淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

李艷玲

（鐵嶺市城市發展服務中心環衛分中心，遼寧 鐵嶺 112000）

人事檔案記載了一個人一生的具體情況，而人事檔案也是通過一次次學習與工作單位的轉換而形成的人事檔案文件材料組合而成的，反映了一個人的學習能力、工作記錄與道德水平等許多方面。例如：個人的基本情況、政治面貌、描述個人情況的材料、獎懲材料等。這也是上級單位對基層人才選拔與調動所采用的最為基礎與可靠的參考方式。所以人事檔案管理對于事業單位的意義，不僅在于能夠更好地選拔與錄用人才，更能夠促進事業單位的不斷改革，不斷的優化干部隊伍，使行政效率能夠有極大的提升。但不同的事業單位的人事檔案管理工作水平參差不齊，人事檔案管理的人員良莠不齊，有的甚至沒有屬于自己的檔案管理規劃，由人事部門兼任，也為之后事業單位的健康發展埋下隱患。

一、人事檔案管理存在的問題

伴隨著信息技術的不斷發展，網絡的不斷普及，大部分資料的傳輸與調用都十分的快捷，為行政與事務處理的效率提升提供了技術上的支持。但人事檔案管理的方式并沒有隨著時代的發展而得到大規模的改進，從而使得依附于其上的人事管理制度也不能夠適應社會的發展，不利于干部隊伍的優化與純潔，不僅使得不少人員安于現狀，形成懶政的思維模式，更使得有能力、有拼勁的人挫傷了做事積極性，變得平庸墮落，不利于人才的培養與選拔，也不利于事業單位的長遠發展。以下三個方面是人事檔案管理所存在的問題，以供參考。

（一）是對人事檔案管理的工作不夠重視。

他雖然是一項為其他人所服務的輔助性工作，做的成績并不會被一目了然的察覺，但是這項工作確實為其他工作奠定人才上的基礎。他不僅需要搜集個人在工作中的相關材料與獎懲信息，還要進行整理與編排，對這些數據信息要進行不斷地核實與訂正，之后更要在平常進行資料的統計與分析，起到分析人才、選拔人才、明確特長的作用。這不僅僅會提高事業單位的工作效率，也能夠極大地增加人才的儲備，使得行政效率獲得提高。

但一些部門領導受到唯政績論的影響，并不在意這類型有關人事檔案管理部門架構的基礎建設，以為人事檔案管理的具體工作只需要對資料進行抄寫，按照一定的順序分類就可以，只關注與檔案的保管方面而忽視了管理可以起到的作用，沒有跟得上我國有關事業單位的改革與人員的優化措施。

（二）人事檔案的管理人員素質普遍較低

人事檔案管理雖然只是基礎性工作，但內容比較繁雜，對專業性與持續性的要求很高，這樣的崗位要求同時也加大了檔案管理人才的要求。而且由于檔案管理在短時間內可能會需要大量的人力財力來應對，之后也要有一些固定的支出來維持人事檔案管理的成果，所以在這件事上很難獲得領導的支持，人事檔案管理的工作在許多單位被人事部門的員工兼任，許多人事檔案管理的工作甚至被外包了出去，由臨時工來負責。這也導致了很多信息與文件沒有及時歸檔甚至直接不見蹤影，造成了員工資料的缺失。也由于事業單位改革，聘用制被推行，人員的流動較之以往大大增強，檔案的不斷進出使得現今人事檔案管理的管理方式跟不上時代的發展，不利于人才的培養與發掘。

（三）人事檔案的信息化尚未普及

現在有很多地方有類似的人事檔案管理系統，但由于種種原因，沒有添加很多本應提供的功能。例如一些工作單位雖然有著檔案查詢的信息系統，但只有一些員工的有關自己的信息資料，并不會記錄與搜集員工在自己工作與生活中產生的材料，送起到的作用十分有效。

而另外的單位仍處在手工操作中，嚴重依賴于紙質檔案。一旦需要進行查閱與整理的時候，就會出現工作量短時間內突然激增的狀況，可能會造成無法應對工作量的局面，而且如果保存不當還會引起霉變與蟲蛀。十分不利于個人與單位對于人事檔案資料的查詢與增補，對于長期的保存與利用來說也是個難題。

二、事業單位人事檔案管理工作存在的問題的一些對策

（一）重視人事檔案管理工作

日益繁雜與重要的人事檔案管理工作顯示出事業單位的負責應加強對人事檔案管理的認識，理解檔案管理工作能為其他不同的部門所帶來的積極影響與對未來深入改革所能提供的人才上的幫助。

首先，信息化建設是必不可少的，人事檔案管理有了信息化建設的幫助才能獲得長足的發展，同時要制定嚴格的規章制度，能夠及時地排查出現的問題并及時地查漏補缺。其次要認真分析檔案管理工作可能遇到的困難，努力優化檔案管理的制度規定，使得檔案整理與分析的工作變得更加的高效與規范，為上級領導選拔與任用干部提供依據。最后要加大普法力度，市檔案管理人員懂法、用法，對檔案依法進行管理，讓檔案管理朝著模式化、規范化的方向發展。

（二）加大對人事檔案管理的投入

人事檔案管理工作在很多時候少到許多部門的控制，絕大部分時候歸人事部代管，甚至有自己部門管理自己檔案的情況，在人事檔案的管理上十分的混亂，也沒有起到相應的作用。而且很多時候人事檔案的審核與證明工作只有當這份檔案急需時才展開工作，往往會造成工作的延誤造成無形的損失。

所以，一個完善的人事檔案管理流程就是必不可少的規劃，不僅要加派專業的檔案管理人員，也要加大對這項事業的資金投入。比如應該嚴格按照國家標準建立專門的檔案庫，購買符合國標的檔案柜，有專門實行這些工作的檔案人員辦公室與供事業單位查閱的閱檔室等。

（三）管理工作進行專業的培訓

隨著我國經濟的發展與行政人員的不斷招錄，人事檔案的管理人員也被要求具備與崗位匹配的相應條件和應用技能。用以把制定的規章制度落在實處，完善人事檔案管理的方式方法，提高工作效率以至于推動社會進步。

同時也應該在平時的工作中不斷地積累成功的經驗，加強對此類工作的認識，了解此類工作的基本工作流程，注意總結與完善能夠提升工作效率的工作的方式方法，及時了解新的技術手段與工作的方式方法在人事檔案管理上有什么優勢與劣勢，積極分析，勤奮思考。

（四）加強人事檔案管理的信息化建設

建立一個功能完整、干凈高效的人事信息管理平臺既是滿足人事管理檔案對于人事工作進行資料摸底與信息支持的需要。這就要求我們的信息管理機構提高業務水平。依靠與現有的信息資料通過計算機等先進的信息技術與工具將紙質的檔案信息傳輸到信息系統之上，并通過數據的轉換將原本文字、照片與音視頻資料轉換為數字資料，實現資料的雙重管理，相互印證。

同時要充分的利用互聯網來進行創新式管理，通過數據平臺上級部門與領導需要瀏覽的信息時可以及時地接收到索要查閱的信息，也可與部分的公開不涉及機密的檔案信息，不僅為企業能夠提供更多也更為優質的信息服務，也能讓個人在檔案查詢時更為順暢。既為員工與單位提供了幫助，也提高了人事檔案信息資料的使用效率，起到了一舉多得的作用。

三、結束語

總之，只要開始重視人事檔案管理所處的的地位，加大對人事檔案管理的投入，通過優秀的檔案管理人才以及檔案信息化、規范化程度的推進，不僅可以據此建立一個完整的有社會公眾參與的人事檔案信息管理平臺，更會極大地解除檔案對人才流動的制約，發展與改革的有關人才流動的難題可能都會迎刃而解。