淺析民政檔案管理的要點及創新方法

（黑龍江省民政信息服務中心，黑龍江哈爾濱 150030）

1 民政檔案管理的要點

1.1 明確民政檔案管理的基礎性工作

民政檔案是民政局在工作中不斷積累的重要文件資料，包括了多種形式的檔案管理，比如，實物檔案、聲像檔案、電子檔案、音頻檔案、紙質檔案等，根據檔案的內容還可分為，文書檔案、科技檔案、人事檔案、社會保障檔案等，這些都是民政檔案管理工作的內容，也是非常重要的基礎性工作，民政檔案管理工作受到經濟體制改革的影響，工作內容具有多樣化的特征，檔案管理涉及的范圍廣、內容多，檔案信息化管理的應用，進行電子檔案與紙質檔案的一體化管理，增加了民政檔案管理的工作難度，在民政檔案管理工作中，應具有認真負責的工作態度，有序的進行檔案文件資料的收集工作，確保收集的完整性，明確檔案收集的范圍，歸檔的方式，準確判斷檔案信息的保存價值，并建立電子檔案備份的工作模式[1]。

1.2 規則制度建設

在《檔案法》的有力支撐下，進行民政檔案管理工作，實現檔案的法制化管理，民政檔案管理部門，要依據自身工作的實際情況，結合本地的經濟水平，民生環境，制定具有本土特色的檔案管理制度，優化內部管理體系，采取檔案管理工作責任制，將檔案管理的各項工作落實到位，防止出現責任不清，互相推諉的狀況，出現任何問題，可以將責任落實到人，實現民政檔案管理的互相監督、互相牽制的工作模式，依據《檔案法》中的條款，促進檔案管理各項制度的制定，涉及了政府檔案信息公開、保密檔案、審查工作等制度的完善建設。

1.3 信息化管理

檔案管理信息化的開展，簡化了傳統檔案管理工作的流程，方便檔案的開發利用，民政檔案應用信息管理系統，借助網絡進行檔案信息收集、整理、歸檔、開發、利用等工作，提升民政部門的檔案管理效率，實現檔案管理的現代化，替代了手工的檔案管理模式。信息化的利用程度，關系到檔案管理工作的質量，尤其是檔案的開發和利用，構建各級民政檔案管理部門的檔案管理系統，進行文件資料的掃描錄入、信息收集、整理、歸檔、存儲等工作，借助網絡，實現各級民政檔案部門的網絡連接，共享檔案資源[2]。

1.4 基礎設施建設

檔案保存工作對空間環境要求極高，需要干燥、通風的庫房，在保管過程中，要經常性的進行防水、防潮、防火、防蟲、防塵等工作，這些工作都需要資金的支持，購買必要的基礎設施，增加資金的投入。

2 民政檔案管理的創新方法

2.1 完善檔案管理信息化建設

社會信息化的快速發展，網絡的普及應用，人們已經習慣于使用網絡進行信息的交互，改變了人們的工作和生活方式，民政檔案管理工作在信息化時代，需要作出調整，以適應時代的實際需要，檔案信息化管理的不斷深入，傳統的檔案管理模式，需要創新和改革，簡化工作流程，規范化操作管理系統，保證高質量、高效率的檔案管理工作。

2.2 原始資料升級為電子檔案

民政檔案管理工作涉及廣大群眾的切身利益，包含了婚姻、就業、住房安置、軍人轉業安置等工作內容，通過多年的檔案管理工作積累，形成了數量巨大的歷史檔案資源，信息化檔案管理的實施，使歷史檔案資源煥發新的生機，采取集中統一的信息化管理方式，對歷史檔案進行電子化處理，減少檔案管理人員的工作量，提升檔案管理的服務效率。歷史檔案在進行電子化處理過程中，使用的存儲設備要加強管理，防止存儲設備出現故障，造成電子檔案的丟失或者是破壞。電子檔案管理需要注重電子檔案的備份工作，采取實時備份的管理方式，杜絕電子檔案丟失現象。針對民生檔案，使用信息管理系統，盡快完成民生檔案信息的錄入工作，在管理平臺中便可完成信息的查閱工作，為人們提供及時的查閱服務，不用進入庫房查找，節約了大量的工作時間[3]。

2.3 豐富館藏檔案

通過對歷史檔案資料的電子化處理，豐富檔案資源，構建民政檔案數據庫，加快歷史檔案資料的清理工作，將歷史積累資料進行集中整理，深入挖掘具有歷史價值和社會經濟價值的文件資料，為檔案的開發利用做好文件資料的儲備工作，擴大檔案信息的收集范圍，對民政發生的重大活動和事件加大信息收集力度，做到重點收集，有價值管理，推進檔案管理工作的全面落實，加大資金投入，配備齊全的基礎設施，加強人才隊伍建設，為豐富館藏檔案工作的順利實施，奠定基礎保障。

2.4 涉密檔案管理措施

依據我國最新的《保密法》《檔案法》，根據檔案管理部門工作的實際情況，建立檔案管理的保密制度，設定保密檔案的保密級別，按照檔案的絕密、保密、機密、秘密的級別，采取相應的管理措施，使用視頻監控技術，對涉密檔案進行全天候監控管理，一旦發生緊急情況，及時進行處理，定期開展涉密檔案內部檢查工作，對檢查中發現的問題，立即提出整改建議，如果出現違規操作人員，要及時制止，并進行懲處，情節嚴重的管理人員，要給予黨內記過處分，如果觸犯法律，需要移送司法機關。

2.5 實現檔案信息的公開

民政檔案管理的目的，是為了保障民生，與其他檔案管理有著很大的不同，民政檔案管理工作面對的是人民群眾，檔案管理的過程也始終圍繞著為人民服務而開展，確保檔案的真實性和完整性，以維持檔案原始憑證的法律效力，為群眾辦理事務提供信息支持。在進行檔案日常管理工作時，對于沒有涉密的檔案，在管理系統中進行公開，方便群眾的查閱和使用，實現檔案管理的價值，對歷史遺留檔案，加快整理進度，將檔案資源進行集中管理，及時收集有價值的民政信息，建立一個完整的民政檔案數據庫，與民政檔案網站進行連接，人們在家就可完成檔案信息的查閱，涉密檔案不可上傳至網站，防止信息的泄露。

3 結語

由于民政檔案管理的重要性，需要檔案管理人員具備較高的職業道德和職業技能，應用信息化的管理手段，提高檔案管理的服務效率，實現民政檔案為人民群眾服務的目的；民政檔案經過長時間的積累，擁有豐富的檔案資源，而且具有較好的經濟價值和歷史價值，對歷史檔案的電子化處理，豐富檔案數據庫，為群眾提供全面的檔案信息服務，實現檔案的利用價值；完善檔案管理規章制度的建立，為民政檔案管理各項工作的有效落實提供保障，在《檔案法》的支持下，完成檔案管理各項規章制度的制定，確保制度的合法化、科學化。