基于大數據視野簡析檔案管理思維方式的轉變

（清華大學，北京 100084）

在大數據背景下對檔案管理思維方式進行轉變的過程中，需要認識到大數據時代的發展對社會檔案信息管理工作所帶來的挑戰以及機遇，并且改變以往的工作模式，從而更加貼合與大數據時代當前的發展方向。與此同時，相關單位還要加強信息化的建設力度，為檔案管理思維方式的轉變奠定堅實的基礎，從而保障后續工作的有序進行。

1.大數據對檔案管理工作帶來的影響

為了使檔案管理工作的思維能夠在大數據時代下得到成功的轉型，相關管理人員需要明確大數據時代對檔案管理工作所帶來的重要影響作用，從實際入手提高檔案管理工作的針對性和有效性，從而實現現代化管理模式的成功轉型，從整體上看大數據對檔案管理工作所帶來的影響，主要分為以下幾個方面。

1.1 機遇

隨著我國當前大數據技術的不斷發展，大數據在各行各業中得到了廣泛的應用，并且給人們日常生活和工作帶來諸多便捷之處，對于檔案管理工作來說，大數據不僅能夠使數據資源具備多樣化的特征，也可以充分利用大數據技術來挖掘一些有價值的檔案信息，從而使得檔案管理工作的效率能夠得到有效提高[1]。數據技術和網絡大數據有著共同發展的趨勢，能夠多方位的對數據進行有效整合以及分類，從當前國內檔案數據增長的趨勢來看，雖然每年朝著增長的方向發展，但是一些檔案管理人員很難充分發揮大數據技術的優勢，充分挖掘大數據技術的價值來對日常工作起到一個良好的輔助作用。另外再加上大數據代表了信息的來源和途徑以及方向發展，這給實際的工作帶來了諸多的問題，管理人員需要加強對大數據的技術的認識，根據大數技術的特點進行反復的提取并且對信息進行良好的處理以及加工，從而在短時間內滿足實際檔案館的需求及要求，這是以往檔案管理工作很難達成的目標。因此從檔案資源建設和利用來看，大數據技術能夠給實際工作帶來重要的技術支撐，也有助于改變存在于傳統檔案管理工作中的不足之處。與此同時在大數據技術的背景下，一些檔案資源的共享得到了有效的實現，相關工作人員可以利用大數據技術來對資源進行有效的整合，打破以往檔案管理工作的局限性和封閉性，從而使得檔案信息資源能夠得以有效利用，為企業今后的發展帶來重要的影響作用，因此相關管理人員在進行檔案管理工作時，需要充分把握大數據技術的優勢，給實際工作起到一個良好的輔助作用，從而促進檔案管理信息化的建設程度。

1.2 挑戰

在檔案管理工作中，在大數據背景下迎來了一些機遇，也面臨著諸多的挑戰，為了使檔案管理的水平和質量能夠得到有效提高，相關管理人員需要從大數據背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰入手，提出有效的解決措施，從而提高檔案管理水平以及質量，從整體上看，在當前的大數據時代，檔案機構的檔案管理工作的挑戰主要包含了以下幾個方面：在檔案管理工作中，各個檔案機構都需要對檔案進行有效的收集以及整理，對于特殊工作內容來說，要進行有效的儲存以及利用，更加符合實際工作需求及要求。在大數據時代下一些數據逐漸朝著多樣化而復雜性的方向發展，一些原始數據的數量在不斷的增加，但是傳統數據庫只能處理一些簡單的數據，對于大數據背景下的一些復雜性數據來說，在日常工作的過程中面臨的困難是比較多的，嚴重影響了實際工作效果和工作質量的有效提高。在實際工作中，檔案安全非常重要，相關工作人員需要加強安全技術的有效應用，方便后續檔案資源有效開發以及合理運用，這些工作都需要以安全為前提。在大數據時代下，雖然信息共享程度提升了，但如果沒有采取較為廣泛而完善的安全保護措施的話，那么這些檔案儲存會面臨諸多的風險，嚴重影響了實際工作有序進行[2]。在大數據背景下，對于人才的綜合素質提出的要求伴隨著管理信息化水平的不斷提高，各個單位在人才需要方面是非常緊缺的，這主要是由于在大數據背景下的檔案管理工作中，不僅需要這部分工作人員能夠具備大數據分析處理能力，還需要運用大數據技術給各項工作提供重要的支撐，由于工作人員綜合素質有待提高，無法滿足實際工作對于人才的需求，嚴重影響了檔案管理工作效率的提高。

2.大數據視野下檔案管理思維方式的轉變思路

2.1 網絡化的服務思維

在大數據背景下的檔案管理工作中，相關工作人需要具備網絡化的服務思維，從而靈活應對在實際工作中遇到的問題以及挑戰。在傳統檔案管理模式中管理手段的局限性是比較高的，并且各個機構所掌握的檔案信息資源只是在本單位進行利用，在大數據時代下隨著信息共享效率的不斷提升，相關管理人員為了適應大數據時代發展的方向，需要對思維方式進入校的轉變，樹立網絡化的服務思維，從而利用大數據對檔案進行動態化和整合性的管理，并且也可以通過網絡技術來了解全球性方面的信息，為企業今后的發展提供重要的影響作用[3]。從技術層面來看，為了實現檔案管理服務網絡化的發展，需要對大數據應用的價值因素進行挖掘，根據當前社會發展的需求來進行數據的有效分析以及處理，使得企業的檔案信息服務水平和質量能夠得到有效提高，更加貼合于企業當前的戰略發展方向。與此同時，在實際工作的過程中，還要利用大數據技術對用戶的需求信息進行深入挖掘，了解用戶對產品的要求和標準，這樣一來，不僅有助于給客戶提供精準化的服務，還有助于提高檔案管理的水平和精準。

2.2 信息化管理思維

大數據技術在檔案管理工作中所發揮的優勢是比較明顯的。為了適應大數據時代發展的方向，相關工作人員需要樹立信息化的管理思維，從而提高實際工作的針對性和有效性，我國檔案管理機構的信息化水平已經得到了顯著的提升，切實轉變了以往紙質檔案的工作方式，并且建立了信息化的檔案分析模式，并且相關工作人員運用了信息化的手段來提高檔案管理水平以及質量。但是大數據時代的來臨意味著在檔案管理工作中要進行本質性的轉變，充分發揮信息技術的優勢，給實際工作起到一個良好的輔助作用。相關檔案管理的工作人員需要繼續發揮信息化在檔案管理中的優勢，引進大數據思維和完善的技術手段，在用戶能接受的范圍內對信息進行有效的篩選以及提取，從而保證大數據技術應用水平的有效提高。與此同時，在較短時間內要掌握大數據技術的工作模式以及工作手段，對數據進行有效的篩選以及提取，從而提高大數據技術的應用效果。除此之外，相關工作人員還需要利用大數據技術對數據及時有效的轉換以及統一，使得信息收集能夠具備全面性和完整性的特征。在實際工作的過程中，為了實現檔案管理工作大數據模式的轉變，需要關注知識層面的管理，對數據處理技術及時有效的更新以及調整，更加符合實際工作需求以及要求，比如在實際工作中可以引入云計算和新一代數據庫技術，對零散性的信息及有效的收集以及整理，突破以往信息儲存的限制性，從而使得檔案管理的水平和質量能夠得到有效提高。工作人員要建立統一標準的格式來對數據進行儲存，為后續數據提取工作帶來諸多的便捷。

3.結語

在大數據背景下的檔案管理工作中，相關工作要加強對大數據時代的解讀以及認識，對自身檔案管理思維進行有效的轉變以及創新，加強對數據價值的挖掘以及整合，更加符合實際工作需求以及工作要求，從而使得檔案管理水平和質量能夠得到有效提高，為檔案工作注入新的發展活力，實現成功的轉型。