如何提升高職院校檔案管理工作的服務能力和水平

汪海燕

摘要：高職院校檔案管理工作進行對于提升高職院校整體運行水平，促使院校檔案管理向著科學化的方向落實，為后期高職院校相關工作的創新落實奠定一定的基礎。基于以上分析，面對當前高職院校檔案管理工作存在問題深入探究下，提出相對應的改進策略，旨在為實際高職院校檔案管理工作向著更高水平落實發揮一定的借鑒意義。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;服務能力;工作水平

在高職院校學校教育系統中，檔案管理工作是非常重要的。一般而言，只有保證檔案管理工作科學化落實，才能夠最大限度為教師和學生以及相關人員提供便利性，為相關工作的有效落實提供堅實的依據。基于以上而言，在目前高職院校檔案管理工作中，管理人員能夠切實按照相關規章制度和命令指示進行檔案的收集和歸納，但是在服務應用方面卻存在效率低下的不良現象。這一問題的出現引來了教師和學生對學校檔案管理部門的非議，認為檔案管理部門沒有為自己提供便利性。而為了有效改進這一問題，從檔案管理工作中贏得來自教師和學生的支持，提升教師和學生的凝聚力，積極強化當前高職院校檔案管理服務工作落實存在問題分析，以此提出相對應的改進策略，促進實際工作創新改進，提升高職院校檔案管理服務水平。

• 高職院校檔案管理關于服務工作落實存在問題分析

服務意識較差，缺乏科學的、主動的服務理念。當前，高職院校檔案管理工作進行中存在的明顯問題則是檔案管理工作服務意識較差，服務部門缺乏科學的、主動的服務理念。這種錯誤的理念在一定程度上導致檔案服務管理部門人員未能積極主動的通過相關平臺和機制調查相關人員關于檔案被服務的需求，嚴重妨礙了檔案服務工作的高效落實。造成這一問題的主要原因則是當前高校檔案管理工作長期進行中，高職院校過渡將注意力放置在檔案的收集和整理歸檔應用上，未能正確發揮檔案存儲價值，未能將現代化檔案管理理念有效引入。檔案管理人員思想、理念上存在錯誤，必然給實際檔案管理服務工作有效落實產生不良影響。

缺乏科學化的檔案服務機制。高職院校的檔案管理工作進行中，為了有效促使服務目標落實，滿足服務需求，切實要促使檔案服務管理工作落實嚴格按照服務機制實行。只有通過嚴禁的檔案服務機制，才能夠保證一切服務管理工作在系統化的、程序化內落實，保證檔案服務的有序性。通過深入研究發現，部分高職院校檔案管理工作進行中，在檔案服務機制確定中簡單的歸納為檔案的調取，這種片面化的服務方式容易導致檔案服務應用中出現缺失和混亂的現象，對于檔案完整性保存等方面起著非常不利的影響。而一個完善的檔案服務機制，應實現全過程的跟蹤管理，明確檔案的服務對象、服務目的以及最終檔案去處，一切管理有頭有尾，最大限度提升檔案保存的完整性。此外，在現代化信息技術發展內，科學化的檔案服務機制應注重信息化技術的使用，要求高職院校構建自身的檔案管理服務平臺和客戶端，用戶根據相關權限在管理員的配合下，便可以登入獲得相關信息資料。這樣能夠極大提升檔案管理的服務水平，但是在安全性防護方面需要格外注重。

檔案服務的聯動性較差，未能與高職院校整體運行發展目標相符合。高職院校檔案管理工作服務水平的提升，不僅要求檔案管理部門本本身能夠滿足檔案服務的相關需求，而且要能夠在遵循高職院校整體發展目標下，檔案管理部門與院校其他管理部門之間實現互聯互動，為相關管理工作落實提供信息資料。如，在高職院校中，科研創新工作是非常重要的。只有高職院校的檔案管理信息資料有效提供，才能夠最大限度滿足科研機構人員關于信息數據的需求性，提升科研創新的順利性。基于以上而言，當前高職院校檔案管理工作進行中，檔案服務的聯動性較差，突出體現在科研創新人員在相關數據信息調動中面臨的中間環節較多，導致相關調取效率低下，未能全面參與到檔案管理工作進行中。這一問題的存在也是當前檔案服務管理工作改進切實需要改進的，是檔案管理服務體系走向健全的重要表現。

• 高職院校檔案管理服務水平和能力提升的創新措施分析

更新服務理念，建設高水平的檔案管理人員隊伍。高職院校檔案管理服務水平和能力的提升從根本上要求檔案管理相關人員形成科學化的服務理念，形成積極、主動的服務意識。只有主觀層面上有效改進，才能夠為實際一系列檔案服務管理工作的進行發揮有效的指導作用。基于以上分析，在當前高職院校檔案管理服務水平和能力提升中，院校高層管理人員能夠認識到當前檔案管理主動化服務已經成為趨勢，管理層能夠從機構改革、服務模式創新建設以及組織人員接受系統培訓教育等方面改進。此外，服務管理工作落實嚴格按照目標引導實行，在全面調查教師、學生和相關人員需求基礎上，形成關于服務管理的科學化目標，以此在服務需求和服務目標有效結合基礎上，促使檔案管理現代化服務工作合理落實。

健全完善形成科學化的檔案服務機制，促使服務管理有效落實。高職院校檔案服務管理工作創新落實中，健全完善形成科學化的檔案服務機制是非常重要的。在檔案服務機制完善形成中，注重信息化技術的使用是非常必要的。信息化技術的使用，一方面，高職院校能夠在現有的檔案管理信息化平臺上，形成自身的公眾號和專用客戶端。這樣通過公眾號能夠及時相關人員推送檔案管理的信息，為服務工作落實提供技術支持。而客戶端的使用能夠促使需要被服務的人員在進入到專門界面中，根據自身需求接受相關服務，整個過程完全根據自身的服務需求落實，能夠提升人員的自我服務意識，不需要依靠檔案管理人員，對于提升服務效率，建設現代化的服務體系有著非常重要的作用。此外，借助客戶端所形成的服務機制能夠減輕檔案管理工作人員壓力，提升檔案部門人力資源管理效率具有一定的促進作用。

綜上所述，檔案管理作為當前高職院校管理體系運行發展的重要組成部分。在實際檔案管理工作進行中，能夠切實針對實際存在問題分析基礎上，從更新服務理念，形成現代化檔案服務管理理念以及健全形成檔案服務管理機制和提升檔案服務的協調聯動性等方面改進。在主觀理念和客觀機制全面改進基礎上，提升高職院校檔案服務管理水平，為院校運行提供有效支持。

參考文獻

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[2] 李劍虹. 提升高職院校檔案管理水平， 服務學生素質建設[J]. 教育教學論壇（6）：287-288.