5萬人次/年的全院各部門人員流動，給疫情控制也帶來了消極的影響。截止2018年底，全國醫療衛生機構98.7萬家，其中三級醫院2002家，據此推算，全國范圍內的專職“流程跑腿員”需要11萬余名，付出薪資220億，造成人員流動3003萬人次。

移動辦公系統能夠精準、有效地解決大量人員流動，大量專業技術人員用于簽章審核流程的人員浪費和時間精力浪費問題，使醫療行業的工作人員能有更多的時間和精力投身到專業工作中。

三、實現的難點

移動辦公系統的具體流程，因在不同的行業不同的單位，甚至相同的行業不同的單位，均需要定制的、個性化的開發。在定制開發的過程中，軟件廠商及使用方對流程實現的理解程度，成為了影響流程及系統的實現效率、產品和需求匹配度，以及產品使用流暢度的關鍵。

現階段，企業微信的應用，給移動辦公系統的使用帶來了更多的可能性和實現的方便性，因此以企業微信的辦公流程實現為例，進行移動審批流程實現的闡述。

一個流程的實現，首先需要明確在溝通中會普遍存在的問題：單位流程涉及部門多、廣，大部分審批流程需要多個部門的共同參與，高效地配合流程的解析、實現;非信息工作部門對移動辦公的實現所需要的要素以及最終產品的成品并不了解，因此溝通成本高;線下流程的特點是，工作發起人僅需要知道某項工作審核節點的順序及審核人即可。相比線下流程，移動辦公流程的各個節點不僅需要考慮發起人、審核人的所有“動作”，還需要明確節點的所有分支、判定條件以及對應的執行或審核人。為了確保移動辦公流程 “智能”性，在流程實現的過程中，必須更加完整、更加全面地了解所有的細節信息;流程實現前，使用人對操作及需求的不確定性，造成流程實現后，還需要進行大量的測試及修改。

問題的解決

完整地組建一個適用的移動辦公系統，必須有針對性地解決以上普遍存在的問題。

例如、一般常規流程實現所需要的要素：

（1）發起節點：

※填寫內容、※各選擇項及對應的動作、※執行人姓名、※注釋、

※附件、※項目性質;

（2）節點內容：

※節點判定條件、※節點執行人、※審核模式;

（3）輸入模式

3、解決需求不確定問題——將測試進行分級：產品實現廠商進行邏輯全流程測試、需求單位進行適用性全流程測試，以及正式版測試;

※邏輯測試——流程實現后，對流程的完整性進行測試，減少需求單位對邏輯類問題反復測試及反饋時間;※需求單位適用性全流程測試——對流程實現的正確性、各項功能的實用性、流程操作的便捷性進行測試，同時在測試過程中不斷理解產品的外在表現，從而更加清楚地進行需求表達以及流程優化改進的表達;

※正式版測試——流程各節點執行人，對流程適用性的最終測試，確保流程在使用過程中的智能性及流暢度。

經過幾個層級的測試，將流程正式上線后出現問題、需要返工修復的概率降到最低。

六、總結

移動辦公系統不僅對此次疫情的控制、減少人員流程，確保行政工作開展發揮其重要作用，也同樣適用于今后可能發生的疫情工作中;同時移動辦公系統，因其3A特性，以及在節省人力投入上的優勢，將是今后辦公實現途徑的大勢所趨。

因此更好地、更高效地進行移動辦公系統的個性化實現，是開展移動辦公系統工作的至關重要的一環。因此本文論述的協同辦公功能實現方式，采用流程圖及表單填空式溝通，不僅能夠減少溝通時間，提高工作效率，更能將流程更加規范化、智能化地實現。

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