淺談物資采購過程中物資質(zhì)量的監(jiān)督管理

李徽

（國網(wǎng)湖北省電力有限公司黃石供電公司，湖北 黃石 435000）

物資采購管理是一項(xiàng)復(fù)雜而繁瑣的任務(wù)。在公司的生產(chǎn)和運(yùn)營中，一方面可以降低材料成本，另一方面可以確保生產(chǎn)材料的正常供應(yīng)，這是非常有難度的一項(xiàng)任務(wù)[1]。只有真誠地把公司當(dāng)成家園并勤奮認(rèn)真工作時(shí)，才能在保證生產(chǎn)和交付的同時(shí)使得材料成本降低，達(dá)到控制公司材料成本的管理目標(biāo)[2]。現(xiàn)代管理的基本要求也是對采購人員的有效保護(hù)措施。所以，我們應(yīng)該高度重視物資管理系統(tǒng)。

一、加強(qiáng)物資采購過程中物資質(zhì)量的監(jiān)督管理的對策

（一）建立內(nèi)部和外部信息網(wǎng)絡(luò)，作為購買物資的可靠依據(jù)。監(jiān)視和管理采購并降低采購成本的能力取決于對市場信息資源的及時(shí)，準(zhǔn)確和全面的了解，以及對市場情報(bào)采取迅速行動。為了管理買賣之間的價(jià)格比較，價(jià)格比較的先決條件是必須有大量要比較的價(jià)格。只有通過比較才能確定，可以記錄價(jià)格批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并可以為購買物資提供可靠的依據(jù)。為了捕獲準(zhǔn)確的市場價(jià)格并具有足夠的知識和權(quán)限來審查價(jià)格，應(yīng)建立一個(gè)捕獲價(jià)格信息的網(wǎng)絡(luò)。使用諸如Internet和電子郵箱之類的現(xiàn)代通信方法來獲取最新的國內(nèi)和國際產(chǎn)品價(jià)格信息，下載和整理信息，將其存儲在計(jì)算機(jī)上，并在使用時(shí)對其進(jìn)行自定義。通過閱讀大量的新聞報(bào)紙和雜志，為定價(jià)信息網(wǎng)絡(luò)建立價(jià)格信息收集網(wǎng)絡(luò)。借助電話，電傳，信函，市場模擬采購和其他形式，并結(jié)合現(xiàn)場檢查，可以進(jìn)行大量價(jià)格和質(zhì)量調(diào)查，并可以創(chuàng)建動態(tài)信息文件，以便及時(shí)記錄市場價(jià)格變化并控制質(zhì)量比較是選擇最佳采購的重要依據(jù)。

（二）嚴(yán)格按照準(zhǔn)入點(diǎn)控制進(jìn)料。在物資管理方面，實(shí)施“兩集中、五統(tǒng)一”，即從分包商，機(jī)器和電力公司購進(jìn)集中的物資和財(cái)力，簡化采購渠道。對供貨單位進(jìn)行現(xiàn)場檢查，以確定其法人資格，財(cái)務(wù)實(shí)力和創(chuàng)業(yè)性質(zhì)，公司聲譽(yù)，業(yè)績，服務(wù)質(zhì)量等，進(jìn)行信用調(diào)查，并確定政府大中型企業(yè)和主機(jī)廠是商品的主要來源，由集體和個(gè)人作為補(bǔ)充，并填補(bǔ)了空缺。堅(jiān)持從制造商那里訂購，避免因互連而導(dǎo)致價(jià)格上漲的問題，并大力向產(chǎn)品制造商直接寄售貨物，以減少儲備金的使用，使得各種材料的采購成本得到降低。

（三）建設(shè)并完善物資采購制度。全面實(shí)施有關(guān)物資采購制度。一是認(rèn)真審查各公司提出的采購計(jì)劃，以確保采購計(jì)劃合理，科學(xué)。材料采購部門需要在現(xiàn)場審查報(bào)告的計(jì)劃，進(jìn)行多方調(diào)查，并使用歸檔和注冊等方法來長期了解公司的生產(chǎn)和運(yùn)營，為了避免誤報(bào)，錯(cuò)誤等。二是與多方協(xié)調(diào)，形成共同力量。協(xié)調(diào)采購管理關(guān)系，完善采購機(jī)制，擴(kuò)大集中采購范圍，鞏固采購基礎(chǔ)，加強(qiáng)采購指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各種采購擔(dān)保資源的規(guī)劃，分配和使用，監(jiān)督，組織實(shí)施，績效考核和采購管理績效評估，監(jiān)督和管理等方面，要做到“不缺席”和“不越位”，防止行動程序被打亂，在這方面要做好，形成最大的合力并提供流暢高效的采購流程。三是改善對購置材料使用情況的跟蹤和登記，加強(qiáng)材料管理。特別是對于購置的材料，要加強(qiáng)對材料的管理，保管和使用，以進(jìn)行登記和記錄，提高材料的使用率和經(jīng)濟(jì)效益，降低企業(yè)的經(jīng)營成本。

（四）監(jiān)督物資采購的全過程。從制定采購計(jì)劃開始到使用采購材料結(jié)束為止，共有9個(gè)鏈接，包括計(jì)劃，批準(zhǔn)，價(jià)格建議，投標(biāo)，合同簽署，驗(yàn)收，會計(jì)，付款和領(lǐng)用，并且每個(gè)鏈接都受到監(jiān)控。然而最重要的是監(jiān)督計(jì)劃、定價(jià)建議，合同簽署，質(zhì)量檢查和付款的五個(gè)鏈接。監(jiān)督計(jì)劃主要目的是確保計(jì)劃的充分性和準(zhǔn)確性。監(jiān)督價(jià)格的主要目的是確定物資是否價(jià)格最低并且是否合理。合同的監(jiān)督主要基于合同的合法性和公正性。質(zhì)量監(jiān)控是保證接受過程不會降低標(biāo)準(zhǔn)，也不會訴諸欺詐。付款監(jiān)控用于確保資金安全并遵守程序和合同。監(jiān)控采購活動的全過程是確保標(biāo)準(zhǔn)化采購管理和保護(hù)公司利益的第二道防線。這一防線在采購管理中發(fā)揮著極其重要的作用。

（五）根據(jù)市場供應(yīng)情況確定合同的采購渠道。由于直接在生產(chǎn)中消耗的大量原材料和配件以及供應(yīng)商相對較少，因此組織起來很困難，并且重要原材料，配件和設(shè)備的質(zhì)量和交貨時(shí)間要求也很高。由于某些市場資源相對寬松，因此有更多制造商可供選擇，并且需要大量穩(wěn)定的材料和配件消耗。對于少量采購的某些原材料和配件，某些類型，數(shù)量和交貨日期可能會更改，或者需要臨時(shí)購買。這些等級不能通過穩(wěn)定的渠道和招標(biāo)方法來解決。在這種情況下，公司應(yīng)建立價(jià)格比較采購。滿足質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的解決方法，“貨比三家”的實(shí)施以及最佳采購的選擇。

（六）為各種類型的購買確定合適的訂購單。生產(chǎn)中大量消耗原材料和配件需要穩(wěn)定的交付渠道和數(shù)量，并且可以執(zhí)行年度或半年度訂單。但是，由于在實(shí)施過程中價(jià)格會隨市場變化而變化，所以可以在年度或半年度合同中指定總額，前提是原材料和配件的價(jià)格可能會下降。價(jià)格由雙方每六個(gè)月或一個(gè)季度確定一次，價(jià)格也可以每年設(shè)定一次，或者可以每年設(shè)定總額，并按季度價(jià)格簽訂合同，下訂單。

（七）提高物資采購人員的素質(zhì)。材料的采購不僅需要采購人員敏銳的洞察力，而且還需要豐富的公司相關(guān)生產(chǎn)和經(jīng)營活動的經(jīng)驗(yàn)和知識。所以，有必要加強(qiáng)對現(xiàn)有員工的培訓(xùn)，加大人員的選拔，使用和培訓(xùn)工作，使他們能夠充分了解公司生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際情況。另一方面，為了保證物資采購的順利進(jìn)行，有必要注意公司一線人員的選拔，要充分利用熟悉公司實(shí)際生產(chǎn)，了解需求的人員。再者，有必要通過制度實(shí)施，獎勵(lì)和懲罰性措施，加強(qiáng)對相關(guān)人員的監(jiān)督管理，加大監(jiān)督管理的強(qiáng)度，確保物資采購的高質(zhì)量。

二、結(jié)束語

隨著法律制度的建立和公司管理制度的逐步完善，物資的采購越來越成為“陽光”，但是關(guān)于物資是否能真正滿足公司的生產(chǎn)要求，還有很多工作要做[3]。“強(qiáng)調(diào)監(jiān)督使用”是指不要過分依賴物資采購人員的思想和道德影響，而是充分利用監(jiān)督管理系統(tǒng)的限制性作用。許多監(jiān)視和管理系統(tǒng)都很冗長，卻忽略了實(shí)際工作。物資采購是企業(yè)生產(chǎn)過程中的重要組成部分。管理過程中需要各崗位人員的共同努力配合，協(xié)調(diào)，標(biāo)準(zhǔn)化和共同監(jiān)督業(yè)務(wù)，以確保采購工作制度化，標(biāo)準(zhǔn)化，程序化，并切實(shí)執(zhí)行物資采購。確保物資采購和創(chuàng)造收益的最終目標(biāo)是真正服務(wù)于建設(shè)，以此來降低企業(yè)的成本，從而使得經(jīng)濟(jì)效益最大化。

綜上所述，監(jiān)督和管理物資質(zhì)量在制造過程中有著極其重要的作用。特別時(shí)在工業(yè)時(shí)代，物資的質(zhì)量始終是反映制造商實(shí)力的重要因素。因此，物資質(zhì)量監(jiān)控不僅可以使得企業(yè)提高盈利能力，降低生產(chǎn)成本，而且有助于企業(yè)建立良好的質(zhì)量管理體系，提高員工的質(zhì)量控制意識，推動企業(yè)科學(xué)的發(fā)展[4]。