中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對策研究

王永民

（惠州市駿鵬織造有限公司，廣東 惠州 516023）

一、內(nèi)部控制對中小企業(yè)的重要性

（一）內(nèi)部控制有助于防范風(fēng)險

中小企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模后，能否科學(xué)地進(jìn)行管理，對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。內(nèi)部控制的主要目的在于預(yù)警性地防止問題的出現(xiàn)或?qū)⒁寻l(fā)生的問題控制在一定的范圍內(nèi)，以避免發(fā)生不必要的損失或?qū)p失降低至最小，保證企業(yè)經(jīng)營活動的正常、有序地進(jìn)行。中小企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，可以提升風(fēng)險防范能力。企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)過程中防范降低企業(yè)風(fēng)險，減少損失，而減少損失本身就可提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（二）內(nèi)部控制有助于提升經(jīng)營管理水平

內(nèi)部控制制度在制定和施行的過程中，可以對企業(yè)內(nèi)部管理活動的相關(guān)流程開展調(diào)查梳理，對企業(yè)的狀況進(jìn)一步深入了解，通過系統(tǒng)性的不斷發(fā)現(xiàn)、分析、總結(jié)，建立健全一個適應(yīng)企業(yè)自身特點(diǎn)的規(guī)范的制度體系，通過優(yōu)化管理流程來達(dá)到提升企業(yè)管理水平和工作效率，使各項(xiàng)工作規(guī)范而有序地進(jìn)行，從而提高工作效率，減少運(yùn)營成本，使得企業(yè)的經(jīng)營管理提升到一個新的水平。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制呈現(xiàn)的問題

（一）企業(yè)內(nèi)部控制沒有得到應(yīng)有的重視

一些中小企業(yè)對建立內(nèi)部控制體系不重視，企業(yè)的組織框架中對董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層職責(zé)分工不明確，董事長身兼數(shù)職，企業(yè)主親戚把持重要崗位，投資者等同管理者，這樣的治理結(jié)構(gòu)制衡方面形同虛設(shè)，缺乏有效監(jiān)督，遲滯了中小企業(yè)內(nèi)部控制水平的提升。許多企業(yè)主多為生產(chǎn)、營銷出身，缺乏現(xiàn)代管理理念，對內(nèi)部控制方面缺乏認(rèn)知，管理上多是依靠經(jīng)驗(yàn)行事。企業(yè)過于注重短期效益，日常工作重點(diǎn)考慮的是擴(kuò)大銷售和生產(chǎn)。日常內(nèi)部控制管理不規(guī)范，控制制度較少，內(nèi)控方面出現(xiàn)什么問題解決什么問題，缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃。企業(yè)對可能遭遇的風(fēng)險缺乏防范意識，企業(yè)一些重大決策不采用聯(lián)簽或集體決議等形式，而是高層私自拍板決定，出現(xiàn)危機(jī)時不能通過有效的內(nèi)部控制進(jìn)行削減降低風(fēng)險。

（二）內(nèi)部控制缺乏全局整體觀念，不能協(xié)調(diào)順暢運(yùn)行

企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)時沒有做務(wù)實(shí)細(xì)致的調(diào)查研究，制度缺乏全局整體觀念，不能從企業(yè)整體的角度和管理規(guī)律出發(fā)，脫離當(dāng)前管理體系和人員文化素質(zhì)水平，匆忙進(jìn)行徹底的變革，與企業(yè)環(huán)境不相適應(yīng)，部門間做不到全面協(xié)調(diào)統(tǒng)一，相互矛盾抵觸，制度表面上看面面俱到，實(shí)際上卻是各自為政，內(nèi)控制度體系的不能協(xié)調(diào)順暢施行。有的盲目照搬其他公司的內(nèi)控制度，卻沒有適應(yīng)本企業(yè)的保證制度實(shí)施的程序制度和流程，沒有切實(shí)的目標(biāo)和具體的管理辦法，控制目標(biāo)變成了花瓶擺設(shè)。有些內(nèi)控制度過于嚴(yán)格，逐漸偏離軌道，淪為處罰員工的懲罰條例，致使員工工作沒有積極性，生產(chǎn)運(yùn)作質(zhì)量和經(jīng)營效率低下，達(dá)不到預(yù)期的效果。

（三）信息系統(tǒng)缺失溝通不暢

隨著中小企業(yè)的發(fā)展，面對的外部環(huán)境也日益復(fù)雜，市場競爭也愈加激烈。企業(yè)的產(chǎn)品、人員、跨部門協(xié)作增加，控制范疇逐漸擴(kuò)大，企業(yè)需要根據(jù)新業(yè)務(wù)、具體發(fā)展?fàn)顩r，完善制度體系和信息溝通機(jī)制。

大部分中小企業(yè)都沒有引進(jìn)、構(gòu)建完善與企業(yè)經(jīng)營管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)。有的雖然購入一些小型管理軟件，但是后續(xù)服務(wù)開發(fā)事項(xiàng)擱淺，人員未得到系統(tǒng)培訓(xùn)和提升。軟件的使用及推進(jìn)過程中問題不斷，相互推諉。缺少了有效信息系統(tǒng)的支撐，一些紙質(zhì)審核流程執(zhí)行起來也是阻力重重。管理層在一些事項(xiàng)的決策時，圖快捷省事過于草率，經(jīng)常是通過電話遙控指揮，口頭應(yīng)允。員工也是口頭傳達(dá)處理，出現(xiàn)人為操縱的因素，沒有書面憑據(jù)留存。這就導(dǎo)致追查違規(guī)事項(xiàng)時比較棘手，難以確定責(zé)任。

（四）監(jiān)督和評價機(jī)制不健全

中小企業(yè)內(nèi)部控制體系的組建是一項(xiàng)長期復(fù)雜的管理工程。一些中小企業(yè)由于缺乏內(nèi)部監(jiān)督意識，配置人員及人員素質(zhì)不到位，導(dǎo)致監(jiān)督機(jī)構(gòu)組織缺失，或者監(jiān)督機(jī)構(gòu)名存實(shí)亡，監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部控制缺失、弱化，在執(zhí)行內(nèi)部控制的過程中，不能進(jìn)行事后風(fēng)險評估、內(nèi)部復(fù)審，發(fā)揮應(yīng)有的作用，存在安全風(fēng)險。在內(nèi)部控制制度的評價方面也存在著不足。主要表現(xiàn)為在開展內(nèi)部控制的風(fēng)險評估工作之時，成員都是由各部門高層管理人員構(gòu)成，成員缺乏獨(dú)立性，類似于自我評價，無法展示真正的風(fēng)險點(diǎn)所在，不能對風(fēng)險內(nèi)容和指標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)分析，并且在實(shí)際的評價過程中也存在著評價不完整，評價信息不實(shí)的情況發(fā)生。這種情況的存在很難讓內(nèi)部控制發(fā)揮出應(yīng)有的作用，最終形成形式主義。

三、中小企業(yè)內(nèi)部控制的改善和提升

（一）提高企業(yè)高級管理層的內(nèi)控責(zé)任意識

中小企業(yè)在組建管理機(jī)構(gòu)時，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況和內(nèi)部控制管理的需求出發(fā)，在企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、各責(zé)任單位權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)處理流程方面通過制度化進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層職責(zé)分工明確，確定各職能崗位在日常經(jīng)營活動中形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，建立適合本企業(yè)特點(diǎn)的內(nèi)部制衡機(jī)制，同時也要考慮到企業(yè)的經(jīng)營效率，避免大而全的現(xiàn)象。對于可能發(fā)生的風(fēng)險，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開展評估。在經(jīng)營環(huán)境及市場發(fā)生較大的改變時，應(yīng)當(dāng)增加風(fēng)險評估的次數(shù)。對于風(fēng)險評估的結(jié)果，還應(yīng)制定相應(yīng)的操作綱領(lǐng)和具體方案，對可能造成的損失進(jìn)行有效管理。企業(yè)應(yīng)避免過度集權(quán)化而施行獨(dú)裁式的管理，董事會對內(nèi)部控制與設(shè)計(jì)進(jìn)行監(jiān)控。企業(yè)高層應(yīng)當(dāng)身體力行，率先垂范，發(fā)揮先鋒模范的作用，帶頭執(zhí)行企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度和相關(guān)流程。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部控制作為降低風(fēng)險的主要手段，采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧L(fēng)險控制在本企業(yè)可承受范圍之內(nèi)。通過加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，營造良好工作氛圍，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力、創(chuàng)新力和凝聚力形成。

（二）合理組織建立適應(yīng)企業(yè)的控制制度

企業(yè)在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度時，需明確制度的目的，即設(shè)立該制度需要解決的問題及所需達(dá)到的目標(biāo)。中小企業(yè)基于內(nèi)部控制的需要，要樹立防范危機(jī)和風(fēng)險的意識。制定的內(nèi)部控制制度，一定要與企業(yè)的實(shí)際狀況相適應(yīng)。通過調(diào)查研究明確問題，用合理有效的方法，深入企業(yè)實(shí)際了解情況，掌握第一手材料，梳理分析企業(yè)所處的特定階段、經(jīng)濟(jì)社會政策環(huán)境、人員現(xiàn)狀、管理水平等綜合因素，并隨著情況的改變加以調(diào)整，只有經(jīng)過調(diào)查研究制定的制度才會更科學(xué)、更具有操作性。他山之石，可以攻玉，要避免簡單的復(fù)制拷貝，用拿來主義的精神來吸收外界好的經(jīng)驗(yàn)和成果，借鑒引進(jìn)消化，不追求高大上，要符合適應(yīng)本企業(yè)規(guī)模和經(jīng)營特點(diǎn)。將權(quán)利與責(zé)任劃分清晰，分配落實(shí)各責(zé)任單位。機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制。要求企業(yè)完成某項(xiàng)重要工作必須經(jīng)過互不隸屬的兩個或者兩個以上的崗位和環(huán)節(jié)，同時兼顧經(jīng)營效率，對因企業(yè)發(fā)展初期階段條件有限等原因暫時無法實(shí)現(xiàn)一些不相容崗位相分離的，應(yīng)當(dāng)定期采取抽查交易憑據(jù)、文檔資料，抽調(diào)人員進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)等替代性舉措進(jìn)行檢查核對，從而保障企業(yè)的整體利益。企業(yè)要切實(shí)加強(qiáng)各部門員工培訓(xùn)和再教育，不斷提升員工的思想素質(zhì)和專業(yè)能力，結(jié)合該企業(yè)的實(shí)際情況，建立完善本企業(yè)激勵機(jī)制，用以激勵優(yōu)秀人才。全員樹立內(nèi)控理念，全過程貫徹執(zhí)行企業(yè)的內(nèi)控制度，配合實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康發(fā)展的長期目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)和溝通交流

工欲善其事，必先利其器。內(nèi)部控制要全員參與，多溝通、多論證是內(nèi)控制度建設(shè)必須要做好的一個重要環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)充分把握和了解各方面的建議和意見，建立適應(yīng)本企業(yè)的內(nèi)控制度。企業(yè)應(yīng)明確制度涉及的各種文體的實(shí)際效力，并以書面或電子文件的形式向員工進(jìn)行公示或向員工提供觸及標(biāo)準(zhǔn)文本的機(jī)會，制度要經(jīng)過企業(yè)法定規(guī)則程序?qū)徟Р⒐?，還要加蓋公章以示正式發(fā)布，企業(yè)各階層必須共同遵守內(nèi)部控制制度。在大數(shù)據(jù)時代中小企業(yè)應(yīng)積極加快內(nèi)部信息化系統(tǒng)建設(shè)，積極推進(jìn)管理軟件的使用與后續(xù)開發(fā)，將業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和處理規(guī)則嵌入到系統(tǒng)程序的整體框架中。在管理軟件的使用和開發(fā)管理上，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的不同的工作性質(zhì)和權(quán)限的內(nèi)控要求，各機(jī)構(gòu)、部門、和崗位要設(shè)立不同的登陸操作權(quán)限加密碼等，防止越權(quán)操作和信息泄漏。要與管理軟件服務(wù)商加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)溝通，及時反饋企業(yè)操作中出現(xiàn)的問題和規(guī)劃，對軟件的功能進(jìn)行改進(jìn)和提升。通過系統(tǒng)運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)管理體系各模塊相互協(xié)調(diào)，共享管理信息庫，通過信息及時有效的鑒定、計(jì)量、傳遞和處理，有效發(fā)揮制度整體效能。對發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，應(yīng)及時采取措施給以補(bǔ)救，為實(shí)現(xiàn)整體內(nèi)控目標(biāo)提供保障。

（四）完善企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督和評價體系

在內(nèi)部控制制度得以建立以及完善之后，為了保證能夠?qū)⑵鋸氐椎穆鋵?shí)到企業(yè)的日常運(yùn)營中，應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)道德教育，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)控管理的宣傳工作，建立健全有關(guān)內(nèi)部控制實(shí)行的評價以及監(jiān)督機(jī)制，并確保相關(guān)專業(yè)人員在嚴(yán)格遵守制度的前提下，對內(nèi)部控制開展相應(yīng)的監(jiān)督工作。對于內(nèi)部控制的評價需要避免部門內(nèi)部的自我評價，更需要保障其他部門評價方面的真實(shí)性，評價制度需要嚴(yán)格執(zhí)行，對于違法違紀(jì)的行為進(jìn)行批評教育，通過一定的懲戒及企業(yè)通報(bào)，達(dá)到警示的作用。企業(yè)可以通過內(nèi)部審計(jì)，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，通過相應(yīng)的規(guī)則程序上報(bào)，進(jìn)行修正整改，達(dá)到防范的作用。企業(yè)同時和外部獨(dú)立的審計(jì)機(jī)構(gòu)合作，引入專業(yè)力量對企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險控制體系和流程操作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督評價，獲取更加專業(yè)系統(tǒng)的準(zhǔn)確信息。也可考慮聘請外部專家，通過提供相應(yīng)的內(nèi)部資料和實(shí)地考察研究，來提供技術(shù)支持，使得評價以及監(jiān)督機(jī)制為企業(yè)內(nèi)部控制開展提供保障。

四、結(jié)束語

中小企業(yè)要在不斷變化的市場環(huán)境中生存和發(fā)展，取得競爭優(yōu)勢，必須加快建立內(nèi)部控制體系，為規(guī)范化管理水平提供一個強(qiáng)有力的支持，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。