談財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下應(yīng)付賬款流程的建設(shè)

吳小琴

（身份證號(hào)，36062219850226＊＊＊＊）

隨著企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的快速發(fā)展與應(yīng)用，越來(lái)越多的企業(yè)開始建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Center，簡(jiǎn)稱FSSC），利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)來(lái)建設(shè)企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。財(cái)務(wù)共享服務(wù)可以降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，提高業(yè)務(wù)處理效率，提升會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，使企業(yè)資源得到更加優(yōu)化的配置。在會(huì)計(jì)核算的所有業(yè)務(wù)中，應(yīng)付賬款直接影響企業(yè)的現(xiàn)金流安全，是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，也是多數(shù)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后首先納入的流程之一。應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程涉及從采購(gòu)上游到下游付款的全流程操作，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)和信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下得以建設(shè)，但企業(yè)在實(shí)施共享服務(wù)后還需關(guān)注其潛在的問(wèn)題，采取相應(yīng)的對(duì)策，使流程得到不斷優(yōu)化。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心概述

共享服務(wù)是指將組織內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)分散進(jìn)行的某些共性的工作取出，集中由共享中心處理，通過(guò)提供專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)化的高效服務(wù)而創(chuàng)造價(jià)值的運(yùn)作模式。共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)組織資源整合、提高效率、降低成本，幫助各分支機(jī)構(gòu)聚焦客戶，集中精力從事具有核心價(jià)值的工作，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，可以廣泛應(yīng)用于研發(fā)、市場(chǎng)、銷售、服務(wù)等不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，財(cái)務(wù)共享服務(wù)就是其中應(yīng)用較廣且較成熟的領(lǐng)域。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的客戶全部為公司內(nèi)部客戶，且流程范圍涵蓋公司所有賬務(wù)流程，一個(gè)集團(tuán)需要執(zhí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，讓共享模式能發(fā)揮最大作用，在籌備階段需要做好幾項(xiàng)基本的籌備：集團(tuán)集中的賬務(wù)系統(tǒng)、集團(tuán)統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目編碼庫(kù)、統(tǒng)一的部門規(guī)則、共享服務(wù)中心比較理想的選址、各業(yè)務(wù)規(guī)范的流程、有力的信息系統(tǒng)支持。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付業(yè)務(wù)流程的建設(shè)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付賬款主要包括：對(duì)供應(yīng)商的采購(gòu)付款，對(duì)員工的費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)付薪酬和福利付款以及關(guān)聯(lián)公司付款。本文將重點(diǎn)介紹財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下對(duì)供應(yīng)商的采購(gòu)付款業(yè)務(wù)流程建設(shè)。

（一）財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程架構(gòu)

財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款流程主要涉及前端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)以及財(cái)務(wù)共享中心環(huán)節(jié)兩流程。

1.前端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

前端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要涉及采購(gòu)供應(yīng)商安全認(rèn)證管理，采購(gòu)合同簽署，采購(gòu)訂單的下發(fā)及驗(yàn)收，供應(yīng)商開票環(huán)節(jié)。

在財(cái)務(wù)共享模式下，供應(yīng)商認(rèn)證和采購(gòu)合同簽署采取統(tǒng)一系統(tǒng)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程，可以大大提高供應(yīng)商管理的效率。在供應(yīng)商認(rèn)證時(shí)，主要從供應(yīng)商的技術(shù)、產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量、響應(yīng)程度、社會(huì)責(zé)任、網(wǎng)絡(luò)安全等多方面認(rèn)證供應(yīng)商是否滿足公司需求。認(rèn)證后的供應(yīng)商收款名稱、收款行和賬號(hào)等相關(guān)信息及時(shí)維護(hù)至供應(yīng)商管理系統(tǒng)，便于后續(xù)快速獲取付款相關(guān)信息。采購(gòu)合同的評(píng)審和簽署，在系統(tǒng)通過(guò)業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)相關(guān)審批，確保后續(xù)付款有合同可依。

采購(gòu)訂單下發(fā)和驗(yàn)收環(huán)節(jié)，公司將需要采購(gòu)的主要物料，布置到公司統(tǒng)一的采購(gòu)平臺(tái)，類似于天貓電商平臺(tái)，當(dāng)業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生采購(gòu)需求時(shí)，經(jīng)辦人在采購(gòu)平臺(tái)下采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)主管審批后，采購(gòu)訂單直接下發(fā)到供應(yīng)商側(cè)，供應(yīng)商接受訂單并發(fā)貨，業(yè)務(wù)部門實(shí)際收貨后在采購(gòu)平臺(tái)做實(shí)物驗(yàn)收，并上傳驗(yàn)收相關(guān)附件，供應(yīng)商收到驗(yàn)收可開票采購(gòu)訂單后，在供應(yīng)商協(xié)同系統(tǒng)開具發(fā)票，并把發(fā)票的電子信息通過(guò)系統(tǒng)傳送給共享中心財(cái)務(wù)，同時(shí)郵寄紙質(zhì)發(fā)票，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)與開票全流程可跟蹤。未能在采購(gòu)平臺(tái)統(tǒng)一購(gòu)買的物料，通過(guò)線下采購(gòu)方式，業(yè)務(wù)獲得線下采購(gòu)需求審批后進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)驗(yàn)收后提供財(cái)務(wù)付款申請(qǐng)表，并提交對(duì)應(yīng)的驗(yàn)收文檔。

2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)環(huán)節(jié)

財(cái)務(wù)共享環(huán)節(jié)主要包括發(fā)票管理員接收及注冊(cè)發(fā)票、檢查發(fā)票并傳遞發(fā)票，應(yīng)付會(huì)計(jì)審核單據(jù)，創(chuàng)建和復(fù)核憑證，出納會(huì)計(jì)完成付款，以及票據(jù)歸檔過(guò)程。

財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置了發(fā)票管理員崗位，負(fù)責(zé)從供應(yīng)商處統(tǒng)一接收發(fā)票，從業(yè)務(wù)申請(qǐng)人處接收付款申請(qǐng)，并檢查相關(guān)票據(jù)。直寄財(cái)務(wù)的發(fā)票，發(fā)票管理員通過(guò)影像系統(tǒng)掃描到發(fā)票管理平臺(tái)，與稅務(wù)系統(tǒng)的發(fā)票進(jìn)行匹配，掃描匹配一致的，流入VAT認(rèn)證抵扣，不一致的退回供應(yīng)商更改。通過(guò)統(tǒng)一采購(gòu)平臺(tái)下采購(gòu)訂單接收的發(fā)票，與系統(tǒng)自動(dòng)生成的采購(gòu)付款申請(qǐng)單匹配一致后，財(cái)務(wù)ERP新系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建應(yīng)付憑證；通過(guò)線下采購(gòu)接收的發(fā)票，發(fā)票管理員把發(fā)票和接收的其他票據(jù)掃描到發(fā)票管理系統(tǒng)，同時(shí)把票據(jù)原件傳遞給對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的應(yīng)付會(huì)計(jì)。

應(yīng)付會(huì)計(jì)收到票據(jù)后，從付款申付系統(tǒng)匹配對(duì)應(yīng)的付款申請(qǐng)單，審核采購(gòu)訂單、發(fā)票、驗(yàn)收、金額是否一致，付款權(quán)簽的準(zhǔn)確性，審核無(wú)誤后進(jìn)行應(yīng)付入賬，生成應(yīng)付憑證并提交復(fù)核會(huì)計(jì)復(fù)核。復(fù)核會(huì)計(jì)審核后，付款申付的電子流會(huì)流到出納，出納直接按應(yīng)付日期在系統(tǒng)中操作支付動(dòng)作，通過(guò)出納復(fù)核審批后，款項(xiàng)通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)快速傳遞到銀行實(shí)現(xiàn)支付，全程都無(wú)紙化操作。支付成功后，付款信息會(huì)回寫至付款申付系統(tǒng)和供應(yīng)商協(xié)同系統(tǒng)，業(yè)務(wù)和供應(yīng)商能隨時(shí)查詢付款進(jìn)度。

應(yīng)付制單會(huì)計(jì)完成憑證復(fù)核后，對(duì)于有原始單據(jù)的憑證，需要及時(shí)傳遞到共享中心文檔室，對(duì)于無(wú)原始單據(jù)的憑證，直接通過(guò)電子無(wú)紙化完成歸檔。

（二）財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)分析

財(cái)務(wù)共享服務(wù)需要依托信息技術(shù)手段的運(yùn)用來(lái)實(shí)現(xiàn)集中化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的作業(yè)，應(yīng)付賬款流程主要涉及以下系統(tǒng)：

供應(yīng)商協(xié)同系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與公司采購(gòu)訂單的協(xié)同，供應(yīng)商可以及時(shí)跟蹤公司采購(gòu)意向，業(yè)務(wù)可以及時(shí)跟蹤發(fā)貨狀態(tài)并實(shí)現(xiàn)線上驗(yàn)收，供應(yīng)商可以根據(jù)驗(yàn)收狀態(tài)及時(shí)開具已驗(yàn)收訂單的發(fā)票，并跟蹤發(fā)票的付款狀態(tài)。

發(fā)票管理系統(tǒng)，發(fā)票管理系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)處理的首要環(huán)節(jié)，發(fā)票管理員通過(guò)影像掃描設(shè)備，把接收的發(fā)票影像信息掃描注冊(cè)到發(fā)票管理系統(tǒng)，系統(tǒng)通過(guò)解析發(fā)票的關(guān)鍵信息，識(shí)別發(fā)票的真?zhèn)危跋裥畔鬟f給制單會(huì)計(jì)，便于后續(xù)票據(jù)審核，以及發(fā)票的自動(dòng)認(rèn)證。

付款申付系統(tǒng)，是業(yè)務(wù)提交付款申請(qǐng)的審批系統(tǒng)，承載供應(yīng)商收款信息、付款內(nèi)容、付款金額、付款支撐附件、付款審批等內(nèi)容，大大提高了付款信息的準(zhǔn)確性、付款的審批效率、同時(shí)實(shí)現(xiàn)了付款全流程的可視化，事后查詢的便利化。

財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)，是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行賬務(wù)處理的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，主要為應(yīng)付賬款的入賬和付款入賬。財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)并不是孤立的，它與付款申付系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)對(duì)接，供應(yīng)商信息、業(yè)務(wù)付款申請(qǐng)信息同步到財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)中，確保了賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。

銀企直聯(lián)系統(tǒng)，是ERP系統(tǒng)和網(wǎng)上銀行的直聯(lián)系統(tǒng)，可以整合銀企雙方的信息資源。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心出納會(huì)計(jì)通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)傳遞付款指令，銀行在安全驗(yàn)證成功并付出款項(xiàng)后，將信息反饋給企業(yè)，企業(yè)可完成信息查詢、轉(zhuǎn)賬支付等資金業(yè)務(wù)操作。通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)，企業(yè)的付款自動(dòng)化程度顯著提高，大大減少手工錄入工作量，提升企業(yè)資金的支付效率。

（三）財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題

1.信息化程度不高影響共享服務(wù)效率

由于應(yīng)付賬款通常是業(yè)務(wù)量大，相對(duì)重復(fù)度高，工作煩瑣的會(huì)計(jì)內(nèi)容，需要大量的信息化才能實(shí)現(xiàn)高效率的服務(wù)共享，但是各信息系統(tǒng)間的集成需要高昂的投資成本和漫長(zhǎng)的建設(shè)周期，在信息化程度不高時(shí)，會(huì)出現(xiàn)大量手工操作，需要投入大量人力處理各類跨系統(tǒng)、跨部門的繁重、枯燥且低價(jià)值的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，共享服務(wù)效率低。

2.業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)協(xié)同性不高

由于應(yīng)付賬款的日常核算集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)務(wù)人員脫離業(yè)務(wù)前端。一方面，財(cái)務(wù)人員對(duì)采購(gòu)用途不明確，對(duì)數(shù)據(jù)的敏感度降低，賬務(wù)核算準(zhǔn)確性下降；另一方面，業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，對(duì)發(fā)票的認(rèn)知，驗(yàn)收的要求不理解，又不便于和專業(yè)的財(cái)務(wù)人員溝通，導(dǎo)致在前端數(shù)據(jù)錄入有誤，直接影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)不能有效協(xié)同，直接造成付款效率下降。

3.員工工作積極性不高

財(cái)務(wù)共享中心，由于分工高度細(xì)化，財(cái)務(wù)賬務(wù)處理工作單一，如員工只處理應(yīng)付賬款核算，而不涉及其他部分的核算，員工個(gè)人容易被定格為會(huì)計(jì)操作工，視野局限于應(yīng)付賬款部分，職業(yè)發(fā)展受限。若在缺乏有效的績(jī)效激勵(lì)體系時(shí)，員工的工作積極性將受到很大影響。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化

（一）提升信息系統(tǒng)的協(xié)同能力

公司應(yīng)付賬款流程涉及從采購(gòu)前端到財(cái)務(wù)付款多個(gè)環(huán)節(jié)，涉及業(yè)務(wù)人員、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)、銀行等多個(gè)角色，實(shí)現(xiàn)全流程的信息系統(tǒng)協(xié)同需要對(duì)接的系統(tǒng)多，時(shí)間和成本都高，公司可以視發(fā)展需要分步提升信息系統(tǒng)的協(xié)同能力，分步實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)部的接口整合，和系統(tǒng)之間的接口整合。比如優(yōu)先解決供應(yīng)商協(xié)同系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)模塊與供應(yīng)商模塊的對(duì)接，保證付款數(shù)據(jù)傳遞的準(zhǔn)確性，同時(shí)也可以控制采購(gòu)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

（二）提高業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的協(xié)同性

財(cái)務(wù)人員應(yīng)隨時(shí)與業(yè)務(wù)人員保持良好的溝通，建立業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的協(xié)同機(jī)制。

財(cái)務(wù)需要深入業(yè)務(wù)前端，了解前端業(yè)務(wù)流程的具體操作步驟，能夠清晰地知道財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)源的采購(gòu)用途，支撐準(zhǔn)確的賬務(wù)處理。同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)不規(guī)范的操作，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)，并通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、郵件宣傳等手段，提高業(yè)務(wù)前端數(shù)據(jù)源的準(zhǔn)確性。

（三）調(diào)動(dòng)員工工作積極性

公司可以從共享服務(wù)意識(shí)、崗位調(diào)整、績(jī)效評(píng)價(jià)提高員工的工作積極性。首先，培養(yǎng)員工的共享服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變員工觀念，單一工作并不一定使職業(yè)發(fā)展受限，可以培養(yǎng)某領(lǐng)域的專家，定期讓專家分享工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作的榮譽(yù)感；其次，在共享中心，實(shí)行輪崗制，比如應(yīng)付會(huì)計(jì)與應(yīng)收會(huì)計(jì)或總賬會(huì)計(jì)輪崗，逐漸培養(yǎng)會(huì)計(jì)的賬務(wù)全盤觀念；再次，在績(jī)效評(píng)價(jià)上實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化考評(píng)，服務(wù)和質(zhì)量考評(píng)，使同一崗位的人由于工作結(jié)果的不同，在績(jī)效評(píng)價(jià)上有差別，用績(jī)效驅(qū)動(dòng)團(tuán)隊(duì)內(nèi)員工的工作積極性。