人事檔案管理在現代人力資源管理中的發展趨勢

鄭宇航 李娟

（湖北航天化學技術研究所，湖北襄陽 441000）

0.引言

所謂人事檔案，指的是一個單位在一定時期內的人員管理活動中逐步積累的人事文件總和，組織管理者、人事管理部門負責人等同時對人事檔案資料的真實性負責。其在人才穩定流動、實現最佳配置、科學使用人才中發揮著不可替代的作用，是全面了解、合理評價、正確使用人才的有力依據。

1.人事檔案管理與人事管理工作的關系

人事檔案的出現是因為人事管理工作的需要，只有及時收集、分析、管理人事管理工作過程中出現的人事檔案材料，才能為人事管理工作的穩定運行提供支持，因此人事檔案管理工作異常關鍵，同時人事檔案管理工作的內容與服務模式得以出現。要認識到人事檔案管理工作是為人事管理工作服務的，其屬于人事管理工作的重點內容之一，所以人事檔案管理工作不得與人事管理政策相沖突，要與人事管理工作相契合。

2.人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理不能穩定運行

雖然我國已經針對人事檔案管理工作制訂了較為完善的制度，但在實際檔案材料收集過程中存在著收集速度過慢的問題，在現代檔案管理中不能有效引進新技術，這與當前人力資源管理需求存在較大差距。管理人員在分析資料過程中，因為不能掌握豐富的外部信息，手中掌握的匯編材料主要取自內部信息，而且大量檔案管理人員在日常工作中不能主動收集材料，常常在急需檔案材料時匆忙插手，導致人事檔案分析與材料收集過于滯后。再有，有的單位人事檔案不具備完善的檢索工具，要想短時間內完成檔案檢索與內容查找存在諸多困難[1]。

2.2 人事檔案管理有待進一步規范

（1）人事檔案材料不能及時歸檔。在收集人事檔案材料過程中，因為工作人員對本職工作不負責不認真，導致大量檔案材料隨手存放，形成了檔案資料不完整的現狀，歸檔內容不完整不全面，也不具備應有的連續性。（2）因為缺少大量高素質人才，有的單位在招聘人才時一味依靠人力資源開發中心，在管理人事檔案時完全應用人事代理的做法。一旦出現人員流動，那么在檔案交接與傳遞過程中，則會由于不具備第三方審核與監督，導致大量檔案材料丟失或損壞[2]。

2.3 人事檔案管理信息化程度不待提升

隨著信息技術的快速更新，計算機技術在當前檔案管理中承擔著收集信息、傳遞信息、開發信息的職能，也是當前最為重要的現代化管理方法。雖然有的單位逐步實施電子化檔案，但因為在軟件設計與開發過程中，人事檔案管理人員沒有參與，以致開發人員不能全面理解人事檔案管理需求，出現了運行效率較差的問題，大量檔案信息不能及時輸入，信息歸類不嚴格，搜索結果錯誤等，以致大量電子信息形同虛設。這種不完善的信息管理系統不能充分發揮自身技術特點，在人事檔案管理中作用并不突出。

3.人事檔案管理在現代人力資源管理中的發展

3.1 人事檔案管理呈社會性發展

現代人力資源管理是時代發展的必然結果，所以現代人力資源管理主要內容之一的人事檔案工作，必然也會表現出一定的社會性。自管理部門進行分析，不再是各個單位分別配備內部人事檔案管理人員的做法，各單位人事檔案不再只負責本單位人事檔案材料的收集，在市場經濟運行過程中出現了擁有社會性能的人事檔案管理部門，其不屬于只負責本單位人事檔案管理的部門，而是著眼于整個社會，其對本社區內全部流動人員的人事檔案進行管理，其針對的人員社會性更強[3]。

3.2 人事檔案管理規范化運行

人事檔案管理要想收到預期效果，務必要收集完善的檔案材料，保證掌握的檔案材料真實有效。在審核收集的檔案材料時，要看其手續是否完全、其內容是否詳細、其觀點是否正確等，一旦發現檔案材料與自身要求存在差異，則需立即清理，并要求其在規定時間內完成整改，針對超出歸檔范圍的檔案材料，要及時與有關部門聯系，防止出現丟失與積壓的問題。再有，充分利用人事檔案管理系統，保證檔案審核人員利用計算機查閱檔案原件，而不用再翻閱人事檔案，不但加快了查閱速度，而且也能夠實現人事檔案材料的保密性與安全性[4]。

3.3 人事檔案管理合理應用人才

通過人事檔案能夠全面了解一個人在過去一定時期內的經歷、能力與德行，其在組織工作與人事工作中發揮著不可比擬的功能，同時依據人事檔案可以完成人員分配、人力資源合理利用、各部門調配資源等各項任務。利用對人事檔案中的人員經歷、學歷等各種情況進行分析，不但能夠明確人力資源管理的運行規律，同時能夠合理設計人力資源的使用。還能夠結合不同人員的素質情況與本單位發展目標制訂人才培訓計劃，從而有利于提升員工的綜合素質，達到人盡其才、物盡其用的效果[5]。

3.4 人事檔案管理呈開放性轉變

在我國經濟快速發展過程中，人事檔案本身的政治性與神秘性不復存在，在引入信息技術與網絡技術的基礎上，人事檔案管理與服務模式發生了根本性變化，現代化管理手段與管理方式得以大量應用，能夠將人事檔案內容上傳網絡，實施網絡化管理，有效加快了人事檔案管理部門與外界信息的交流速度，單一信息傳播模式不復存在，開放式信息交流得以實現，人才流動速度逐步增加，人事檔案社會性發展必然成為現實。

3.5 創建人事檔案管理制度

因為人事檔案管理工作內容較多、專業性較強，同時要求對檔案材料保密，所以要結合實際情況建立完善的檔案管理制度，尤其涉及檔案材料的傳輸、登記、考核等各個方面的制度，一旦發現檔案材料丟失或損壞，要及時查找并補充，防止檔案材料過于片面。根據人力資源運行情況與實際工作需求，盡快制訂一個切實可行的人才開發計劃，不但要保證人力資源管理發展專題匯編數據的真實性，而且還需使其發揮應有的作用[6]。

3.6 提高人事檔案管理人員水平

只有擁有高素質的人事檔案管理人才，才能保證人事檔案管理工作的順利實施，第一，檔案管理人員要對本職工作高度負責，通過努力學習掌握先進的檔案管理知識與技術，對檔案管理現代化內容做到心中有數。第二，檔案管理依據以人為本的原則，利用制訂完善的人力資源開發計劃，鼓舞全體員工的工作激情，促使檔案管理工作收到顯著效果，為企業發展夯實根基。第三，實行人才競爭，鼓勵員工開展良性競爭，將優秀人才推到檔案管理崗位上來[7]。

3.7 引進人事檔案管理現代化措施

人事檔案管理要想引進現代化手段，離不開人力資源管理的功能。因此要不斷加大資金投入力度，在檔案管理中引進現代化技術與設備，為檔案管理配置先進的硬件與軟件，購置空調、除濕機、檔案架、電腦，建設防火防盜的監控設備。為了防止檔案管理人才流失，要在人才培養、職稱晉升、干部聘用等各個方面做到公平公正，人事檔案管理才能穩定運行。

3.8 創建人事檔案目錄中心

當前，人事檔案檢索工具并不豐富，其功能單一、檢索速度慢、運行效率低，傳統檔案管理模式已與時代發展相分離，為了有效應對檔案信息大量增加、檔案利用率高等問題，要盡快對檔案使用方法進行創新，強調檢索工具建設、創建人事檔案目錄中心。編制的檢索工具要具有較高的規范性，各種檢索工具要同時運行，能夠全面展現館藏檔案的內容特點、形式特點與保存地點等。

4.結語

我國經濟發展進入新時期，各個行業間的競爭不斷加劇，對人力資源管理提出了更高的要求。人事檔案管理與現代人力資源管理密不可分，二者只有實現同步發展，才能充分發揮人事檔案管理的作用，促進人力資源管理工作有效提升運行效率，確保企業的穩定運行。